Reunião, use com moderação!

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Essa é uma ferramenta fabulosa, se usada corretamente. Além disso, ela é muito cara. Por isso, devemos ter muito cuidado antes de agendar uma reunião!

Calcule quanto custa a hora de cada participante (incluindo você) que deseja convocar, some tudo e veja por quanto sairia essa reunião. Você irá se surpreender!

Portanto, não é sadio nem recomendado agendar reuniões sem pauta, sem um objetivo concreto e sem saber o que se espera obter ao final da reunião.

Imagem via Shutterstock

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Uma boa prática que costumo utilizar é estruturar minhas reuniões da seguinte forma:

  • Definição do objetivo
  • Divisão dos assuntos em tópicos
  • Definição do tempo (em minutos) para cada tópico (nunca excedo o limite de 120min para realizar uma reunião)
  • Criação da agenda
  • Convocação exclusivamente das pessoas (realmente) necessárias para atingir o objetivo definido.

Posteriormente, essa agenda deve ser enviada (no mínimo com um dia de antecedência) a todos os envolvidos, destacando a importância para que todos leiam e estejam cientes dos assuntos que serão abordados.

Em seguida, no dia da reunião, imprima em uma folha A3 essa agenda e cole em um local de destaque no ambiente onde será realizada a reunião. Se possível adote dois papéis centrais para conduzir a reunião: o Facilitador e o Documentador. O primeiro será incumbido de conduzir a reunião, ser o mediador para que todos sejam ouvidos, o foco seja mantido, a agenda respeitada e o objetivo alcançado. O outro será responsável por registrar todas as informações discutidas e controlar o tempo.

Evite conversas paralelas, peça a todos para que, se possível, não atendam seus celulares durante a reunião (se for necessário, eles podem fazer isso se ausentando do local por alguns instantes). Se durante a reunião algum dos assuntos começar a ultrapassar o tempo estipulado e for identificada a necessidade de uma análise maior registre esse ponto e marque outra reunião para isso prosseguindo com os próximos tópicos.

Ao final da reunião, recapitule os pontos abordados, sumarizando as decisões adotadas para cada assunto. Identifique as pendências, seus responsáveis e o prazo para finalizar as mesmas.

Por fim, elabore e envie a ata em no máximo dois dias. Caso contrário, as pessoas terão dificuldades em lembrar tudo que foi dito para validar as informações.

Caso tenha alguma técnica que você e/ou sua equipe utilizam, deixe seu comentário abaixo! :)

Boa sorte. E boa reunião para você.

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Carolina Souza

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Especialista em Gestão de Carreira Empresarial, em Gerenciamento de Projetos [PMP] e Engenharia de Requisitos [CPRE-FL] com 14 anos de vivência no mundo corporativo, atua como consultora, palestrante e mentora nas áreas de gestão, liderança, processos operacionais e desempenho de equipes. Colunista de revista e site especializados em TI.


2 Comentários

Nathalia Ribeiro
1

Carol,
Parabéns! Seu artigo ficou muito bom, objetivo, o que falta nas reunião de hoje em dia para que tornem produtivas. Obrigada excelentes recomendações!

Abrs,
Nathy

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