Aumentando a produtividade em reuniões

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Quem nunca participou de uma daquelas reuniões infindáveis, chatas e que geralmente terminam com a impressão comum de que foi uma tremenda perda de tempo? Espero estar errado e gostaria mesmo que alguém contestasse minha próxima colocação. Acho que na área de TI a maioria das reuniões são assim. Ainda vou mais longe, a impressão que tenho é que usamos a maior parte das reuniões para nos justificar sobre alguma coisa que não saiu como deveria.

Participamos de uma área vital para qualquer empresa. Mesmo os menores negócios, como uma lojinha de bairro, tem maiores chances de atingir o sucesso se tiver pelo menos uma página na internet. Isso mostra a importância da TI, que nos dias de hoje até se confunde com o próprio marketing, quando o assunto são as mídias eletrônicas e as redes sociais.

Conversei com um amigo que abriu um pequeno restaurante ha pouco mais de um ano. E ha 04 meses ele criou uma página na internet e colocou o restaurante nas redes sociais. O projeto lhe custou R$ 4.500,00, mas no primeiro mês aumentou o número de clientes em 41%, passando para 59% no segundo e 73% a partir do terceiro, e ele ainda tem boas perspectivas para os próximos. Com o aumento no faturamento, ele pagou o projeto em 35 dias e aumentou consideravelmente seu lucro. Agora ele está investindo em um sistema que fará a administração completa do restaurante, e diz:

“Quero que a minha empresa seja reconhecida pela qualidade do produto que forneço e pela organização de todo o processo;. Não imagino como conseguir isso sem o auxilio dos computadores. Para mim, investir em TI é a formula para o sucesso”

Deveríamos ter a mesma percepção em qualquer negócio. Seja um pequeno restaurante ou uma multi-nacional bilionária, a maneira mais simples de apresentar o valor da TI como ativo estratégico para o negócio, é definindo como cada projeto auxilia no crescimento da empresa, e para isso precisamos nos preparar para responder algumas perguntas básicas, como:

  1. Por que o projeto deve ser feito? (Ponto de vista do negócio)
  2. Que processos primários ele auxiliará?
  3. Como ele auxiliará?
  4. Quais são os benefícios financeiros que ele trará? (Pense em lucratividade* e rentabilidade**)
  5. Quais são os benefícios não financeiros? (operacional, tático ou estratégico)
  6. Quais os riscos envolvidos?
  7. Como prover a mudança de maneira controlada e segura?

Um projeto de TI nunca deve começar pela infraestrutura necessária para prover um resultado, que é a nossa visão comum, ele deve se basear nos planos da empresa, na forma com que ela definiu sua visão e missão, e nas metas que estabeleceu para seu crescimento.

Ninguém quer saber sobre o melhor servidor do mundo, ou sobre o novo sistema operacional, ou ainda sobre uma tecnologia maravilhosa de armazenamento de dados. As empresas estão dispostas a investir em quaisquer formas de otimização dos seus resultados, mas elas precisam da segurança de que o investimento é certo e trará benefícios.

É justamente por isso que nossas reuniões não são 100% produtivas. Passamos muito tempo discutindo questões técnicas que não estão alinhadas necessariamente com o que nossos clientes esperam. Com isso, deixamos de priorizar de maneira adequada as nossas atividades e passamos a tocar o operacional da TI como se fosse nosso “assunto principal”. É quando acontece a ruptura entre a percepção do cliente e o valor que nós apresentamos.

Então, quero deixar algumas dicas para aumentar a eficiência de nossas reuniões:

  1. As reuniões mais produtivas tem no máximo 60 minutos.
  2. Convide apenas quem realmente precisa estar na reunião. (qualquer stakeholder que julgar necessário)
  3. Procure não envolver seu corpo operacional em mais de uma reunião por dia.
  4. Convoque reuniões com antecedência e use um meio adequado para agendamento e comunicação.
  5. Só vá para uma reunião com a pauta da discussão. Preferencialmente antecipe essa pauta aos convidados.
  6. Evite dispersões em relação a pauta, durante a reunião.
  7. Faça com que todos os convidados se manifestem.
  8. Defina as responsabilidades de cada um e crie conexões entre elas (processos)
  9. Auxilie cada participante a priorizar ou reorganizar suas atividades de acordo com a estratégia do negócio.
  10. Feche a reunião explicando a importância do projeto e apresentando a todos respostas para as sete questões apresentadas nesse texto.

Acredito que dessa forma, você conduzirá os projetos de TI por um caminho mais agradável ao negócio e mudará a cultura de nossos profissionais, da base absolutamente operacional, para conceitos mais estratégicos. A partir desse ponto, a gestão de serviços e a governança de TI, serão assuntos bem mais simples para todos.

É isso ai!!

Grande abraço

* – Lucratividade: Percentual de ganho obtido sobre as vendas realizadas.
** – Rentabilidade: Percentual de remuneração do capital investido na empresa

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