Home Office: uma nova (e inteligente) maneira de trabalhar

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Trabalhar em casa, no tão comentado “Home Office”, tornou-se uma necessidade em tempos de contenção do COVID-19 e vou aproveitar esse gancho para mostrar que esta é uma nova (e inteligente) maneira de trabalhar.

Inúmeras vezes me encontrei completamente parado por horas em meio ao caos do trânsito de São Paulo. Situações diversas como comparecer a uma reunião, buscar minha filha para passar o final de semana, ir a uma consulta médica ou, simplesmente voltar para casa. Sempre as mesmas preocupações: quanto tempo devo considerar para cumprir meus compromissos?

Antes do COVID-19

Trânsito em São Paulo

Trânsito em São Paulo

Acontece que nem sempre a tecnologia consegue prever isso. O Waze, por exemplo, consegue prever quando você deve sair para chegar na hora desejada em seu destino (ou pelo menos tenta). Mas basta que um caminhão quebre no trajeto, um problema no transporte público ocorra ou uma chuva inesperada caia para que aquela previsão de chegada não dê certo.

Então eu não compreendia a razão desse deslocamento burro diário das pessoas atravessarem a cidade para trabalhar ou para tomar decisões em uma importante reunião. Quantas vezes gastei 1,5 hora para chegar em uma reunião que durou 30 minutos e depois gastei mais 2 horas para voltar e continuar meu trabalho? Então esta reunião consumiu 4 horas do meu tempo, ou seja, metade do horário comercial ou 1/3 do meu tempo de trabalho (sim, eu normalmente trabalho 12 horas por dia). O que eu seria capaz de produzir (ser útil) nessas 3,5 horas gastas no deslocamento?

A pergunta correta seria: quantas horas eu gasto em deslocamento?

O humano é como a formiga operária

Desenho animado: Vida de inseto

Desenho animado: Vida de inseto

Estamos acostumados àquela rotina de levantar cedo, encarar a ida ao trabalho, almoçar correndo, voltar ao trabalho, encarar a volta para casa ou ida para a faculdade, enfim, não paramos para pensar na verdadeira necessidade de fazer isso, enquanto nossos relacionamentos familiares e afetivos, nossa saúde, nossa vida ficam em segundo plano. Quando algo muda nossa rotina, agimos como formigas operárias. Pânico total! Sem alguém para nos organizar, ficamos reclamando, procurando culpados e justificativas para nosso atraso. Não enxergam as folhas em nosso caminho? Greve nos transportes, chuva causando alagamentos, vias interditadas… enfim, poderia gastar o post inteiro citando exemplos de “folhas” em nossos caminhos.

É hora de pensar fora da casinha! Talvez fosse necessária esta rotina décadas atrás, mas hoje temos meios de realizar nosso trabalho de maneira mais produtiva e com qualidade de vida!

Reação à uma ameaça

Anatomia do COVID-19

Anatomia do COVID-19

Foi necessário encarar uma ameaça global para que empresas repensassem métodos de trabalho ou fechariam as portas. Infelizmente essa mudança não veio em preocupação a uma melhor qualidade de vida. Mas agora que veio, então vamos usar em nosso favor.

Nem todas as pessoas conseguem fazer seu trabalho à distância (home office), mas uma grande parte consegue. Basta um pouco de treinamento, informação, pequenas adequações e usar a tecnologia para isso. Sim, a tecnologia nos oferece uma gama de ferramentas capazes de tornar nosso trabalho completamente possível sem sair de casa ou diminuir consideravelmente a necessidade de se deslocar rotineiramente. Basta uma conexão de internet e computador para que esta mágica aconteça.

Abra sua mente

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Quanto custa trabalhar em casa, em Home Office? Talvez a pergunta seja: Quanto vale trabalhar em casa?

Certamente vale muito mais do que custa. É o que vou tentar demonstrar aqui.

Uma boa conexão com a Internet está ao alcance de todos. Você inclusive já deve ter em casa e usa para ver filmes, séries, jogar video game, conectar o smartphone para poupar seu pacote de dados, enfim, você tem o principal meio para trabalhar remotamente. Para quem não tem, qualquer cem reais compra este serviço que fica muito abaixo do que você gastaria com transporte público, fretado ou combustível.

Em seguida você deve ter um notebook e seu kit estará completo. As demais ferramentas estão à disposição na internet. Qualquer e-mail que você faça na Microsoft ou Google lhe darão 15Gb (gigabytes) de espaço na nuvem para armazenar o que você quiser, ou seja, seu trabalho estará seguro de desastres, roubos e queima do seu equipamento. Não só os seus documentos, como sua agenda, calendário, compromissos salvos na nuvem a custo ZERO.

Todo notebook tem uma webcam, então você é capaz de participar de reuniões como se estivesse presente na sala com os demais participantes. Você consegue compartilhar documentos, fazer chamadas instantâneas, ter o seu ramal da empresa tocando no seu notebook (caso isso seja importante), então adeus àqueles gigantescos call centers como se fossem campos de concentração.

Ferramentas de gestão não faltam. Você consegue criar quadro Kanban, fazer Planning Poker, gráficos BurnDown/Up, interagir com toda equipe em tempo real como se estivessem todos na mesma sala.

Uma vida conectada com responsabilidades

Talvez este seja o ponto chave para a maioria das empresas não admitirem e adotarem o trabalho remoto como padrão.

Criança quando não está acostumada com doce, se lambuza sem a fiscalização dos pais, não é mesmo? Então é uma questão de cultura. Quando o trabalho remoto é implementado completamente, muitas pessoas perdem o sentimento de obrigatoriedade ou, simplesmente, perdem o foco. Estando em casa permitem que a rotina do lar interfira na rotina do trabalho e isto acaba prejudicando a produtividade.

A resposta é simples. Treinamento, informação e dedicação. Quando as pessoas conseguirem ponderar o ganho de trabalhar em home office, consequentemente aprenderão a estabelecer uma nova rotina com disciplina e responsabilidade.

Grandes empresas de tecnologia já atuam desta maneira fora do Brasil. Espaços criados para receber profissionais eventualmente e sem o compromisso de horário. Alguns profissionais sequer usam esta estrutura e cumprem seus prazos de entrega com qualidade. Trabalham de casa, da praia, do campo, durante uma viagem e não importa onde estejam, seguem uma disciplina que atende as necessidades do empregador e propiciam uma qualidade de vida incontestável.

Como tornar o home office um padrão

Em primeiro lugar, empresas e funcionários precisam compreender que trabalhar à distância (home office) é uma questão cultural. É necessário que haja uma via de mão dupla nesta relação para que ambos possam usufruir dos benefícios.

Funcionários

Horário

Se o seu trabalho está relacionado a outras pessoas e você precisa atender, dar suporte ou acompanhar uma equipe, então é importante que siga o horário comercial e esteja disponível, respeitando sempre os intervalos de almoço e café previstos pela empresa. Não permita que a rotina do lar interfira no seu trabalho.

Caso o seu trabalho seja independente e tenha apenas compromissos de entregas dentro de prazos estabelecidos, há uma flexibilidade maior de horários mas esteja sempre disponível dentro do horário comercial ou estabelecido no contrato de trabalho entre você e a empresa.

Em ambos os casos lembre-se de que você não está de férias. Mantenha seu compromisso com a empresa e cuide da credibilidade depositada. Com o tempo, você adquire experiência para lidar com maior tranquilidade em relação aos horários e conseguirá estabelecer uma relação harmônica entre suas atividades do lar e trabalho.

Ambiente

Nada impede que você trabalhe na mesa da cozinha, na varanda ou no quarto, afinal esta é uma das vantagens do home office, mas tenha sempre um lugar reservado e adequado para estabelecer conversas e reuniões por vídeo conferência ou telefone, além de estar vestido e asseado. Não pega bem participar de uma reunião vestindo pijama, fazendo um lanchinho, crianças brincando, televisão ligada entre outras coisas que desconcentrem o foco e prejudiquem a seriedade do seu trabalho. O ideal é que projete um espaço, por menor que seja, para estes momentos. Se você colocar na ponta do lápis a economia que estará fazendo durante todo o ano trabalhando em casa, vai perceber que compensa muito fazer este investimento em um ambiente de casa.

Descanso

Um dos problemas para quem começa a trabalhar em casa é misturar horários de trabalho com horários de descanso e atividades do lar. Estabelecer horários para iniciar e parar o trabalho e, acima de tudo, respeitar seu descanso. Muitas pessoas acabam invadindo a noite trabalhando para compensar algum imprevisto ocorrido no horário comercial e isto acaba se tornando um hábito. Você precisa estar descansado para o dia seguinte e ter uma vida social saudável.

Empresas

Regras claras

A empresa deve redesenhar seus processos e fluxos de trabalho de maneira clara para atender os padrões de qualidade desejados e as necessidades do trabalho remoto. Identificar áreas, funções e pessoas que possam entregar remotamente o produto ou serviço. Estabelecer horários e identificar limites e flexibilidades de acordo com cada função, além de deixar bem claro o que a empresa espera do funcionário trabalhando remotamente.

Treinamento

Estamos falando de uma transformação cultural. A maioria das pessoas não está apta a desempenhar o trabalho remotamente. Sendo assim, faz-se necessário investir em treinamento para que os funcionários aprendam como lidar com esta nova realidade e compreendam todas as vantagens deste modelo para que zelem pela sua manutenção.

Suporte

Não basta colocar o funcionário trabalhando em casa. É importante identificar se ele têm infraestrutura compatível com o trabalho que ele irá realizar. Além disso, a empresa precisa manter um suporte remoto para esclarecer eventuais dúvidas e sanar problemas técnicos do cotidiano como se o funcionário estivesse dentro das dependências da empresa.

Adaptação

Há um prazo que a empresa deve estabelecer como aceitável para adaptação ao modelo de trabalho remoto. A sociedade evolui e não pode depender de mentes retrógradas. Após treinamento, esclarecimentos, suporte e coaching, estabeleça um prazo para que os funcionários se adaptem ao modelo. Quando nada disso funcionar então não pense duas vezes em substituir o funcionário ou fazer um remanejamento para uma área que exija o trabalho presencial.

Benefícios para a sociedade

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Vamos projetar uma sociedade que aprendeu a trabalhar remotamente. Como seria esta nova sociedade?

Empresas precisariam investir menos em infraestrutura, uma vez que a maioria dos funcionários não estariam em suas dependências. Assim, poderiam abrir mão de prédios centralizados para dar lugar a escritórios menores e distribuídos pelas regiões da cidade. Despesas com auxílio refeição e transporte também não seriam necessárias.

O transporte público ganharia fôlego com a redução de pessoas indo e vindo diariamente, permitindo que os investimentos do setor fossem voltados para a qualidade do transporte e não mais a quantidade.

O trânsito também seria drasticamente reduzido pela mesma razão dos transportes públicos, deixando as vias livres para quem realmente precisa.

Com a redução de veículos nas ruas e readequação dos transportes públicos, consequentemente a poluição ambiental seria reduzida.

O tempo, anteriormente gasto no deslocamento, seria melhor utilizado para atividades com a família, passar mais tempo com os filhos, ter cuidados com a saúde e bem-estar, melhorando significativamente a qualidade de vida das pessoas.

Melhor qualidade de vida significa melhor saúde, menos estresse, queda nos casos de depressão e, consequentemente, melhor qualidade na entrega dos serviços para as empresas. Todos ganham muito com isso.

Talvez o maior impacto ocorra nos restaurantes que dependem do movimento local no entorno das empresas. No entanto, com o atual modelo de entregas por aplicativos, os restaurantes já vêm readequando sua operação para atender esta demanda cada vez mais crescente, diminuindo o local para refeições locais e aumentando o espaço da cozinha para o preparo das refeições a serem entregues.

Conclusão

O movimento de trabalho remoto (Home Office) forçado pela pandemia do COVID-19 pode ser um importante passo para o amadurecimento da sociedade em relação a esta questão. As pessoas encontram-se no desejo de que o dia tivesse mais de 24 horas para que pudessem trabalhar, ter uma vida social, se divertir e descansar. No entanto, a resposta está em tornar o tempo gasto com o deslocamento em um tempo verdadeiramente útil e proveitoso.

Sejam OFFICELESS e levem este conceito para sua empresa, se você é empresário, ou leve para seu gestor se você é funcionário. Em todas as consultorias feitas para implantar o Agile Scrum, levo este conceito que tem sido bem recebido. Pensem nos benefícios desta nova sociedade.

Publicado originalmente em Federal Case Notes

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Andrey G Santos

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Executivo com mais de 20 anos de experiência em tecnologia e negócios, considerando desenvolvimento de sistemas, arquitetura, infraestrutura tecnológica, operações e suporte, com carreira desenvolvida em empresas dos segmentos: Atacado, Varejo, Logística, Seguros e Telecomunicações.


1 Comentários

AvatarLuis Amaral
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Minha opinião: o termo home office vem sendo usado equivocadamente por muitos a muito tempo para definir trabalhar em casa. home office (tradução do google: escritório em casa) é um espaço na sua casa (parte da sala, parte do quarto, ou outro quarto que não está sendo utilizado como dormitório) que foi transformado em escritório. O termo correto seria home working (tradução do google: trabalho em casa).

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