Gerenciadores de Projetos: Como, Onde e Qual usar

Todas as empresas, mesmo as pequenas, usam alguma ferramenta para gerenciar a produção e os prazos dos seus projetos. Nem que seja tudo organizado em uma pasta cheia de planilhas do Excel, atualizadas diariamente, até um super gerenciador de tarefas extremamente caro, que só falta realizar o seu trabalho para você. Alguns utilizam softwares apropriados para seu trabalho, e dali extraem relatórios de produção. Algumas empresas, de todo o tipo (mas principalmente de Tecnologia da Informação), preferem usar gerenciadores de projeto. Uma ferramenta muito eficaz se usada com sabedoria.

gerenciador-projetos-porque-qual-usar

Alguns desses gerenciadores são voltados para calcular o trabalho dispensado em cada projeto, outros para relacionar custos e horas trabalhadas, outros para controlar a demanda de trabalho, outros dividem os projetos em pequenas tarefas, etc. Esses sistemas são largamente usados na área de Tecnologia da Informação, mas também são muito úteis para órgãos públicos de todo o tipo e empresas que trabalham exclusivamente com prazos, não importando a área.

É impossível falar em gerenciadores de projeto sem falar de métodos de administração de projetos. Temos muitos métodos documentados que mostram como direcionar a equipe e qual linha de acompanhamento seguir (PMBOK, Cobit, Scrum, etc), e o software de gerenciamento pode ser adaptável ou não ao método adotado pela empresa. Então, é indispensável definir o melhor jeito de tornar as coisas ágeis e simples para seus funcionários e colegas. Depois de definido o método usado, é hora de gastar no mínimo um mês avaliando os gerenciadores disponíveis no mercado.

Existem muitas opções open source, mas nem sempre eles são as opções mais indicadas – o que parece ser uma economia agora, pode se tornar uma dor de cabeça de atrasos e acúmulo de backlog. Sou entusiasta das soluções free, mas infelizmente a área dos gerenciadores de projetos não é prioridade da comunidade do software livre. Analise as opções do mercado e utilize-as na fase de teste; mas utilize mesmo, teste o sistema a fundo. Eu sei que dá um pouco de trabalho, e faz-nos gastar um tempo que não temos, mas vale a pena testar. E é muito melhor se você pedir para os colegas testarem junto, pois esses sistemas são feitos para a equipe se comunicar e se atualizar junta, então é sempre bom levar o software à exaustão de acessos simultâneos, e explorar ao máximo os recursos de comunicação entre os usuários, para ver se funcionam mesmo.

Nessa fase de avaliação, ressalto alguns itens importantíssimos para serem observados:

  • Usabilidade: é fácil entender o funcionamento do sistema? É possível sair usando-o de primeira? Ele é óbvio? O fluxo de trabalho é facilmente entendido só ao tentar usar o software?
  • Hierarquia: o modo de permissão de acesso a usuários ao sistema é adaptável? Corresponde ao modo de trabalhar do grupo? Garante segurança das informações?
  • Informação: o software que você está testando consegue manter a equipe bem informada de tudo o que está acontecendo? Ele permite que todos os usuários se situem na exata fase do projeto em que estão? Todos conseguem ficar atualizados sobre o projeto sem acessarem-no, só com e-mails enviados automaticamente pelo software?
  • Stakeholders: os clientes podem acompanhar os projetos periodicamente através do sistema?
  • Controle de riscos: é possível prever os riscos do projeto? Há uma interface de alerta a respeito de alguma indeterminação de retorno financeiro nos cálculos sobre o investimento do projeto?
  • Calendário: é possível criar um cronograma agendado de trabalho que opere com mudanças freqüentes de prazos? Esse recurso possibilita a visualização de atrasos e adiantamentos em algum relatório?

Na minha opinião estritamente pessoal, prefiro os gerenciadores que operam direto no navegador dos usuários, como se fosse um site ou uma intranet que permitisse a administração dos projetos. Também é muito importante, a nível bem gerencial, o uso de gráficos que mostre o valor-hora relacionado aos recursos usados nos projetos, desde os funcionários envolvidos até as aquisições materiais e terceirização de serviços. Existem alguns gerenciadores que agregam as habilidades administradoras dos gerentes: controlam as horas trabalhadas dos colaboradores, independente de estarem em um projeto ou não, agendam as atividades das equipes, facilitam a montagem de um workflow, agregam o registro de demanda de serviço – e não só de projetos -, e permitem vários tipos de consulta.

Os gerenciadores são grandes facilitadores se usados com sabedoria, torno a dizer.

Depois de escolhido o melhor software, é hora de implementá-lo e aderir o seu uso à cultura da empresa. Essa é a parte mais espinhosa, principalmente porque os gerentes e funcionários normalmente não estão habituados a descrever suas atividades diárias, e nem a ler com atenção o que lhes é proposto, bem como aprender a usar uma nova ferramenta – o que torna o uso do gerenciador muito difícil nas primeiras semanas. Uma grande campanha de conscientização é necessária neste momento. Um e-mail de explicação ou até uma palestra, ou um curso de capacitação, são imprescindíveis nessa hora delicada. Por isso é importante lembrar que durante uma fase confusa ou de excesso de trabalho, a implantação de um gerenciador só atrapalharia o trabalho. Esse tipo de solução deve ser integrada na rotina das pessoas de modo suave, para que o esgotamento diário não sirva de argumento contra o uso do software, ou pior ainda; para que não torne o gerenciador o grande vilão da gestão.

Em suma, a equipe que trabalha bem com o gerenciador de projetos só agrega benefícios a si: organização, agendamento, controle de gastos, comunicação, e gerenciamento otimizado. O gestor também se dará conta das maravilhas que um simples programa de computador pode fazer para facilitar sua vida. A boa visualização do que está acontecendo dentro da corporação, ou do setor, é um recurso excelente para administrar bem uma equipe.

Abaixo seguem links de softwares gerenciadores de projetos que eu recomendo – mas não atenha-se somente a estes, procure mais.

Conhece mais algum gerenciador interessante? Deixe seus comentários!


Desenvolvedora web, técnica em redes de computadores, blogueira e curiosa.
Portfólio: http://garotacocacola.com.br/nessaguedes
Onde mais escreve: http://garotacocacola.com.br/outros-projetos/

20 Comentários

Herbert Xavier Menezes
1

Olá Vanessa,
Parabéns pela matéria!
Vou fazer comercial do novo gerenciador de projetos que comercializamos, :D , o TeamFrame. Que tem o foco principal em consolidação dos projetos.
Mais informações em http://www.teamframe.com.
Mas existem outros gerenciadores, como o Project Builder, DotProject, HP PPM, IBM Rational, entre outros.
E para quem trabalha com o MS Project, é importante que a nova ferramenta permita a importação dos projetos salvos pelo MS Project.
Bom, tem que fazer um bom comparativo antes de escolher.

Diego Cardoso
3

Vanessa,

Parabéns pelo artigo, vou ser sincero não gosto de gerenciadores de projetos, gosto de ir criando na medida do possível, embora sei que é completamente errado por mais que sejam trabalhos de freelancer que eu estou fazendo.

Mas estou mudando esta rotina, porque sei que influência e muito ter os prazos definidos e a gerência sobre o projeto para se tentar chegar o mais próximo possível do prazo estimado.

Um abraço e sucesso !

Alesksandro
4

Parabéns pelo artigo Vanessa,

Vim dar uma pequena contribuição, não vim falar de um gerenciador de projetos, mas de uma ferramenta de apoio ao gerenciamento de projetos, o Enterprise Architect, mais conhecido como EA. Ele permite a modelagem de sistemas utilizando notação UML 2.1 e a integração as IDEs mais comuns do mercado, com suporte a 9 linguagens e diversos bancos de dados, essa ferramenta é capaz de gerar códigos fontes, documentação em formatos RTF e HTML, integração com versionadores, salvar arquivos em formato próprio ou banco de dados, operação multi-usuário, segurança integrada, cálculo de métricas de complexidade de software (Use Case Points), exportação XML/XMI com integração MDA, API para extensão, linguagem de scripts para geração de artefatos de software customizados, corretor ortográfico integrado, controle de baselines, gravação e testes integrados, suporte ao gerenciamento de projetos, geração de estruturas WSDL para WebServices, modelagem de processos via BPMN e existem muitas outras funções, tudo deopende da sua necessidade. Vale a pena conferir essa ferramenta que tem um custo muito baixo mesmo, cerca de 90% menos do que concorrentes com ferramentas inferiores.

Bom é isso! Um grande abraço!

yamani
5

Olá,

Gostaria de saber quais as diferenças entre o clokingIt e o Open project? e outra coisa se possível
esse link do Openproject nos leva a um lugar onde ele é trial? o Open não seria free ware ?

Vanessa Guedes
6

Olá, yamani

O OpenProject é software livre sim.
Euconheço pouco do ClockingIT, por isso não me sinto hábil para falar sobre ele – mas acho que ele não é voltado para gerenciamento de projetos e sim para gerenciamento de tempo.
Aconselho o DotProject se você procura uma solução free, porém robusta.

;-]

Julio Cesar Silveira
7

Pessoal,

ninguém citou vou comentar aqui sobre a ferramenta que mais vem crescendo no mercado de gerencia de projeto e tarefas o Jira da Atlassian uma ferramenta muito robusta e flexível vc poder implementar o seu processo nela como ele é, ela é uma das ferramentas que exige um pouco de customização mas em contra partida te dá uma flexibilidade de deixar ela como vc quer como o seu processo de trabalho é, ela vem crescendo muito no Brasil e no mundo inteiro justamente por estas e outras características.

Detalhes sobre ela em português em: http://www.slideshare.net/3layer/atlassian-jira-viso-geral
Site oficial: http://www.atlassian.com

Diego Porto Ritzel
8

Ótimo artigo! Na SistemasD utilizamos o dotproject. É bem feio, mas muito completo. Em alguns casos pode ser considerado complexo, até. Mas com certeza atende todas as necessidades.

Juliana Nóbrega
9

Olá!

Muito bom o artigo. Bastante esclarecedor para quem está iniciando como Gerente de Projetos.

Uso o ClockingIT na empresa e analisando os relatórios que ele emite, ele gerencia mais o tempo de execução das tarefas.

Estou começando agora como gerente de projetos e estou implantando a metodologia Scrum na empresa. Logo gostaria de saber que gerenciador de projetos recomendam para essa metodologia?

Abraços.

João Paulo Novais
10

Achei o artigo tendencioso e superficial… parece que alguém encomendou, será? Em relação aos gratuitos, sugiro se informar melhor e se valer de toda a flexibilidade que eles proporcionam. Inclusive lembremos de que nada vale operacionalizar o caos… ferramentas sem processo de nada valem…

wesley
11

Parabens pelo artigo, como estou a pouco tempo na área de gerenciamento de projeto ainda sei bem pouco sobre ferramentas de gestão, e seu artigo me ajudou bastante.

abs
Wesley

Deiner da Costa Menezes
13

Cara Vanessa Guedes.
Muito bom o seu texto, pontual e objetivo.
Parabéns.
Aproveito para indicar uma aplicação para gerenciamento de projetos chamada GPWeb.
Desenvolvido na plataforma Web (PHP) e está disponível no site de Software Público do Ministério do Planejamento. Muito bom, vale a pena conhecer.
Grande abraço.

Leo Ferreira
15

Vanessa, esclarecedor, eficiente, produtivo e muito apropriado o seu post. Excelente artigo e gostei muito de como vc aborda a ferramenta e questões voltadas para ferenciamento de projetos. Parabéns!
Só para registro: vc, além de eficiente, é linda e soberana, estou impressionado…

Enielson Conrado
16

Ótimo post, bem apropriado, vou passar para os meus alunos pedir que façam análise do seu artigo, parabéns.

Deixe seu comentário

Seu endereço de e-mail não será publicado. Campos com * são obrigatórios!

*

*

Você pode usar estas tags e atributos de HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>