Vamos Planejar? #9: Estimar a Duração e os Recursos das Atividades

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Leia também: Parte 1, Parte 2, Parte 3, Parte 4Parte 5, Parte 6, Parte 7, Parte 8

Hoje vou falar sobre a estimativa de recursos para atividades, pois é um processo relativamente simples mas que requer cuidado. Isso porque é um processo que vai ter interface com outras áreas, como a de custos, conforme evoluímos progressivamente no planejamento do nosso projeto.

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Estimar Recursos, Riscos e A Elaboração Progressiva

Podemos iniciar a estimativa dos recursos logo após o sequenciamento das atividades. Como entrada, teremos o calendário de recursos – que mostra quando determinados recursos estarão disponíveis – e, principalmente, a lista das atividades. Com a lista das atividades temos os atributos das atividades, que vai nos ajudar MUITO a fazer uma estimativa correta. O registro de riscos é uma entrada e ao mesmo tempo é uma saída, porque conforme o trabalho de planejamento evolui e retorna a estimativa de recursos, será atualizado o registro dos riscos. Digamos que façamos a estimativa agora, depois façamos a estimativa dos custos e identifiquemos riscos em determinados recursos – retornamos a estimativa dos recursos depois de atualizados os riscos para refazer estimativas com base nos riscos encontrados, por exemplo. É cíclico e progressivo.

Quais São As Técnicas Para Este Processo?

Como técnicas para este processo, temos a análise de alternativas, opinião especializada e dados publicados de forma geral. Contudo, a técnica mais importante é a de estimativa bottom-up, que é basicamente pegar uma atividade e quebrar ela em ainda passos menores. Para cada passo identificado apontamos um recurso, o que nos ajuda a construir a projeção final da estimativa. Considero esta técnica quase uma continuação das atividades de decomposição de EAP e definição de atividades.

E Quais São As Saídas?

As saídas deste processo são interessantes: requisitos de recursos para as atividades e a EAR (Estrutura Analítica dos Recursos), que vemos também no planejamento dos recursos humanos do projeto. Com os requisitos de recursos, que são os tipos e quantidades de recursos necessários para cada atividade dos pacotes de trabalho, podemos construir a EAR. A EAR é uma estrutura visual que aponta os recursos, horas por recurso, divididos por grupo de atividades. Também é comum a atualização de documentos do projeto, conforme mencionado em parágrafos anteriores.

Atividades & Recursos Definidos: É Hora de Estimar A Duração!

Vamos iniciar o trabalho de estimativa de duração das atividades a partir do plano de gerenciamento do cronograma e as saídas dos processos anteriores, tais quais lista de atividades, atributos das atividades, requisitos de recursos das atividades, calendários de recursos, linha de base do escopo e ainda outros, como fatores ambientais e ativos de processos organizacionais. São MUITAS entradas, mas porque este é o processo que nos separa do desenvolvimento do cronograma.

Não Há Como Estimar Duração Sem Ter Estimado Recursos

Para estimar a duração das atividades, somos obrigados a ter estimado os recursos. Não temos como pensar em duração sem saber, por exemplo, quem vai fazer o que e o que precisamos em recursos não humanos para cada atividade. Uma vez tendo estimado os recursos, podemos empregar ferramentas de estimativa como a estimativa análoga, estimativa paramétrica e até mesmo a estimativa bottom-up, que já apresentei anteriormente. Aqui entra em cena também a estimativa top-down.

E as Ferramentas?

A estimativa análoga é simples, todas são. Em teoria, você compara as atividades do projeto atual com projetos anteriores. É importante que os projetos anteriores sejam semelhantes, caso contrário a analogia será quebrada! Quando falamos em top-down, estamos falando em uma entrega final de um projeto concluído e pegamos aquela informação, do prazo total, e estimamos com base neste projeto concluído mais as variações do projeto atual. Arriscado, não é?

A estimativa paramétrica é a estimativa feita por meio da utilização de parâmetros. Se temos bastante informações de projetos anteriores, e informações precisas, podemos criar parâmetros para as atividades. Podemos, por exemplo, ter um parâmetro para a construção de metro quadrado de uma empresa de construção. Sabemos quanto tempo nossos pedreiros, por exemplos, levam para construir cada metro quadrado com base na duração das atividades em projetos anteriores (que foram registradas de forma precisa e exata).

Uma técnica que não apresentei ainda é a estimativa de três pontos. Fiz assim porque queria que você desvinculasse ela das anteriores, pois iremos fazer alguns cálculos simples para chegar a estimativa que ela nos fornecesse. A estimativa PERT, de três pontos, são usadas quando existe um alto grau de incerteza envolvido em uma estimativa. As entradas para esta técnica são as estimativas: otimista, pessimista e a mais provável. Para obter o resultado final, aplicamos dois cálculos diferentes:

  • Distribuição beta: t=otimista+4(mais_provável)+pessimista/6
  • Distribuição triangular: t=otimista+mais_provável+pessimista/3

Em “otimista” e nos demais, utilize dias para o cálculo. É fácil, pode testar! :) Caso você queira uma explicação em maior detalhes, sugiro que faça um curso online de gestão de projetos. Logo teremos nosso próprio curso.

Existem mais algumas técnicas, como a análise de reservas, onde iremos criar reservas contingenciais para lidermos com os riscos que identificamos e também as reservas gerenciais, a famosa gordurinha do churrasco, para riscos que sequer conhecemos. Para tomada de decisões existem técnicas de reunião, Delphi e ainda outras.

Não Existem Fantasmas: Gerenciamento de Projetos Não É Um Mistério!

As saídas deste processo não poderiam ser mais simples: as estimativas de duração, no formato em que você julgar mais adequado tendo como base as técnicas escolhidas para as estimativas, e atualizações nos documentos do projeto.

Fico por aqui. No próximo artigo sobre tempo irei fechar a matéria e preparar o caminho para o estudo dos custos em um projeto. E você, já começou a estudar para sua certificação? Comece agora por meio do curso gratuito de gerenciamento de projetos e preparatório para a certificação CAPM clicando aqui.

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