Kanban: entendendo o processo e minimizando o caos

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Dentro das organizações, comumente programadores trabalham sobre pressão e fazem horas extras para “dar conta” da demanda existente. Contudo, muitos gestores, além de pressionar a equipe, mesmo vendo o caos, decidem contratar mais programadores para desafogar o “processo”, acreditando que mais mão de obra é igual a mais produtividade, no entanto, nem sempre essa razão (matemática) é verdadeira.

Quando a organização chega a este “nível” já não se tem controle de um todo. Os programadores ficam sobrecarregados trabalhando em várias tarefas de sistemas diferentes e ainda ganham mais tarefas que devem ser priorizadas ao longo do dia. Por este motivo, o software é construído de qualquer maneira (desde que esteja “pronto”, ou seja, visível para o cliente) e a demanda aumenta devido ao retrabalho desses “prontos”. Ainda nesta situação, os programadores mais experientes tendem a treinar os novatos, recebendo a tarefa de ensinar, em um dia, todo o “processo” e demanda da empresa. Quem é programador sabe bem do que estou falando…

O resultado dessa mistura se torna um caos, pois nem sempre a contratação de programadores é uma estratégia eficaz para “desafogar” as demandas. Talvez, nem precise de programadores, mas de testers, por exemplo.

A implementação do Kanban pode ser uma estratégia muito eficaz em organizações que estejam neste nível, pois não é preciso alterar papéis e cargos, tampouco mudar o processo (se é que existe) e nem ao menos começar do zero, ou seja, você pode começar de onde está. Na verdade, você precisa apenas de boa vontade para querer melhorar e o Kanban irá ajuda-lo.

Pare um pouco, analise e visualize seu processo. Entenda-o e comece medindo e gerenciando o fluxo, passo a passo, tendo foco no gargalo.

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Kanban, do japonês, significa cartão visual. Então, o que você precisa é visualizar o processo. Comece com o que tem, um passo por vez. Assim, seu processo começa a andar e você passa a compreendê-lo de maneira mais clara. Você aprende e evolui com ele, tomando decisões e aprimorando estratégias de acordo com o fluxo do mesmo. Seu quadro começa a ganhar novas colunas e subdivisões. A comunicação também passa a ser eficaz, pois fica fácil compreender o que está sendo feito e por quem está sendo feito, as regras existentes, etc.

Uma das regras empregadas no uso do Kanban é o WIP – Work in Progress. Ele garante que nunca se pode introduzir mais trabalho no sistema do que a capacidade do sistema em processar esse trabalho, sendo necessário finalizar o trabalho existente antes que um novo trabalho seja iniciado. Desse modo, as funcionalidades do sistema são “puxadas” com base em sua capacidade de processar o trabalho ao invés de “empurradas” com base em previsões e/ou pressão sobre demanda.

Comumente gestores “empurram” demandas para seus colaboradores muito acima do que eles podem produzir no momento. Este trabalho é feito de forma apressada e sobrecarregada, dando a falsa sensação de produtividade, porém, não há visão de um todo (especificações realmente claras, status da tarefa (iniciada, concluída, em teste)), e, sendo assim, os objetivos se perdem resultando num produto final com falhas, gerando retrabalho. Agora imagine isso num ciclo contínuo…

Voltando para o quadro, é possível compreender o fluxo do trabalho e o processo como um todo, isso ajuda na tomada de decisões estratégicas, como por exemplo, responder a pergunta: Aumentando um membro no desenvolvimento aumentaria a produtividade?

Abuse do quadro! Não há limites para ele. As limitações se restringem apenas à sua imaginação ou ao espaço na parede (se for físico).

Entretanto, o entendimento e gerenciamento eficaz são gradativos. Inicie seu Kanban no modo “basic”, com as três colunas: to do, in progress e done. E, à medida que mais se aprende com o processo, acrescente novas colunas e tome as decisões necessárias no gerenciamento.

Reinvente-se com Kanban e melhore o processo de desenvolvimento da sua empresa.

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