Vamos Planejar? #13: Gerenciamento dos Recursos Humanos

Vamos Planejar? Gerenciamento dos Recursos Humanos

Oi pessoal, tudo bem? Tenho escrito artigos de formas distintas. Em alguns busco ser mais prático, em outros falo de forma geral para apresentar uma visão holística a respeito da gestão de projetos. De certa forma, estes artigos me ajudam a encontrar meu próprio caminho dentro da gestão de projetos. Aproveito a oportunidade para compartilhar com a comunidade profissional o fruto dos meus estudos na esperança de que eles ajudem quem estiver trilhando um caminho parecido com o meu.

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Para falar sobre gestão de recursos humanos, uma área de conhecimento essencial e fruto de felicidades e tristezas, quero tornar o texto um pouco mais formal e pautado pelos processos desta área. Quando digo tristezas, estou me referindo aos conflitos que todo projeto e que o trabalho em grupo trás consigo. É intrínseco.

Planejar o gerenciamento dos recursos humanos do projeto

Para elaborar um bom plano de gerenciamento de recursos humanos, é importante termos já formulado os requisitos de recursos das atividades. Esta é uma entrada fundamental, pois permite que direcionemos o trabalho de gestão para as tarefas que irão nos levar as entregas do projeto. O plano de gerenciamento do projeto nos indica como iremos trabalhar e quais processos de gestão de recursos humanos iremos utilizar, enquanto os ativos de processos organizacionais são nossa base para a construção do plano de gestão de recursos humanos em si.

Quando falamos em ativos aqui, refiro-me principalmente aos ativos advindos da gestão de pessoas dentro da organização. Recentemente tive a oportunidade de trabalhar em uma empresa com pouca maturidade gerencial no que diz respeito ao trabalho de gestão de RH. Tive de fazer o mapeamento dos processos do departamento onde fui alocado, construir um plano de carreira, bonificações, expectativas e punições. Construí as entradas que precisaria para fazer a gestão eficaz daqueles recursos, mas não sem entrar em conflito com a gestão funcional do departamento. Neste caso, é bom relembrar da utilidade da visão holística e analisar o cenário: vale a pena ou não vale a pena fazer o trabalho do gerente funcional? Muitas vezes acabamos em um negócio que não corresponde ao nosso preparo e temos de escolher não apenas as batalhas que vamos lutar, mas se estamos no lugar certo para construir nossa carreira. É por isso, entre outros motivos, que a gestão de recursos humanos é tão importante. Nós, gerentes de projeto, também somos recursos e precisamos nos colocar de maneira adequada dentro das organizações onde atuamos – ou então nos recolocarmos no mercado.

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Técnicas Para Elaboração de Um Plano de Gerenciamento de RH

As técnicas para a elaboração do plano de gestão de RH incluem a construção de organogramas, descrições de cargos, networking, teorias organizacionais, reuniões e opinião especializada. Mencionei muitas vezes a necessidade se se possuir um padrão de gerenciamento de projetos próprio, do gestor, para poder saber construir artefatos para a gestão do projeto. Em uma organização pouco madura, o que corresponde a maior parte das empresas no mercado, você terá de construir um padrão do zero para os projetos que irá gestar. Não adianta sonharmos com a empresa perfeita: ela não existe. Se a organização tiver alguma maturidade você poderá, então, utilizar os ativos de processos organizacionais para facilitar seu trabalho e, quem sabe, a própria empresa já tenha um padrão de gerenciamento de projetos no qual você poderá se basear.

O plano de gerenciamento de recursos humanos deve conter o resultado da aplicação prática das ferramentas apresentadas e, em termos gerais, os seguintes itens:

Papel dos recursos
Autoridade
Responsabilidade
Competências necessárias
Orgranogramas
Como será feita a mobilização das pessoas
Como será a construção do time
Treinamentos e capacitação
Calendário dos recursos de acordo com as atividades do projeto
Plano de liberação do pessoal e ainda outros elementos

Lendo os parágrafos anteriores você pode ter uma ideia de quão complexo pode se tornar um plano de gerenciamento de recursos humanos.

Mobilizar a equipe do projeto

A mobilização da equipe é a execução do que for planejado para este tópico. Temos de imaginar um cenário onde não exista um plano de gerenciamento de recursos humanos, por isso as entradas para este processo se repetem e incluem entradas necessárias para a construção do próprio plano de gerenciamento de RH. O que temos nas ferramentas e técnicas difere da construção do plano porque aqui iremos entrar em ação: todos os processos, fora o de planejamento, ocorrem na execução do projeto. Vamos analisar as ferramentas?

Pré-designação: um projeto pode ter uma equipe pré-designada ainda na elaboração do termo de abertura, pode ser uma premissa do projeto. Sem ser determinada equipe o projeto não poderá acontecer, por exemplo.
Negociação: como vamos obter recursos dos gerentes funcionais da empresa se não negociarmos? Muitas vezes, recursos estão alocados em atividades que fogem ao nosso escopo e precisam de atenção. Negociar é fundamental para evitar conflitos e garantir o time!
Contratação: se tivermos de ir ao mercado, precisaremos contratar pessoas. É simples (na teoria)!
Equipes virtuais: vamos realizar atividades do projeto utilizando equipes distribuídas?
Análise de decisão por múltiplos critérios: podemos fazer uma matriz com diversos critérios, pontuação, e orientar a escolha dos recursos/seleção por meio destes.

As saídas da mobilização são óbvias: a designação do pessoal do projeto, calendário dos recursos atualizado e atualizações nos planos de projeto e de gerenciamento de RH.

Desenvolver a Equipe do Projeto & Gerenciar a Equipe do Projeto

No passo-a-passo, tendo planejado o gerenciamento dos recursos humanos e feito a designação de pessoal, pode ser necessário construir a equipe. Digamos que estejamos trabalhando com pessoas de perfil júnior, por exemplo. Esta equipe pode não estar pronta para executar as atividades do projeto ou, se executar, pode colocar em risco as entregas e o projeto como um todo. Neste sentido, desenvolver a equipe do projeto pode ser uma mitigação para riscos relacionados a capacitação do time. Como ferramentas temos treinamentos, atividades de construção de equipe, definição de expectativas e regras, recompensas, punições e avaliações de desempenho.

Avaliar o Desempenho Antes e Depois

Do meu ponto de vista, é um processo relativamente simples. As avaliações de desempenho aqui são relacionadas ao desempenho antes e após o desenvolvimento da equipe – diferente das avaliações de desempenho relacionadas com o gerenciamento “de facto” da equipe do projeto. As avaliações de desempenho que vemos neste processo são do desempenho em atividades do projeto, não durante a capacitação. Estas avaliações vão indicar a necessidade de reciclagem ou até mesmo de substituição de recursos.

No gerenciamento da equipe temos instrumentos que lembram muito os instrumentos de monitoramento e controle, tal qual a recém mencionada avaliação de desempenho. Por meio de observações e conversas, gerenciamento de conflitos e habilidades interpessoais do gerente é feito o gerenciamento da equipe. As entradas correspondem as saídas dos processos anteriores e o registro das questões das partes interessadas. Se o patrocinador do projeto levanta uma questão a respeito do trabalho de um membro da equipe do projeto ou sobre entregas, é preciso tratar esta questão dentro do gerenciamento dos recursos humanos para poder orientar o trabalho à satisfação daquela parte interessada.

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