Documentação de Processos: um grande problema na maioria das empresas

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Um dos grandes problemas para os profissionais de TI (e profissionais de outras áreas também) e que afeta diretamente a performance dentro de muitas empresas é a falta de documentação acerca de seus processos e procedimentos executados. Para entender esse problema vamos considerar a seguinte questão:

Se o responsável sair de férias ou for demitido, você está confortável com relação ao conhecimento desse funcionário sobre os processos, atividades e funções que o mesmo executa?

Se a resposta for NÃO então temos um grande problema, ou seja, todo o conhecimento está concentrado apenas neste colaborador, terceiro, empresa, etc. Neste caso é extremamente recomendável que os processos sejam documentados. Toda essa documentação pode ser feita online junto com o colaborador por outra pessoa ou profissional de maneira que se possa avaliar se todos os processos foram documentados de rotinas, atividades e processos que devem ser executados continuamente.

Um checklist básico para ser levado em conta:

  1. Senhas de acesso a soluções específicas, por exemplo, serviços de internet, banco de dados, sistemas, etc;
  2. Instruções de como usar os produtos, serviços e soluções específicas do setor, area e/ou funcionário;
  3. Projetos e/ou atividades que este colaborador ou empresa esteja envolvido;
  4. Custos e/ou orçamento aprovados e que envolvam pagamentos futuros;
  5. Contratos assinados, prazos e condições de uso;
  6. Principais contatos de trabalhos;
  7. Backup, códigos fontes, repositórios de informações;
  8. Principais problemas internos que estejam tratados por este funcionário;
  9. Quantas pessoas internas estão envolvidas em outros projetos desse colaborador;
  10. Entre outros

Esse checklist, claro, pode ser expandido com mais observações importantes.

O que você sugere para complementar essa lista? Já esteve em alguma situação em que teve que “garimpar” informações por falta de uma determinada pessoa na empresa?

Até a próxima!

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Allan Pitter Pressi

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Palestrante, Consultor de Empresa, Moneymaker, pesquisador de mídias sociais, especialista em segurança da informação. Quero transformar empresas e profissionais em geradores de negócios.


4 Comentários

Abrhaao
1

Procuro ha mto um modelo decente e funcional de documentacao de processos, mas a utilizacao e o desenvolvimento da documentacao deve ser estimulado pela empresa e difundido entre os colaboradores.
Encontrei varias ferramentas, pra mim o melhor foram as solucoes baseadas em Wiki. Entretanto, ainda é um desafio manter a documentacao atualizada, padronizada e acessivel como ferramenta de apoio e solucao para toda equipe.

allanpitter
2

Abrhaao,

Você está certo com relação a sua observação, o que pode fazer com esses projetos tenham sucesso é utilizar um conceito baseado em redes sociais, o engajamento das pessoas é fundamental para que esse processo tenha sucesso, é claro que devemos ter revisões de tempos em tempos. Sem apoio de todos esse processo pode ser perdido.

Roney Alves
3

No meu ponto de vista , nada funciona sem a participação , ou melhor dizendo COLABORAÇÃO dos colaboradores da empresa . Sem a participação desta peça fundamental nada funciona. Para tentar resolver este problema estou implantando um rede social vinculada com os objetivos estratégicos da empresa , neles serão exibidos o desdobramento do BSC até o nível de tarefa (analistas) com isso esperamos ver o que esta sendo feito/colaborado para que as metas sejam atingidas. utilizo blogs e wikis para registrar o AsIS e o TObe do mapeamento de processos, e minha plataforma permite integração e visibilidade de processos via publicação web o que torna a leitura e interpretação de novas normas..

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