Gerenciando a Tecnologia da Informação nos Negócios: Estudo de caso em um supermercado

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Este é o resumo de um trabalho acadêmico. Leia o artigo completo no final do mesmo.

INTRODUÇÃO

A tecnologia da informação está cada dia mais presente na rotina dos empreendedores, principalmente para execução dos negócios.

O ambiente corporativo está em constante mudança, tornando-se cada vez mais complexo, dinâmico e competitivo; ficando, assim, mais dependente de informações e infraestruturas que permitam gerenciar suas informações de forma mais eficiente [1].

Esses fatos, aliados a grande evolução tecnológica, vêm exigindo rápidas e contínuas adaptações para as empresas sobreviverem e, ao mesmo tempo, continuarem a crescendo atualmente. Estas constantes transformações têm levado as organizações a mudarem suas estratégias, estruturas e processos. O surgimento de novas tecnologias tem gerado transformações na nossa rotina de forma rápida, com consequências no mundo empresarial, o que preocupam diariamente empresários e executivos de empresas, pois quem não se adequar as mudanças, estará fora do mercado nos próximos anos [1].

Algumas mudanças pelas quais as empresas passaram serão citadas no trabalho; como as novas leis fiscais, Nota fiscal eletrônica (NF-e), sistema público de escrituração digital (SPED), entre outras.

As tecnologias atuais possibilitam para as empresas a capacidade de melhorarem a qualidade e o acesso às informações importantes para o negócio. Essas tecnologias não devem ser vistas apenas como um fator estrutural, considerado apenas mais um setor da empresa, e sim como mais um fator chave para a criação de soluções que gerem melhores resultados comercias focando seus negócios.

Atualmente para uma empresa manter-se competitiva deve aproveitar o surgimento de qualquer oportunidade, e uma das principais fontes de oportunidades (geralmente não utilizada) é a ação sobre informação e o conhecimento [2].

Existem dois novos elementos que estão fortemente relacionados à nova realidade nas organizações: a tecnologia e o gerenciamento da informação. Assim sendo a Tecnologia da Informação passa a ser um importante componente para a organização. Podemos trocar a expressão “informação é poder” por “informação é vantagem competitiva” [3].

O desafio é ultrapassar a cultura que a empresa possui, e aderir novos modelos de gestão, integrando práticas e ferramentas tecnológicas, unir as áreas relacionadas para que possam ser direcionadas para um único objetivo.

A empresa que será citada no decorrer do trabalho é do setor atacadista e varejista de pequeno porte (supermercado), atuando há algum tempo no mercado, e já passou por várias mudanças em questão de tecnologia, e investe na Tecnologia da Informação para melhorar sua administração.

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E SEUS IMPACTOS NA SEGURANÇA EMPRESARIAL

Tecnologia da Informação (TI) é a área responsável por administrar e manter a gestão da informação através de equipamentos que possa armazenar dados e gerar informações para tomada de decisão.

A implantação de TI em uma empresa irá atrair um conjunto de alterações, causando um impacto grande no grupo interno da empresa.

A tecnologia da informação segue em avanço constante, mas ao mesmo tempo sua gestão no quesito segurança não acompanha o mesmo ritmo das politicas de segurança e não esta ainda em um patamar que pode ser considerado eficiente [4]. Com tantos recursos disponíveis e possibilidades quase ilimitadas, os gestores esquecem que agora sua empresa possui mais porta para o mundo, porta esta que, se aberta, pode dar a um individuo valiosas informações sobre sua organização. Temos então um caso um que a TI se torna um risco devido a problemas de gerenciamento, é importante ressaltar os problemas que a tecnologia traz para as empresas além de seus benefícios, pois segurança também gera custos e, quando lidamos com alta tecnologia, os investimentos nem sempre são pequenos nessa área.

Sabendo que não existe rede ou sistema 100% seguro, o que existe são medidas que podem ser tomadas para dificultar ao máximo a invasão dos hackers ou de qualquer pessoa mal-intencionada, existem três requisitos básicos para a segurança da informação:

  • Quando as informações sigilosas caem em mãos erradas existe a perda da confidencialidade.
  • Quando as informações forem corrompidas ou apagadas existe a perda da integridade.
  • Quando as informações não puderem ser acessadas existe a perda da disponibilidade.
  • Com isso sabemos que a empresa deve seguir esses três requisitos para estar segura e ter sucesso nas suas atividades.

INVESTIMENTO EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Com todas as mudanças que as organizações têm que passar, isso exige investimentos, gastos, principalmente falando de tecnologia e leis.

O investimento em tecnologia da informação pode garantir sobrevivência de muitas empresas, o investimento pode mais do que ajuda a sua empresa a crescer, o investimento em TI pode ajuda-las a sobreviver nesse mercado agressivamente competitivo que temos hoje.

Quando uma empresa investe em TI, ela aplica altos e crescentes orçamentos para a implantação da tecnologia. A empresa precisa examinar se os orçamentos estão por dentro de suas necessidades, é adequado fazer uma analise do investimento se irá trazer um bom seguimento para os negócios tanto na estrutura quanto na produtividade.

A necessidade dos investimentos em Tecnologia da Informação, no processo de decisão sobre investimentos tecnológicos deve-se avaliar não somente se esta ou aquela tecnologia proporciona melhor valor agregado, mas sim, as vantagens dessa tecnologia sobre a organização empresarial [5].

É notório saber que a tecnologia proporciona vantagens na gestão de diferentes organizações, entretanto, ainda há muitos questionamentos sobre a viabilidade dos investimentos nesse setor.

Um dos aspectos relevantes e tema de diversos artigos é a visão da tecnologia como desperdício em sua aplicação.

Ou seja, o investimento em determinada tecnologia pode não proporcionar o uso da totalidade de recursos disponibilizados por ela, o que gera sempre a dúvida se o investimento está sendo eficiente, apesar de ser eficaz e vice-versa.

Não se tem dúvida que o custo que a sonegação gera é muito maior que o custo de investimento em sistemas de informação. Investimento na gestão nunca é demais comparado aos benefícios trazidos, tais como controle financeiro, operacional e administrativo e ainda vai cumprir a lei.

ESTUDO DE CASO

DESCRIÇÃO DA EMPRESA

Uma breve descrição da empresa citada no trabalho, que seria um supermercado de bairro, pequeno porte, administrado por familiares, contendo duas lojas matriz e filial, localizadas na mesma cidade. Mas o estudo de caso é focado na loja matriz que está há mais tempo no mercado.

 ADAPTAÇÃO DA EMPRESA EM QUESTÃO A TECNOLOGIA E LEIS

 Primeiramente uma conversa com o contador, pois é com ele tiramos todas as dúvidas, observou a obrigatoriedade, verificamos os prazo, e demais assuntos.

Segundo, procuramos a empresa de Tecnologia e Sistemas, para verificar a possibilidade de adaptação, já que a empresa possui modulo para NF-e, verificamos todas as questões com a mesma, prazo para adaptação, custos, entre outros, pois é a empresa de TI que fornece a solução para NF-e. No caso dessa empresa o processo foi mais simples porque a empresa de TI que fornece o sistema de informação já era adaptado com o modulo NF-e. Porque se caso não tivesse o modulo NF-e no sistema de informação da empresa, teríamos que procurar uma empresa que ofereça o módulo NF-e e/ou ERP para que possamos ter um sistema.

Se não tem o ERP nem módulo NF-e, o SEFAZ oferece um software gratuito para emissão da NF-e, podendo ser obtido através do site da Receita, mas para qualquer software que será utilizado precisamos adquirir o Certificado Digital, que é um passo muito importante, e vital, independente de qual sistema você utilizará é a aquisição do Certificado Digital. Para isso tivemos que verificar com a empresa do sistema de informação, quais Certificados são compatíveis e o mais aconselháveis para cada aplicação.

Os funcionários responsáveis pelo setor passaram por treinamento com a empresa especializada.

Como a empresa teve que passar por várias mudanças, adaptações e tiveram ajuda de todos os profissionais relacionados com a mudança, conseguiram concluir a adaptação corretamente. Hoje a empresa já está cumprindo sua obrigação com a sociedade e com o governo, emitindo as notas NF-e e também já estão dando entrada nas NF-e recebidas pelos fornecedores, atualmente na empresa foram separados dois funcionários responsáveis pelo serviço tanto na entrada como na saída das NF-e.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Atualmente o uso da tecnologia da informação nas empresas tem aumentado de forma acentuada e isso tem modificado a forma a qual é realizado os serviços e atividades da empresa, facilitando a comunicação entre maquinas e pessoas.

A maioria das empresas não utiliza soluções ERP por se preocupar com os valores gastos. O que não levam em considerações é a eficiência de tal implementação.

O presente trabalho mostra como a empresa conseguiu alcançar um alto nível de eficiência a partir da adoção de soluções ERP.

É notório que a maior integração entre as informações da empresa com o governo do estado possa gerar maior agilidade nas informações geradas para apuração de impostos, controle do estoque, das vendas, das compras até mesmo em questão de fraudes.

REFERÊNCIAS

[1] BALBÉ, M. Gerenciando a tecnologia da informação nos negócios. Abr. 2012. Disponível em: <http://www.oficinadanet.com.br/artigo/gerencia/gerenciando_a_tecnologia_da_informacao_nos_negocios>. Acesso em: 07 novembro 2012.

 [2] ALBANO S.C. Problemas e ações inerentes à adoção da tecnologia de informação: Um estudo em Cooperativas Agropecuárias. Porto Alegre. Mar. 2000. Disponível em:<http://www.ea.ufrgs.br/professores/hfreitas/files/orientacao/mestrado/proposta/pdf/22_mest_proposta_albano.pdf>. Acesso em: 11 Nov. 2012.

 [3] FREITAS, H.; LESCA, H. Competitividade empresarial na era da informação. São Paulo: Revista de Administração da USP, v.27, n.3, Jul./Set. 1992.

 [4] WINSERV. O que é ti?. Disponível em:< http://winserv.com.br/o-que-e-ti/>. Acesso em 26 Ago. 2012.


[1] Professor da Faculdade de Tecnologia de Ourinhos (FATEC), Av. Vitalina Marcusso, 1400 – Campus Universitário – Cep 19910-206 – Ourinhos/SP, E-mail: [email protected]

[2] Aluna do curso de Análise de Sistemas e Tecnologia da Informação – Faculdade de Tecnologia de Ourinhos (FATEC) E-mail: [email protected]


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DAYANE GOMES

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Graduanda em Análise de Sistemas e Tecnologia da Informação com habilitação em Tecnólogo em
Segurança da Informação.
FACULDADE DE TECNOLOGIA DE OURINHOS - FATEC


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