Como Google Calendar pode sugerir o melhor horário para uma reunião

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Recursos auxiliares para marcação de compromissos no Google Calendar

O Google Calendar é uma ferramenta muito poderosa, no entanto, durante os treinamentos que ministro, quase sempre descubro que a maioria dos alunos nem de perto usam todo o potencial da Agenda Google.

O desconhecimento das capacidades do Google Calendar em rastrear agendas na busca do melhor horário para uma reunião ou a exibição do  Mapa de Status de cada agenda, faz com que o usuário perca um tempo precioso acessando a Agenda individual de cada um e pasme, ligue perguntando a sua disponibilidade na data do evento. É quase  o mesmo caso de alguns utilizadores de Planilha Eletrônica, que usam uma calculadora manual para ver se a planilha está funcionando ou não.

Como usar estes recursos no Google Calendar

1. Acesse o seu Google Calendar e inicie a marcação de um compromisso. Se as suas teclas de atalhos estão ativas, tecle apenas a letra “C”.

2. Forneça um título para o compromisso, informe onde ele ocorrerá, forneça uma descrição.

3. Em Adicionar Convidados, relacione quem será convidado.

No meu exemplo, estou convidando três pessoas: Lin Die Shi, Maxwell Leme e Renee Clermont. Será que todos podem comparecer neste evento “Teste” no dia 22/04/20133, iniciando 09h00 e terminando 12h00?

Recursos auxiliares para marcação de compromissos no Google Calendar

Exemplo de marcação de compromisso.

Horários sugeridos pelo Google Calendar

Uma vez que você tenha a relação dos convidados, clique no Link Horários sugeridos abaixo da lista.

1. O Google Calendar fará um rastreamento nas agendas dos convidados e exibirá no lado esquerdo uma lista de sugestões de horários onde todos, sem exceção, poderão comparecer.

2. Clique na barra de rolagem para visualizar todas as sugestões.

3. Clique na sugestão que mais lhe agradou para que ele agende a Reunião neste horário.

Recursos auxiliares para marcação de compromissos no Google Calendar

Recurso Horários sugeridos

Encontrar um horário no Google Calendar

Se você quiser ver o Mapa de todas as agendas dos convidados lado-a-lado para avaliar se todos poderão comparecer, proceda da seguinte forma:

Recursos auxiliares para marcação de compromissos no Google Calendar

Como acessar o Recurso Encontrar um horário.

1. Clique no Link Encontrar um horário.

2. O Mapa será exibido a seguir. No nosso exemplo, todos os convidados tem conflito de horário com este evento, pois seus compromissos estão sendo sobrepostos.

Recursos auxiliares para marcação de compromissos no Google Calendar

Mapa de Status das Agendas dos convidados do evento

3. Para redefinir o evento, clique em qualquer ponto do retângulo pontilhado azul e arraste para outro horário neste mesmo dia e verifique se os compromissos dos convidados não são mais sobrepostos.

Conclusão

Sabendo da existência destes recursos e sabendo usá-los de forma eficiente, com certeza você contará com a presença certa de todos os convidados.

Gostou da Dica? Se tiver alguma dúvida deixe aqui o seu comentário. Até a próxima.

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Silvio Rocha

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Especialista em Treinamento e Desenvolvimento. Google Trainer Certified. Atuou em grandes empresas do segmento de TI. Atualmente é responsável pela área de Gestão de Conhecimento na Colaborativa, uma empresa Google Partner com ênfase na Transformação da Educação utilizando tecnologia Google. Escreve no blog da Setesys sobre tecnologia, soluções corporativas, novidades da Google e Google Apps. Um dos membros do Google Business Group São Paulo e criador do Portal de EAD - Instituto Google Apps.


2 Comentários

Marcelo
2

E no caminho inverso é possível?
Por exemplo: Como faço para impedir que as pessoas me convoquem para uma reunião em um mesmo dia e horário a qual outra pessoa já convocou?

É possível convocar uma mesma pessoa para duas ou mais reuniões distintas em um mesmo dia e horário.

Tem como impedir isso?

Obrigado.

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