Elaboração de um modelo ideal para um bom documento de escopo

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Muito se fala sobre qual deve ser o padrão ideal e o que deve conter um bom documento de visão. Após uma longa jornada e observação em diversas empresas, pude concluir que não existe um padrão e um modelo ideal que funcione bem para todas as empresas. Existem, sim, pontos importantes que sempre devem estar presentes nesse tipo de documento, porém, devemos estar atentos a realidade de nossa organização ou projeto.

Imagem via Shutterstock

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Cada empresa possui um nível de maturidade e uma forma diferente de elaborar seus documentos, mas pretendo listar abaixo os principais pontos que um documento de visão deve conter:

Título e subtítulo: É a porta de entrada do documento, o que mais irá chamar a atenção de quem estiver lendo. Aqui, devemos resumir em apenas algumas palavras todo o escopo do projeto. Lembre-se, é essencial que o título seja breve e objetivo.

Histórico de versão: Importante para mantermos o controle do documento. Basicamente deve conter data, versão, descrição da versão e autor.

Índice: Também ajuda a controlar e organizar o documento. Ideal que fique em uma página separada dos demais tópicos.

Introdução: Descreva nesse tópico o objetivo do projeto e a sua justificativa. Deve ser breve, ainda não é o momento de detalhar o escopo.

Partes interessadas: Aqui listamos todos os envolvidos no projeto: donos, empresas, clientes, equipes, enfim, todos que direta ou indiretamente fazem parte do projeto. Esse tópico auxilia no plano de comunicação. Importante descrever qual o papel de cada envolvido e destacar o dono do projeto.

Restrições e Premissas: Muito importante estar documentado quais as restrições e premissas assumidas por todos.

Escopo: Esse é momento em que devemos detalhar o escopo do projeto. Atente-se às regras de negócio. Caso necessário acrescente fluxos, figuras, protótipos e exemplos. Mas lembre-se, o documento de visão não é um documento técnico, deve ser voltado para o negócio e de fácil compreensão por todos. Para detalhamento técnico utilize outro padrão de documento. Deixe claro no escopo até as regras simples, pois é melhor ter a informação explícita a todos. Um boa dica é solicitar para alguém de fora do projeto ler o documento. Se esta pessoa tiver dúvidas é um bom sinal para você revisar o documento.

Entregáveis: É importante estar descrito o que será entregue ao final do projeto, liste o que se espera ao final do projeto. Esse tópico deve estar aderente ao que o cliente final necessita.

Não contemplado: Mostre também o que não faz parte do escopo, ou seja, o que não está previsto para ser entregue ao final do projeto.

Em suma, não existe “receita de bolo” para um modelo de documento de visão, mas se você seguir os pontos acima estará mais perto de ser entendido.

E não esqueça que nunca é necessário escrever textos longos, difíceis de entender e repetitivos. Faça com que o texto seja simples e objetivo, afinal a simplicidade é a complexidade resolvida.

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