Reunião, use com moderação!

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Essa é uma ferramenta fabulosa, se usada corretamente. Além disso, ela é muito cara. Por isso, devemos ter muito cuidado antes de agendar uma reunião!

Calcule quanto custa a hora de cada participante (incluindo você) que deseja convocar, some tudo e veja por quanto sairia essa reunião. Você irá se surpreender!

Portanto, não é sadio nem recomendado agendar reuniões sem pauta, sem um objetivo concreto e sem saber o que se espera obter ao final da reunião.

Imagem via Shutterstock

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Uma boa prática que costumo utilizar é estruturar minhas reuniões da seguinte forma:

  • Definição do objetivo
  • Divisão dos assuntos em tópicos
  • Definição do tempo (em minutos) para cada tópico (nunca excedo o limite de 120min para realizar uma reunião)
  • Criação da agenda
  • Convocação exclusivamente das pessoas (realmente) necessárias para atingir o objetivo definido.

Posteriormente, essa agenda deve ser enviada (no mínimo com um dia de antecedência) a todos os envolvidos, destacando a importância para que todos leiam e estejam cientes dos assuntos que serão abordados.

Em seguida, no dia da reunião, imprima em uma folha A3 essa agenda e cole em um local de destaque no ambiente onde será realizada a reunião. Se possível adote dois papéis centrais para conduzir a reunião: o Facilitador e o Documentador. O primeiro será incumbido de conduzir a reunião, ser o mediador para que todos sejam ouvidos, o foco seja mantido, a agenda respeitada e o objetivo alcançado. O outro será responsável por registrar todas as informações discutidas e controlar o tempo.

Evite conversas paralelas, peça a todos para que, se possível, não atendam seus celulares durante a reunião (se for necessário, eles podem fazer isso se ausentando do local por alguns instantes). Se durante a reunião algum dos assuntos começar a ultrapassar o tempo estipulado e for identificada a necessidade de uma análise maior registre esse ponto e marque outra reunião para isso prosseguindo com os próximos tópicos.

Ao final da reunião, recapitule os pontos abordados, sumarizando as decisões adotadas para cada assunto. Identifique as pendências, seus responsáveis e o prazo para finalizar as mesmas.

Por fim, elabore e envie a ata em no máximo dois dias. Caso contrário, as pessoas terão dificuldades em lembrar tudo que foi dito para validar as informações.

Caso tenha alguma técnica que você e/ou sua equipe utilizam, deixe seu comentário abaixo! :)

Boa sorte. E boa reunião para você.

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Carolina Souza

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Mentora de Desenvolvimento e Gestão de Carreira. Especialista em Gerenciamento de Projetos atuante há 15 anos no mundo corporativo na área de Desenvolvimento de Software. Coach formada pela Sociedade Brasileira de Coaching. Fundadora do programa Carreira em MOVIMENTO, que orienta profissionais estagnados ou insatisfeitos a recuperarem o sentido de suas carreiras e reencontrarem a felicidade em suas vidas.


2 Comentários

Nathalia Ribeiro
1

Carol,
Parabéns! Seu artigo ficou muito bom, objetivo, o que falta nas reunião de hoje em dia para que tornem produtivas. Obrigada excelentes recomendações!

Abrs,
Nathy

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