Uma boa reunião: como e quando fazer

Por mais básico que esse tema seja, as reuniões são necessárias e todo profissional que precisa convocar ou conduzir uma reunião, deseja que ela seja eficaz e proveitosa, ou seja, que seu objetivo seja alcançado.

Reuniões às vezes podem ser chatas e desinteressantes, solenes demais e no final, não se chega a nenhuma conclusão.

O que eu escuto muito pelos corredores das empresas é “nenhuma reunião consegue resolver problemas”, e se vocês querem saber, essa afirmação é verdadeira !

Muitos podem acreditar que algumas reuniões são convocadas apenas para resolver problemas graves, identificar culpados e estabelecer punições (herança da ditadura militar), porém hoje as reuniões servem para bem mais do que isso. As reuniões desse tipo precisam identificar claramente o problema e estabelecer uma solução possível e realizável em termos de custo e prazo. Um responsável será designado para a solução do problema e uma outra reunião (de acompanhamento) poderá ser agendada.

Uma reunião não vai resolver problemas, mas vai ajudar a traçar um plano para sua solução.

Alguns dos objetivos de uma reunião podem ser: Tomada de decisões, comunicação de decisões, discussões e para colher a opinião ou versão de outros sobre um determinado tema.

Atualmente, o tempo está escasso até mesmo para reuniões.

Para realizar uma reunião eficaz, atente para os seguintes pontos:

Motivo: A reunião é necessária? Lembre-se que seus superiores hierárquicos e/ou subordinados precisam deixar seus postos de trabalho por algum tempo para atender à sua reunião, então, é melhor que seja um bom motivo.

Planejamento: Para utilizar o menor tempo possível, planeje sua reunião, dividindo-a em partes, se necessário. Envie uma convocação com pelo menos 24 horas de antecedência, informando o local e data e mostrando quem estará presente. Uma dica é entrar em contato com cada um dos participantes para verificar se podem comparecer à reunião no dia e hora agendados.

Pauta: Junto com a convocação, envie uma pauta dos assuntos a serem tratados. Dê tempo aos participantes para se prepararem. A pauta também servirá como bússola para retornar ao que é importante, caso existam desvios na discussão.

Participantes: Escolha com cuidado os participantes da reunião. Nem todo mundo precisa estar presente, e pode não haver cadeiras para todo mundo. Se a reunião for executiva, então convoque os gestores, mas se for uma reunião operacional, então chame os profissionais e analistas.

Postura: Se quer ser o líder, então fique de pé ! Isso vai mostrar a todos que a reunião é importante e todos vão olhar pra você. Se o assunto for longo, então você poderá se sentar.

Recursos: Tenha disponível todos os recursos que serão usados em sua reunião, como marcadores, lousa branca, flip-chart, projeto, notebook, etc. Se a reunião durar mais que uma hora, então água, café e biscoitos podem ser necessários.

Participação: Se possível, e quando necessário, dê a palavra a todos os participantes. Isso os tornará importantes e ficarão à vontade para expressar suas opiniões. Lembre-se que você não é o dono da verdade, e já está comprovado que muitas soluções para problemas graves foram elaboradas por pessoas simples, com cargos menores, talvez por não estarem sob pressão, mas de qualquer forma, não subestime a criatividade da mente humana.

Smartphones: Continua sendo uma enorme falta de educação usar ou falar ao celular durante uma reunião, entretanto, alguns profissionais não podem desgrudar de seus amiguinhos nem por 5 minutos, portanto, informe a todos que a reunião é importante e que a atenção deles é necessária, mas não ordene diretamente (ou individualmente) para desligar seus aparelhos…

Ata: Não existe reunião sem ata de reunião. São inúmeros os objetivos da ata, entre eles se destacam a documentação, o acompanhamento e a universalização da informação, ou seja, aqueles que não puderam comparecer à reunião, vão tomar conhecimento dos assuntos tratados e das decisões tomadas.

Alguns propósitos para a a maioria das reuniões podem ser:

Peer review: Verificação interna. Você convoca os membros do seu time para validar ou confirmar alguma coisa. Sempre deixe os seus colegas ajudarem em seu trabalho. Geralmente esse tipo de reunião é apropriado para discutir temas mais técnicos entre profissionais do nível operacional tanto do cliente quanto do fornecedor.

Kick off: Não apenas é a reunião do “pontapé inicial”, mas também serve para alinhar assuntos, para tornar a informação comum ou para colocar todos “na mesma página da música”.

Follow up: É a reunião de acompanhamento, ou seja, uma reunião para acompanhar o status ou progresso de um ou mais assuntos tratados na reunião anterior.

Hand over: É a reunião de transferência. Pode ser entre profissionais ou setores inteiros ! Um projeto ou atividade são transferidos, informando os detalhes, pessoas de contato, recursos, ferramentas, processos e até “jeitinhos” não documentados… É muito comum entre profissionais que estão saindo de férias, deixando um colega cuidando de seus assuntos. Essa reunião é muito comum entre a área comercial e a área operacional, quando a empresa ganha um projeto, por exemplo.

Close up: Quando o projeto ou atividade é encerrada. Os pontos fortes e fracos são enumerados e as lições aprendidas são compartilhadas. Infelizmente essa reunião não é tão comum quanto deveria ser. É uma pena !

TOP (Turn Over to Production): É a reunião que, após a fase de planejamento, informa a todos que o projeto ou atividade vai avançar para a implantação, ou seja, colocar a mão na massa !

Lembre-se que uma reunião proveitosa precisa ter um propósito e uma busca por resultados.

Boa reunião!

Marcelo Ribeiro de Almeida

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Gerente de Projetos - Telemática.
Formado em Gestão de TI - UNIP;
MBA em Gerência de Projetos - UNIP;
Gestão de Pessoas - IBMEC;
Certificado ITIL V3 Foundation e estudando PMP;
Colaborador do time de tradução do Linux Ubuntu.

4 Comentários

vladmir
2

Amigo, por acaso você sabe o que era tratado nas reuniões da ditadura militar!? acredito que assim como eu, você nem imagine. É importante entender que no período de Ditadura militar não se tinha liberdade de expressão e, que direitos foram ignorados em nome de uma suposta ordem. Cuidado, afirmar que os militares não sabem trabalhar é um caminho inseguro, eufêmico. No período da Ditadura muito se realizou no Brasil, e tudo com técnicas de gestão até hoje apresentadas como inovação para os mais incaltos, como planejamento estratégico, metas, objetivos e riscos. Isso tanto é verdade que os militares deixaram o poder em razão do risco externo, que numa análise mais simplificada poderia prejudicar o país economicamente. Pesquise o Brasil antes e depois da Ditadura, e veja se essa palavrinha resquício se aplica sempre quando for falar do militar.

Marcelo Ribeiro de Almeida
3

Vladmir, eu entendo sua opinião, mas a palavra “resquício” é bem diferente de “herança”.

Eu vivi a ditadura militar, e não tinha essa bandidagem agindo livremente nas ruas que temos hoje, porém o modelo de administração militar serve bem aos propósitos militares. A prova disso é que no Brasil ainda temos muito forte a hierarquia vertical, com muitos elementos entre o maior e o menor cargo, enquanto que na europa, em especial os países nórdicos, é mais comum a hierarquia horizontal, onde todos são responsáveis por tudo. Essa cultura será muito difícil de quebrar e vamos levar mais tempo para evoluir do que em outros países. Herança da ditadura militar, que se foi boa ou ruim, eu não sei. Se foi necessária, eu não sei, mas tudo o que sei é que essa é a nossa história, e ela explica muitos dos efeitos que temos no presente.

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