Vamos Planejar? #6: Os Processos de Gerenciamento de Escopo

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Leia também: Parte 1, Parte 2, Parte 3, Parte 4, Parte 5

O plano de gerenciamento do escopo deve ser elaborado ao lado, em compasso, com o plano de gerenciamento do projeto. Vamos precisar das orientações para gestão do escopo contidas no plano de gerenciamento do projeto para poder orientar o trabalho de planejamento.

Precisaremos também do termo de abertura do projeto e das considerações iniciais a respeito do escopo – também conhecido como “escopo preliminar” -, fatores ambientais da empresa e os ativos de processos organizacionais. Neste caso, temos nos ativos políticas e procedimentos da organização, informações históricas e base de conhecimentos de lições aprendidas de projetos anteriores.

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As técnicas a serem empregadas aqui são simples: opinião especializada e reuniões. A saída deste processo é o plano de gerenciamento do escopo em si, além do plano de gerenciamento dos requisitos caso seja entendido como um plano auxiliar ao plano de gerenciamento do escopo necessário.

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Muita Calma Nessa Hora…

Embora eu queira apresentar agora mesmo ao leitor um plano de gerenciamento de escopo modelo, é importante irmos mais adiante na compreensão de outros processos de gestão de escopo para melhor apresentar a construção do planejamento em si.

E Os Requisitos?

A coleta dos requisitos é o processo de determinar, documentar e gerenciar as necessidades e requisitos das partes interessadas a fim de atender aos objetivos do projeto. Este é um processo realizado  no início dos projetos, logo após ter identificado as partes interessadas. Identificou as partes interessadas? Colete os requisitos. Muita atenção, todavia, pois se você coletar os requisitos de forma equivocada ou relapsa, seu projeto estará fadado ao fracasso. Mas o que é requisito? É uma condição ou capacidade cuja presença em um produto, serviço ou resultado é exigida para satisfazer um contrato ou outra especificação formalmente imposta. Um requisito para o projeto pode ser uma forma de gestão, instrumento de gestão, artefato a ser gerado para controle em auditorias. Requisitos do produto são funcionalidades, aspectos de um produto, qualidade esperada e etc.

Quais São as Entradas para a Coleta dos Requisitos?

As entradas para a coleta dos requisitos e as ferramentas e técnicas são muitas, por isso é mais importante você entender o conceito do que irmos entrada por entrada e técnica por técnica. A saída do processo é um documento de requisitos, que será entrada para a declaração do escopo e posterior construção da EAP do projeto. Nos projetos de transição de serviços que eu estava gerenciando até algum tempo atrás, utilizada uma pesquisa. Contatava os clientes e entrevistava os mesmos com base na pesquisa elaborada previamente em relação as demandas a serem transicionadas para a central de serviços que eu atendia. Como você pode fazer o mesmo? Pense! Para controlar os requisitos você pode utilizar uma matriz de rastreabilidade, que é um documento que apresenta os requisitos por parte interessada, relacionamentos entre os requisitos, responsáveis e o que você julgar interessante para este controle.

Agora Monte A Declaração do Escopo!

Depois te termos coletado os requisitos, termos ouvido as partes interessadas e suas necessidades, vamos desenvolver uma descrição detalhada do projeto e do produto. Sim, do projeto também! Isso inclui todo o trabalho necessário para gerar as entregas e atender aos requisitos. A declaração do escopo também indica o que está FORA do projeto, ou seja, o tão famoso “fora do escopo”. As entradas para este processo incluem o plano de gerenciamento do escopo, o termo de abertura do projeto, documentação de requisitos e ativos de processos organizacionais. Como técnica, e talvez a principal, seja a análise de produto. Precisamos entender o produto que o projeto visa entregar e para isso temos de contar com a opinião especializada de membros do time a partir de uma análise – eu geralmente combino mais de uma técnica em um único processo.

Declaração do Escopo: A Missão Continua!

Ainda sobre a declaração do escopo, tenha em mente que nossa declaração precisa ter os seguintes elementos:

  • Descrição do escopo do produto - Características do produto a ser entregue;
  • Critérios de aceitação do produto - Processo e os critérios para que o produto a ser entregue seja aceito;
  • Entregas do projeto - Produtos validáveis e mensuráveis que serão entregues pelo projeto;
  • Exclusões do projeto - “fora do escopo”;
  • Restrições do projeto - Limites orçamentários, por exemplo; e
  • Premissas do projeto – peças, máquinas, componentes e etc.

E a criação da EAP, como funciona? Prometo que vou escrever um artigo sobre artefatos tão singulares como a EAP, mas a teoria aqui é simples. Criar a EAP é o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil. Imagine uma casa (como utilizamos em exemplos anteriores): ao invés de abordar o projeto como um todo, como “construção de casa”, vamos subdividir as entregas do projeto em grupos de pacotes, como PINTURA, TUBOS, PROJETO e etc. Note que inseri o PROJETO, porque temos que incluir na EAP o trabalho necessário para produzir as entregas, inclusive entregas do projeto.

EAP: Não É Tão Difícil

A Estrutura Analítica do Projeto deve representar todo o projeto, 100%, no que diz respeito ao escopo. Um exemplo de uma EAP em lista é:

1. Construir Casa

2. Pintura

2.1 Pintura das paredes

2.2 Pintura do telhado

3. Projeto

3.1 Gerenciamento do Escopo

(…)

A EAP ajuda muito nas atividades de construção de equipe, porque ela força a decomposição do trabalho em conjunto com a equipe. A equipe vai ajudar o gerente a montar a EAP e isso vai fortalecer o grupo e forçar os membros a assumirem responsabilidade pelos pacotes de trabalho. Posteriormente, a EAP vai dar entrada para a definição das atividades. Do pacote de trabalho “2.1 Pintura das paredes” podemos tirar atividades como “comprar tintas” e “pintar paredes de dentro”, por exemplo.

Então quer dizer que você chegou até aqui com seu plano de gerenciamento de escopo, tem os requisitos coletados, a declaração do escopo e também uma EAP construída. O que fazer agora?

Parabéns: Você Criou A Linha de Base do Escopo!

Agora você criou a linha de base do escopo! Isso mesmo: a declaração do escopo, a EAP e o dicionário da EAP, que é a descrição textual dos pacotes de trabalho, vão formar sua linha de base – e essa é a saída principal do processo construir a EAP.

Validando e Controlando o Escopo

Vamos encerrar o artigo e esta etapa de entendimento dos processos com a validação do escopo, que é o processo de formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto, e o controle do escopo. A validação é um processo de monitoramento e controle e tem como entrada o plano de gerenciamento de projeto e ainda outras, mas principalmente as entregas verificadas pelo processo controlar a qualidade. Uma vez tendo verificado as entregas, é possível validá-las com o cliente. Por meio de técnicas como inspeção o cliente ou a parte interessada pode medir, com base nos critérios de aceitação o índice de aderência e se os critérios foram atendidos. A principal saía do processo é justamente o termo de aceite, tendo por base o dicionário da EAP, assinado pelo cliente ou pelo representante do mesmo. Este documento será entrada para o processo de encerramento do projeto ou fase. Não sendo aprovada a entrega, é possível gerar uma solicitação de mudança, por exemplo.

Controlando o Escopo: A Ponte Entre Entregas E Mudanças

O processo final da área de escopo é o controle, que irá fazer a ponte entre o controle integrado de mudanças e as variações percebidas nas entregas geradas pelo gerenciamento do projeto. A ferramenta que merece destaque aqui são justamente as análises de variação, que irão permitir o mapeamento destas variações.

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