Vai abrir um negócio? 10 dicas de como a tecnologia pode ser usada a seu favor

Para quem quer começar o próprio negócio, não há momento mais oportuno. Fatores como a estabilidade da economia brasileira, incentivos fiscais e a criação de um ministério próprio para as micro e pequenas empresas confirmam a boa fase. Por conta disso, publicações e artigos têm saído com grande frequência na mídia e lendo recentemente uma matéria no portal PEGN, que falava sobre 40 dicas para quem quer empreender, resolvi escrever algo mais sintetizado e focando apenas em tecnologia.

Confira as dicas:

1. ESCOLHA CORRETAMENTE OS EQUIPAMENTOS

Na contabilização dos investimentos que serão necessários para abrir um negócio, é impossível não considerar o gasto com computadores, servidores, notebooks ou tablets. Principais aliados na hora de manter o controle sobre o negócio, estas ferramentas merecem atenção na hora da compra. Se basear por preço e economizar pode significar gastar mais depois. Também, não se deve comprar um tablet se ele de fato não for necessário. Compre um equipamento que seja suficiente para o dia a dia da empresa (um escritório de arquitetura, que utilizará programas “pesados”, com certeza não terá o mesmo equipamento que um depósito de materiais precisa apenas para controlar o estoque e emitir NF) e, se precisará ir ao cliente, leve em conta a mobilidade. Não se esqueça do servidor, caso a empresa tenha mais de três usuários – facilitará na centralização de arquivos e será um equipamento que trabalhará para você.

2. DÊ ATENÇÃO AOS PROGRAMAS QUE VAI UTILIZAR

Assim como na escolha dos equipamentos, é necessário que as empresas utilizem os softwares corretos. Por isso, é necessário observara melhor opção para cada negócio. Escolher o melhor programa para o dia a dia do negócio não é fácil, seja ele um editor de textos ou um ERP. Porém, é fundamental analisar corretamente as soluções (e se possível testá-las) para evitar investimentos desnecessários ou arrependimentos futuros. Aqui cabe uma observação: independente do porte de sua empresa, nunca opte por software pirata, pois os problemas que ele pode trazer comprometerão o seu negócio.

3. SELECIONE COLABORADORES PELA INTERNET

Atualmente, existem grandes portais na internet especializados na seleção de candidatos e disponibilização de vagas. Eles oferecem diversos serviços, como triagem de currículos de acordo com o perfil da vaga, testes online para os interessados, base salarial, entre outros. E o melhor é que para as empresas, normalmente, esses serviços são gratuitos, pois os portais cobram dos interessados pelas vagas e anúncio de seus currículos.

4. FAÇA REUNIÕES ONLINE

Sempre que possível, faça conferências pela internet. Isso evita deslocamentos desnecessários (ainda mais em grandes cidades), além de economizar tempo. Existem na internet serviços gratuitos, mas, às vezes, até mesmo os que são pagos são mais econômicos do que uma viagem, por exemplo.

5. UTILIZE FERRAMENTAS DE MENSAGEM INSTANTÂNEA

Uma boa forma de diminuir os custos com telefonia é utilizar programas como o MSN ou o SKYPE para falar com clientes e fornecedores. Além do recurso de mensagem, alguns oferecem inclusive suporte para chamadas por VoIP, chats com mais de dois participantes, videochamadas, transferência de arquivos etc.

6. ABANDONE O PAPEL

Depois de pouco tempo de atividade, qualquer empresa já começa a acumular uma grande quantidade de papel – notas fiscais, contratos, guias de recolhimento – o que, de certa forma, traz custos adicionais para as empresas, já que alguns documentos devem ser armazenados por mais de dez anos. Manter esses documentos de forma digital traz economia e agilidade na consulta às informações, além de terem validade legal. Hoje, já existe no mercado soluções para as empresas de menor porte.

7. SMARTPHONES NÃO SÃO LUXO

Hoje, até mesmo o preço não é mais desculpa para quem não possui um smartphone. Existem opções para todos os bolsos e com certeza o ganho de produtividade valerá a pena. Seja simplesmente controlando sua agenda e tarefas ou até para acessar remotamente o escritório, esse tipo de celular auxilia o empreendedor a manter o controle e a organizar o seu negócio. Há infinitos aplicativos que com certeza serão uma ajuda extra para sua empresa.

8. E-COMMERCE

Se você que abrir um comércio, invista em uma loja virtual e conquiste mais clientes. Atualmente, o número de usuários conectados no Brasil, e com acesso à banda larga, não para de aumentar e são sem dúvida um grande atrativo. Além disso, estudos de mercado mostram que cada vez mais as pessoas passam a comprar pela internet até mesmo depois de conhecerem o produto em lojas físicas. Outra grande vantagem é que os provedores oferecem soluções prontas, dispensando a contratação de programadores e web designers.

9. INVISTA EM COMPUTAÇÃO NA NUVEM

Acredito que todos já utilizem algum serviço na nuvem – emails do Gmail, Hotmail e Yahoo! já são soluções baseadas na nuvem. Porém, hoje em dia, existem mais serviços disponíveis nessa plataforma. A Microsoft acaba de lançar o Office 365, que disponibiliza na nuvem os programas do tradicional pacote Office, licenciando por usuário e com pagamento mensal o acesso às ferramentas. Há diversas outras soluções e até mesmo servidores na nuvem, vale a pena conhecer melhor as opções para o seu negócio.

10. CRIE UM CANAL DE COMUNICAÇÃO E DIVULGAÇÃO COM AS REDES SOCIAIS

O Brasil sempre foi um dos países com maior adesão a esse tipo de plataforma. Diariamente milhares de pessoas criam contas em redes como o Twitter e o Facebook e, por isso, é uma ótima forma de interagir e conquistar novos consumidores. Essas redes permitem uma maior proximidade com seu cliente quando ele não está na sua empresa e leva sua marca a uma quantidade maior de pessoas. Crie uma estratégia e ingresse hoje mesmo em uma rede social, porém, ofereça conteúdo diferenciado e com regularidade, para não dar um “ar de abandono”, o que com certeza trará resultado oposto ao esperado.

DICA EXTRA: GOOGLE E MICROSOFT

Essas duas empresas inovam constantemente e estão oferecendo grandes soluções (muitas delas gratuitas) para o mercado corporativo. Vale sempre a pena estar atento as novidades:

MICROSOFT

  • GRÁTIS É MELHOR: reúne modelo de documentos e planilhas, além de oferecer treinamentos gratuitos e dicas de produtividade
  • COMMUNICATOR: versão corporativa do MSN, que permite a comunicação entre usuários de uma rede, além de chamadas via VoIP
  • OFFICE 365: solução de cloud computing do pacote Office. Permite o compartilhamento de arquivos em um grupo e edição de qualquer lugar que tenha acesso a internet
  • SHAREPOINT: ferramenta de compartilhamento de arquivos para utilização por um grupo de usuários, espécie de biblioteca online
  • SKYDRIVE: disco-virtual que permite o upload de até 25 GB de informações. Excelente para backup ou compartilhamento de arquivos

GOOGLE

  • DOCS: solução online para criação e edição de documentos, planilhas, apresentações, etc.
  • APPS: ferramenta que reúne email corporativo, agenda, mensagem instantânea, documentos, etc. a partir de um domínio de internet existente
  • PLACES: cadastre o endereço de sua empresa para que em pesquisas na internet de endereços próximos apareçam seus dados
  • TRENDS: compara, por região geográfica, a busca por termos e palavras. Ideal para uma analise de mercado, por exemplo
  • ANALYTICS: permite analisar o tráfego de seu site, tempo médio de visitas, origem dos usuários
  • ADWORDS: publicidade baseada em palavras dentro do sistema de buscas do Google, onde a cobrança é feita com base em cliques

Além dessas dicas, é importante observar o básico, como empreender no que gosta; ter uma visão de futuro, para saber se a opção escolhida de fato tem um bom mercado para ser explorado; escolher o sócio corretamente; e evitar empréstimos.

por Humberto A. Izabela: 20 anos de experiência na área de tecnologia da informação, sendo dez deles focados na informatização de pequena e médias empresas. Criador do software Empresário, trabalhou na informatização, consultoria e suporte para mais de 30 mil empresas junto com o SEBRAE-SP, MG e PR e também com a Federação do Comércio de São Paulo. Atualmente, é diretor da Promisys Soluções em Informática – produtora do Software de gestão ERP EASINESS é também Especialistas para pequenas e médias empresas pela Microsoft e Silver Solution Advisor pela Citrix.

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