Gerenciamento dos Stakeholders, uma arte

AGRADEÇA AO AUTOR COMPARTILHE!

Gerenciar as necessidades e expectativas dos stakeholders do nosso projeto é um tema tão delicado, que o próprio PMI criou uma nova área de conhecimento no PMBOK voltada só para eles.

Stakeholders = toda e qualquer pessoa, entidade ou grupo que pode influenciar ou ser influenciado pelo nosso projeto de forma positiva ou negativa.

gerenciamento-stakeholder-alvo-publico

Falando um pouco sobre os processos criados na 5a edição do PMBOK:

1) Identificar os Stakeholders – Processo feito na fase inicial do projeto, é a uma das maiores causas de fracasso nos projetos quando não feito corretamente. É onde digo que o gerente de projetos deve ser um “polvo” e trazer para junto de seu projeto cada uma das pessoas da matriz abaixo.

Stakeholder Analysis

  • Stakeholders de alto poder e alto interesse – Possivelmente o patrocinador do seu projeto! Envolva-o desde o início e o mantenha por perto e muito bem satisfeito durante o seu projeto.
  • Stakeholders de alto poder e baixo interesse – Aquela famosa pessoa que não se manifesta durante todo o projeto até o momento em que é solicitado o OK dela com relação a implantação do projeto. Geralmente ela diz: “Não fui envolvido”, “Isso envolve minha área e não posso dar o meu aceite”. Você já passou por isso em seu projeto? Se sim, numa próxima vez identifique logo no começo este stakeholder e mantenha comunicação constante com ele. Lembrando outro artigo que publiquei, use a comunicação verbal em primeiro lugar e não o famoso e-mail. 
  • Stakeholders de baixo poder e alto interesse – Possivelmente o usuário final do seu projeto! Se for uma pessoa crítica, não parceira ou se simplesmente seu projeto não entregar VALORvocê perderá de uma só vez a confiança deste stakeholder e possivelmente do chefe dele (alto interesse e alto poder).
  • Stakeholders de baixo poder e baixo interesse – A menor das preocupações. Basta manter este stakeholder informado através de um relatório quinzenal ou semanal.

2) Planejar o gerenciamento dos Stakeholders – Uma vez identificados os stakeholders e sua posição dentro da matriz de poder vs. interesse, elaborar uma estratégia de abordagem contendo:

  • Tipo de perfil do stakeholder – Se o stakeholder se enquadra como Desinformado, Resistente, Neutro, Apoiador ou Líder.
  • Forma e periodicidade de comunicação - Entender que tipo de informação cada stakeholder quer receber, em que formato e qual a periodicidade.

3) Gerenciar o Engajamento dos Stakeholders – Este é o processo que realmente põe a prova um bom gerente de projetos! Manter todos os stakeholders do seu projeto felizes e sorridentes!

A grande sacada aqui é entender as expectativas dos stakeholders, algo subjetivo e que varia de pessoa para pessoa. Para auxiliar nesta arte vejo duas técnicas importantes para entender as necessidades dos nossos stakeholders: Comunicação transparente e Escuta ativa.

  • Comunicação transparente – sempre passar clareza e transparência aos nossos stakeholders sobre o que está sendo feito e como está sendo feito.
  • Escuta ativa – ouvir nossos stakeholders usando de empatia, captando olhares, tom de voz, postura, expressão. Capture a mensagem e a expectativa por trás dela. Lembre-se que a maior parte do tempo nos comunicamos de forma gestual.

Uma grande arte a ser citada aqui é a arte de negociação. Todo projeto tem seus momentos de conflito e é importantíssimo que o gerente de projetos seja um exímio negociador para manter o apoio dos stakeholders ao projeto.

4) Controlar o Nível de Engajamento dos Stakeholders – Processo de melhoria contínua. Estamos usando a estratégia correta com os nossos stakeholders? Surgiram novos stakeholders? Tivemos mudanças do tipo de perfil de algum stakeholder? E na grade de poder vs. interesse ?

Espero que você tenha percebido, após o exposto acima, que gerenciar os stakeholders é uma arte crítica! Trabalhe essa arte de gerenciamento e ajude seus projetos a fluírem de uma maneira melhor.

Abraços e até semana que vem

Imagem Darts arrow in the target center via Shutterstock

AGRADEÇA AO AUTOR COMPARTILHE!

Vitor Massari

Mais artigos deste autor »

Profissional com mais de 15 anos de experiência em projetos de software. Sócio-proprietário da Hiflex Consultoria, profissional PMP e agilista, acredita no equilíbrio entre as várias metodologias e frameworks voltados para gerenciamento de projetos.
Lema: "Agilista convicto sempre, agilista obcecado jamais"


3 Comentários

Edner José Lemonte
1

Caro Victor, excelente artigo ! Em gestão de projeto o mais difícil, o mais desafiador onde não há regras, dicas, metodologia ou boas práticas que possam nos dar um norte é exatamente isso que descreveu no seu artigo. Lidar com pessoas não tem regras ! Existem diversas àreas de conhecimento humano que podem nos ajudar e vamos da psicologia à filosofia… Sempre teremos este grande desafio , as Pessoas ! As boas práticas são novas e devemos evoluir na parte dos comportamental, relacionamentos, liderança e comunicação efetivas .
Abs

Edner José Lemonte

Lucas Brino Gentile Freitas
2

Excelente artigo Vitor! Sem sombra de duvidas esse é um dos assuntos que mais me fascinam na gestão de projetos.

Gestão de pessoas é uma das atividades mais complexas que nós, GP’s temos que encarar no dia-a-dia. O artigo que você fez com grande sucesso diz sobre isso e fica muito claro como devemos iniciar essa gestão.

Parabéns!

Maria Silvia M Pompeu
3

Vitor, excelentes colocações. Quanto mais se pratica a análise nas sutilezas de comportamento dos stakeholders, tanto melhor para o próprio gerente de projetos (eleva seus soft skills) e para o próprio projeto em si. Por experiência própria, não só para projetos de TI, mas para a grande maioria dos projetos cujo produto possa interferir no ponto de conforto e nas expectativas dos stakeholders. Já tive a oportunidade de vivenciar situações em que o perfil de alguns pode se alterar no decorrer do projeto, à medida em que se sentem mais confortáveis em declarar suas reais intenções, motivos e/ou adesões. Enfim, concordo plenamente: uma arte.

Deixe seu comentário

Seu endereço de e-mail não será publicado. Campos com * são obrigatórios!

Você pode usar estas tags e atributos de HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code class="" title="" data-url=""> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong> <pre class="" title="" data-url=""> <span class="" title="" data-url="">