Como gerenciar responsabilidades utilizando uma ferramenta BPMS

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Em recente post abordamos a ideia de que, para ter sucesso com a implantação de uma Gestão por Processos, uma empresa precisa que sua alta direção, gestores e equipe operacional percebam a importância de manter o equilíbrio entre os três fatores envolvidos no projeto da implantação que são: tecnologia, processos e pessoas.

Conforme ressaltamos, as pessoas são de extrema importância para a execução do fluxo de trabalho desenhado na ferramenta BPM que irá estipular as atividades a serem realizadas dentro dos processos. As pessoas são as responsáveis pela manipulação da ferramenta, execução e controle das atividades que ela contempla.

Segundo Wagner Nakano Rost, experiente consultor em Gestão por Processos, um questionamento muito comum aos empresários é se os problemas enfrentados por sua empresa são reflexos da não conformidade nos processos por ela desenhados ou se no papel das pessoas que executam esses processos. “Muitos empresários se perguntam se os problemas que enfrentam em sua empresa são por conta dos processos ou das pessoas. A resposta é clara: das pessoas. São as pessoas que definem e que estão por trás da execução dos processos”, comenta o consultor.

De acordo com Wagner, aqui no Brasil, por não termos enraizada uma cultura de responsabilidade, mas pelo contrário, temos uma cultura em que a desculpa e os subterfúgios impedem os profissionais de realizar as atividades da forma correta, os empresários acabam enfrentando maiores dificuldades com o papel e desempenho das pessoas diante da execução das atividades. “A cultura brasileira é muito diferente de outros países como, por exemplo, Japão, Alemanha e EUA, onde a cultura de responsabilidade já está enraizada nas pessoas e elas fazem as coisas da maneira que deve ser feita, pois, sabem e acreditam que aquilo é o correto. Por isso é que, aqui no Brasil, precisamos estipular um sistema que coloque as atividades e justifique sua execução”, explica.

Para o consultor a utilização de um sistema BPM pelo empresário é uma garantia de que as atividades serão executadas de forma padronizada, podendo ser monitoradas e medidas de forma transparente para o alcance do resultado esperado. “Se você tem as atividades dentro de sua empresa definidas, mas as pessoas não as executam da forma correta, cada uma faz de um jeito, sua primeira atitude é fornecer orientação e treinamento para a capacitação dessas pessoas e padronizar a execução dessas atividades. E, se você não tem um padrão, não terá como medir indicadores e seus resultados serão diferentes daqueles que esperava atingir”, ressalta.

A falta de uma ferramenta que padronize as atividades dificulta o trabalho do gestor da empresa, uma vez que, na impossibilidade de acompanhar o operacional e estratégico ao mesmo tempo, este acaba optando por centrar seu foco na produtividade (operacional), pois acredita que seu lucro vem de lá. Perdido e sem saber o que acompanhar o gestor comete o erro clássico de não agir proativamente, ele não evita que o erro aconteça, mas trabalha para corrigir o erro. “Por isso a importância do BPMS como sistema capaz de controlar as pessoas dentro dos processos, fazendo com que estes processos sejam executados da maneira que a empresa precisa”, afirma Wagner.

O uso do BPMS pode agregar diversos benefícios às empresas e às pessoas que nela trabalham, pois mesmo com tarefas rotineiras que se repetem todos os dias, as empresas se deparam com tarefas atípicas que não fazem parte da rotina, mas da mesma forma precisam ser lembradas e desempenhadas com sucesso. “A coisa mais complicada para o ser humano é lembrar-se de suas responsabilidades. Dessa forma, se ele tem um sistema que o lembre delas, ele irá executá-las da melhor forma possível, pois pode concentrar sua atenção e esforços em realizar o que precisa ser feito, sem ter que se preocupar em lembrar o que deve ser feito. Isso significa otimização do tempo, melhor qualidade no serviço prestado, além de melhoria em ganhos produtivos e reconhecimento pelo trabalho executado”, adiciona o consultor.

E as vantagens não acabam aí. Além de otimizar o tempo de execução das atividades, o BPMS permite que os profissionais envolvidos com os processos sejam treinados dentro do próprio sistema, sem que sejam necessários treinamentos externos. “O BPMS é autoexplicativo, por isso as empresas podem capacitar e treinar os profissionais em outros aspectos e áreas e desenvolver neles novas habilidades. Assim teremos pessoas evoluindo como profissionais, estando mais preparados e capacitados e, consequentemente, estamos trabalhando na melhoria contínua dos processos”, adiciona Wagner.

Para a implantação de um sistema BPM, é interessante que as empresas contem com o auxílio de uma consultoria, para observar e entender os processos sem os vícios dos colaboradores/funcionários. “Quando uma empresa percebe inconformidades em seus processos, ela precisa da ajuda de uma consultoria. Esta consultoria irá observar de fora os processos, identificar os gargalos, desenvolver melhorias e ajustes necessários, reduzir falhas e rusgas entre setores, trabalhar para que, de um modo geral, todos os envolvidos possam desenvolver tranquilamente um projeto de melhoria desses processos, que nada mais são que as relações das pessoas nas atividades que desempenham. O foco da consultoria será sempre a melhoria de produtividade e resultados”, finaliza Wagner.

Fonte: Blog Supravizio BPM

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Wallace Oliveira

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Wallace Pinto de Oliveira, profissional de Tecnologia de Informação com mais de 15 anos de experiência em empresas de grande porte. Bacharel em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Viçosa e Especialista em Engenharia de Software pela PUC Minas. Especialista em BPM e diretor da empresa Venki Tecnologia, fabricante do BPMS Supravizio (www.supravizio.com).


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