Gestão de Projetos: O básico, mas indispensável!

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Hoje quero discutir um pouco mais sobre projetos, mas não no sentido de – “Como fazer um planejamento… Ou de como usar ferramenta X para uma pesquisa elaborada.”

Quero trazer um tema para reflexão… talvez se torne um pouco “romântico” demais, porém, creio que terá seu valor. Vamos lá!

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Todo projeto tem uma meta e toda meta tem um motivo de existência – algo que dá sentido àquela conquista, normalmente relacionada a lucros, visibilidade, reposicionamento e outros, mas para alcançar essa meta alguns pontos necessitam ser valorizados no percorrer do projeto para que nada fuja do controle e para que tudo conspire ao favorecimento de um percurso até a meta. Correto? Ok.

Eu relacionei abaixo alguns dos pontos que considero primordiais no que diz respeito a projetos e alta performance para atingir metas. Vamos ver se consigo relacionar tudo aquilo que vocês também percebem em seus projetos e, no final, espero poder contar com a colaboração de todos os leitores para uma conversa rápida e profissional no campo de comentários.

Pessoas

Antes de qualquer coisa, o planejamento exige uma equipe competente para ser realizado. Muito das teorias profissionais ou do que foi pensado como base para o projeto estarão sendo colocadas em Check, portanto, a equipe para qualquer projeto Digital deve ser além de multidisciplinar, deve ser formada por profissionais que vivem e respiram tecnologia, com interesse e aptidão para o trabalho em equipe, que realmente tenham conhecimento do mercado digital e que possam utilizá-lo em prol ao projeto. Infelizmente no Brasil não temos a quantidade de profissionais desse porte para suprir nem a demanda inicial – é o que dizem algumas pesquisas. São profissionais raros e valiosos, empenhados e comprometidos com resultados – portanto, se a opção for de formar uma equipe interna, recomendo a avaliação ampla desse colaborador como também a valorização do mesmo.

Creio que vale muito a pena ter mais pessoas envolvidas com áreas distintas, com conhecimentos em TI e também em Gestão, não somente conhecimento na área técnica. Esse mix, tende a fazer com que se tenha uma equipe equilibrada e de alta performance. Se você está em um projeto, cujo desenvolvimento servirá para atingir uma meta específica de posicionamento de marca, por que deixar de lado a possibilidade de estarem envolvidos no projeto profissionais de publicidade, jornalismo, administração, marketing e outros… Esse é o ponto da multidisciplinaridade de uma equipe – várias formações e experiências, nunca poucas pessoas com várias formações – É a questão do foco no trabalho e na percepção e uso das experiências obtidas em áreas isoladas, o que comprovadamente é muito mais eficaz do que o generalismo que o mercado vem buscando por muito tempo – aquela coisa do profissional com expertise em ‘1000-e-1′ coisas.

Qualquer planejamento consiste em orientar o projeto em um todo, até mesmo na liderança de equipes ou na contratação de serviços específicos para continuidade do planejamento.

Esclarecida a melhor maneira de gestão de equipes para mentalidades digitais – que em minha opinião é a valorização correta desse profissional e a flexibilidade para que possa usar de seu conhecimento e experiência – podemos entrar no restante do projeto. Apesar de ser um projeto digital ele é pensado, planejado, aplicado, testado e aprovado por pessoas e para pessoas. A inteligência na nova gestão está em respeitar os profissionais que possuem conhecimento acima do mercado comum, trazê-los para perto em prol do projeto, sem egocentrismo ou preconceitos corporativos, o objetivo de todo o projeto é somente um – atingir metas.

Investimento

Essa é uma dica que cabe em pequenos e médios projetos ou para empresas (clientes) que não possuem um controle eficaz ou equipe financeira eficaz para suporte a qualquer projeto.

Um projeto digital tem alguns pilares, um deles é a gestão eficiente de pessoas, de profissionais com competências raras e que devem receber tal valorização, até mesmo por questões estratégicas. Outro pilar é o investimento, esse completamente frágil e que deve ser levado tão a sério quando qualquer outro pilar.

O Investimento realizado no Planejamento não se dá somente no planejamento, essas quantidades de informações são meras avaliações profissionais do que deve ser realizado em ambiente on-line, o que lhe permite mais coerência e aumenta consideravelmente as chances de sucesso. Portanto, se não aplicado ou seguido conforme informado, ele perde sua validade.

Os investimentos informados ou solicitados em qualquer planejamento devem cumprir o prazo estipulado, devem estar disponíveis para uso assim quando necessário, portanto, indico uma gestão financeira eficaz, competente a ponto de preparar fundos ativos para suprir o projeto em questão.

Se você é uma pequena ou média empresa, cujo caixa tem que ser pensado e repensado para o projeto, sugiro que reserve o investimento que foi solicitado para somente aplicação ao planejamento. A garantia estratégica se dá na capacidade operacional. Para que ela aconteça, os investimentos tem que ser obedecidos tanto em volume como em prazo. Do que adianta se posicionar depois do seu concorrente se o seu planejamento estava antecipando essas ações? Você perde oportunidades por falta de organização.

Meta e trabalho

Reforçando o que já comunicamos sobre metas: Projeto só vem depois de planejamento, o que vem antes do planejamento e suas etapas são apenas ideias a serem moldadas.

A pesquisa em um planejamento pode apontar dificuldades e o planejamento deve encontrar possíveis soluções, sendo assim, tudo é baseado em uma meta antecipada, que normalmente ocorre no briefing. É a famosa pergunta – Afinal, o que estamos pretendendo com essa ideia?

Apesar de essa meta ser ampla demais, é necessário algo do tipo para guiar inicialmente o projeto de pesquisa (é quase que baseado em um anseio do cliente ou um forte desejo, por assim dizer), encontrar falhas e possíveis correções indicadas no planejamento e ai sim estipular metas claras para conquistas. muitas vezes trata-se de uma quantidade percentual de aumento de vendas, de leads, enfim, entra em cena então a meta efetiva.

Mas é importante também seguir a lógica do planejamento e as possibilidades de margem demonstradas nos gráficos que o compõe. Pense estrategicamente não só em mercado, mas em modelo organizacional e de gestão. Metas abusivas ou muito agressivas podem dificultar o trabalho da sua equipe e, portanto, causar mais problemas do que a falsa sensação de motivação. Em contra partida, metas fáceis de serem alcançadas desestimulam profissionais que trabalham em mercados de alto rendimento como o nosso, que são constantemente exigidos e desafiados. É importante encontrar um meio termo! Não exija muito, para não desgastar o profissional ou a equipe e principalmente não deixe folgado demais para que não se acomode.

Organização do trabalho

Em resumo, tudo é questão de organização.

Pelo curto prazo para aplicação de alguns planejamentos e inclusão de parcerias para desenvolvimento dos mesmos, muito do que é abordado tem que ser feito em simultâneo, sendo que isso aumenta drasticamente a dificuldade de gestão e os riscos.

Não se pode “tolerar” atrasos no investimento, nas respostas, no comprometimento com o planejamento. Todo ele é feito baseado em um prazo já determinado para realização e término, com fechamento e metas detalhadas. A dificuldade de realização do mesmo causa impacto no prazo e no investimento informado ao cliente. Muitos orçamentos tem prazo de validade, muitas vezes temos contratos a honrar e parceiros estratégicos esperando uma ação nossa para divulgar, é importante ter organização para não perder prazos.

Pode parecer um tanto duro, porém, creio que o mínimo da ética profissional é cumprir prazos – se não consegue cumprir isso, ainda não é profissional. Salvo raras exceções onde o gestor do projeto ou o cliente não tem noção do que precisa e estipula prazos de produção de trabalho que se tornam irracionais – ai a falta de percepção profissional recai em outros braços. Nesses casos uma reunião tem que ser feita para reavaliação, já aconteceu comigo de um cliente pedir um projeto para cima da hora, sendo que era impossível e eu fui obrigado a recusar – “Mais vale recusar um projeto do que fazê-lo pela metade, mesmo com o cliente ciente dos riscos…” (minha opinião).

Por fim, creio que a estruturação desses pilares em qualquer projeto ou empresa tende a guiar para o alcance das metas de forma menos tortuosa e com menos atritos.

Espero ter ajudado à reflexão nessa provocação ao pensamento. Entre em contato para discordar, concordar ou dar sugestões através do campo de comentários logo abaixo.

Um forte abraço, sucesso a todos.

Imagem via Shutterstock

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Luiz Castro Junior

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Diretor da Alpis Consultoria.
Consultor Certificado 8 Ps - Marketing Digital, Planejamento Estratégico digital, Gestor de Projetos.


4 Comentários

Michel Dias
1

Luiz,

Concordo! Não adianta o profissional ser PMP, ITIL, TOGAF, etc… sem ter bom senso multidisciplinar e organização.

Saudações,
Michel Dias de Oliveira

MiFreitas
2

Olá,
falando em gestão de projetos softwares de gestão de projetos vem realmente a somar em uma organização deste tipo? Ou seria apenas algo mais organizacional?

Você indicaria um software de gestão de projetos ?

Excelente matéria.

Abçs

MiFreitas.

Luiz Castro Jr.
3

Olá MiFreitas, tudo bem?

Obrigado pelo comentário…

A questão central realmente é o Organizacional, que queiram acreditar ou não é (na minha opinião) a parte mais importante de todo e qualquer projeto, por mais tecnológico que seja, nada e nenhum projeto se inicia, produz e finaliza sem pessoas… Por isso o foco no organizacional.

Não acredito muito em “A melhor metodologia…” – Acredito sim que existem profissionais que se adaptam mais facilmente a uma, ou a outra, o que vale é o domínio ou a capacidade de organização do gestor… Muitas vezes, gerenciamos pequenos projetos diários somente no “automático”, não utilizamos nenhuma ferramenta, porém temos exito – Gerenciar projetos é mais ‘razão” e “lógica” do que qualquer outra coisa, você sabe que tem que sair de um ponto A e chegar a um ponto B com o mínimo atrito e o máximo de organização, é simples – não é um bicho de sete cabeças, porém requer competência.

Sobre Software, tudo depende muito do padrão da empresa em questão, mas apesar de existirem muitos sistemas on-line, softwares, enfim, creio que tudo deva iniciar na lógica – que pode sim se fazer valer de um caderno e caneta, ou uma planilha de Excel (que nunca sai de moda), a partir daqui sim, creio que a escolha de um software de gestão possa ser útil, porém não levanto bandeiras de qual é melhor que qual, justamente porque existem cenários e empresas diferentes, situações distintas… Mas se for para citar algum, muitas vezes um Project te resolve e muito bem a questão…

Abraço

Rick
4

Sou analista de um empresa a qual tem um projeto para substituição/atualizacao de um sistema, há mais de 15 anos, mas onde processo e funcional para seus clientes, baseado visual basic mas sem nenhuma documentao. A necessidade da empresa emerge cada dia da falta de ciclo de desenvolvimento de questoes de segurança e falta de documentação na auditoria. Desse jeito, contratou pessoal de TI de fora para iniciar o processo. Diante disso, quais “briefing” diante do pos-projeto para responsáveis que não foram envolvidos no acompanhamento do desenvolvimento?

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