A internet caiu? Continue os negócios através de um Plano de Contingência

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Continuamente, empresas e negócios ficam cada vez mais interligados e dependentes da internet para criar e ampliar negócios. A essa altura, minha pergunta é: quando ocorre uma queda no acesso à Internet sua empresa interrompe as atividades para “jogar paciência” ou continua operando “a todo vapor”?

Pois bem. Ainda que com todo avanço tecnológico, queda no acesso à Internet é algo real e muitas empresas estão despreparadas para agir sobre este problema. Colaboradores confusos, negócios não concretizados, contatos não realizados e queda de produtividade são fatores inerentes desta situação. Dependendo do nicho de negócio, alguns minutos sem comunicação podem ser decisivos para fechar/perder um grande negócio com seu cliente/fornecedor.

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As empresas de grande porte adotam uma alternativa, ou seja, uma conexão secundária de acesso à Internet. Porém, nem todo negócio (principalmente os emergentes) tem capital para tal investimento.

Por outro lado, medidas simples podem reduzir o impacto nos negócios se você se antecipar e preparar cada área da sua empresa a agir sobre a falta de internet. Para isto, basta criar um plano de contingência.

O Plano de Contingência pode ser entendido como um planejamento estratégico e preventivo, sendo uma alternativa para atuar durante os eventos que afetem atividades normais da organização.

Ao elaborar este plano, o gestor precisa ter em mente:

1- Identificar riscos e impactos:

É preciso identificar os riscos causados pela falta do acesso à Internet dentro da sua organização e de como ela impacta o teu negócio. O risco pode ser entendido como a probabilidade de um perigo acontecer. Já o impacto se define como a causa do risco, caso ele se concretize. Aqui você pode utilizar técnicas de brainstorming com sua equipe para levantar riscos e impactos. Não se preocupe com a ordem, pois esta deverá ser feita depois que a lista estiver pronta. Esta lista conterá os insumos para criar o plano de ação e agir sobre cada um dos riscos elencados.

Saída: documento contendo lista de riscos e impactos priorizados em ordem de resolução, ou seja, o que precisa resolver primeiro deve ficar no topo da lista. Este documento pode ser uma planilha de Excel. Lembre-se de fazer exclusivamente um item por linha.

2- Recursos:

Quais os recursos tenho disponíveis (ou preciso ter) para agir sobre cada impacto? Aqui você pode ter mais de uma alternativa para cada item da lista anterior. Para melhor produtividade priorize os recursos (caso exista mais de um). Lembrando que, se você não tiver nenhum recurso alternativo, precisará adquirir um. Ou, então, seu plano só será mais um documento ocupando espaço em uma gaveta.

3- Pessoas:

Quem ficará responsável para agir sobre o #risco 1. Quem agirá pelo #risco 2

Além de delegar as tarefas para os responsáveis, é preciso, também, garantir que elas tenham acesso aos meios necessários para agir sobre o problema em questão. Priorizar em ordem de execução, caso haja mais de um responsável pela solução do mesmo problema.

4- Treinamento:

Um fator muito importante é realizar o treinamento (mesmo que seja uma simulação). Este, porém, é um trabalho de aspecto cultural. Ou seja, é preciso preparar a tua equipe sobre os fatos e deixar todos os membros a par do projeto e apresentar os responsáveis por agir sobre o plano. Conscientizar sobre a importância do trabalho e os impactos negativos que poderão ser evitados.

5- Avaliar:

Chegou o momento em que foi preciso colocar o plano em prática. Houve algum desvio do plano? Faça uma nova versão e documente a nova solução: recursos, pessoas etc.

Exemplo de como elaborar seu plano:

  1. Faça um brainstorming com sua equipe para elencar riscos e impactos;
    1. reserve cerca de 40 min a uma hora.
    2. é importante evitar distrações, como celular, etc.
  2. Priorize os problemas identificados:
    1. um problema por linha;
    2. utilize uma planilha eletrônica, como o Excel, para documentar e organizar;
    3. uma ferramenta simples e muito útil para guiar este passo é a técnica 5W2H.
  3. Crie um plano de ação para cada risco gerado e defina os recursos necessários para solução do problema;
  4. Delegue um ou mais responsáveis para conduzir o plano de ação. Lembre-se de priorizar os responsáveis.
  5. Utilize o editor de texto, como o Word, para criar o documento que conterá o Plano de Contingência.
    1. crie uma introdução e defina os objetivos do documento;
    2. faça versionamento deste documento;
    3. crie um índice;
    4. depois de pronto, imprima e encaderne. Deixe-o em local acessível aos responsáveis por agir no plano de contingência;
    5. apresente o plano para toda equipe e realize treinamento.

A ferramenta PDCA pode ser muito útil em conduzir todo este processo.

Exemplo da estrutura de riscos e impactos:

#001

Contato com clientes e fornecedores

 

Risco

Dificuldade de negociar com fornecedores/clientes e fechar novos negócios.

 

Impacto

  • Perda do cliente para concorrência;
  • Impossibilidade de concretizar uma boa compra de produtos com um bom desconto e prazo com fornecedor; * é corriqueira uma situação em que o fornecedor precisa “eliminar” o estoque velho e realiza negociações com seus clientes (B2B).
 

Responsável

Fulano de Tal

 

Plano de ação

Fazer contato via telefone ou por visita.

 

Recursos

  • Lista física (ou backup) de contatos de fornecedores;
  • Lista física (ou backup) de contatos de clientes.
  • Em caso de visita, retirar dinheiro do caixa juntamente ao financeiro; guardar notas fiscais e/ou comprovantes durante a visita.
    • Carro da empresa;
    • Uber;
    • Taxi;
    • Metrô.

O exemplo acima é bem simples, porém, na quantidade de processos e sistemas conectados via internet dentro das organizações, você terá riscos e impactos bem mais complexos para descobrir e desenvolver soluções para os mesmos.

Por hoje é só. Espero que o artigo ajude você a criar um Plano de Contigência para o caso de falta de acesso à Internet na sua empresa ou empresa em que trabalha.

Caso tenha qualquer sugestão, por favor, deixe seu comentário abaixo!

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1 Comentários

Emanuel Rodrigues
1

Ótima matéria, mostra de forma simples e objetiva como elaborar um Plano de Contingência, para quem tinha dúvidas como eu, agora facilitou bastante. Obrigado por compartilhar o conhecimento Rafael. Abraço!

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