Organizando a Documentação Oficial da Empresa – Sugestão de Padronização

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É sempre um grande desgaste para os colaboradores conhecer os procedimentos oficiais, as regras, as politicas e até mesmo onde encontrar informações de como usar os sistemas internos (guias de usuário) da empresa.

Este artigo apresenta uma sugestão de padronização para que essa documentação possa se divulgada a todos os usuários da empresa, seja em um diretório de rede ou na Intranet da empresa (mais indicado).

CONCEITO

O Sistema Normativo é um recurso utilizado para reunir, de modo organizado, o conjunto de normas e procedimentos técnico-administrativos estabelecidos para a execução das atividades operacionais e administrativas, bem como outras informações significativas.

O sistema constitui uma fonte de referência objetiva, clara e acessível aos colaboradores, sempre que necessário, favorecendo melhor interpretação das bases ou linhas de orientação requeridas em termos de elaboração de planos de ação, execução, coordenação, controle, supervisão e avaliação das ações e decisões organizacionais.

FINALIDADE

Prover a EMPRESA de um Sistema Normativo, tendo sua origem no Regimento Interno e em políticas, diretrizes e objetivos definidos pela Administração.

ESTRUTURA E DEFINIÇÕES

1.    Sistema Normativo

Conjunto de instrumentos que visam formalizar, consolidar e divulgar os atos emanados nos diversos níveis da Administração ou entre esta e terceiros.

Compõem o Sistema Normativo: Regimento Interno, Instrumentos Normativos (Normas e Procedimentos) e  Documentos Técnicos (Guias de Usuário de sistemas).

1.1. Regulamentação Interna

Documento derivado diretamente do Estatuto Social estabelecendo as grandes competências, diretrizes e definições para o funcionamento Interno da EMPRESA.

1.2. Instrumentos Normativos

Documento que estabelece procedimentos administrativos e competências decorrentes das políticas e diretrizes definidas e aprovadas.

Os IN’s classificam-se em Política Corporativa, Norma Geral e Procedimento Operacional.

a) Política Corporativa – PC

Objetiva regulamentar políticas, diretrizes e objetivos  da EMPRESA no âmbito de competência corporativa, estabelecidas pelo Regimento Interno. Tem a finalidade de estabelecer diretrizes ou procedimentos abrangentes para toda organização.

b) Norma Geral – NG

Objetiva estabelecer as normas referentes a processos ou assuntos, de aplicação duradoura, no âmbito das atribuições de um Departamento específico, e em conformidade com as Normas Gerais.

c) Procedimento Operacional – PO

Objetiva descrever procedimentos relativos a processos ou assuntos, de aplicação técnica, no âmbito das atribuições de um assunto específico, e em conformidade com as Normas Gerais  ou de Serviço.

1.3. Documentos Técnicos

São documentos cuja função é garantir a padronização, divulgação, arquivo e histórico de informações técnicas relevantes, onde serão  descritos os passos para a execução de operações e transações de sistemas. Ex: Guias de Usuário SAP, Guia de Usuário Outlook, etc

2.   Responsabilidades e Competencias

(E) Emissão: Competência para iniciar e concluir a elaboração de determinado tipo de documento do Sistema Normativo, responsabilizando-se pelo seu conteúdo.

(A) Aprovação: Competência para dar validade a cada tipo de documento do Sistema  Normativo.

(C) Conformidade: Competência para certificar que determinado documento do Sistema Normativo está de acordo com relação à forma e que seu conteúdo não infringe outros Instrumentos do Sistema Normativo ou extrapolam definições, atribuições, competências, orientações, diretrizes e preceitos estabelecidos em instrumentos superiores.

(D) Distribuição: Responsabilidade para distribuir e divulgar os documentos do Sistema Normativo, bem como manter atualizada a relação de documentos em vigor.

(P) Publicação e Versionamento: Garantir a publicação (em Intranet ou outro local) no padrão visual estabelecido, nomenclatura e versão dos documentos.

RESPONSÁVEL

PAPEL

(E)

(A)

(C)

(D)

(P)

DIRETORIA CORPORATIVA

 

X

 

 

 

GESTORES OPERACIONAIS (COMITE)

 

X

X

 

 

KEY USERS (Designados pelos   Gestores)

X

 

 

 

 

GERENCIAS: RH; TI; PROCESSOS

 

 

X

X

X

3. DIRETRIZES

a)  Os Instrumentos Normativos, Instrumentos de Comunicação e Documentos Técnicos são objeto de Políticas Corporativas específicas, que detalham os padrões, codificações, classificações, responsabilidades, competências e critérios para emissão, aprovação, conformidade, distribuição, controle e guarda.

b)  Os Instrumentos que tratam de assuntos técnicos, deverão observar as Normas emitidas pela ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas, ou outros órgãos oficiais.

c)  Os Instrumentos Normativos e os Documentos Técnicos poderão, sempre que necessário, ser agrupados segundo interesse ou finalidade.

d) A divulgação externa de documentos publicados no Sistema Normativo só poderá ser realizada com o conhecimento e autorização prévia dos executivos da empresa.

RESULTADOS ESPERADOS

Manter a documentação organizada, padronizada e principalmente atualizada é a principal fonte para o desenvolvimento profissional dos colaboradores que gera o crescimento da qualidade dos produtos e dos serviços oferecidos pela empresa.

A qualidade e agilidade na execução das tarefas diárias fortalece a imagem da empresa no mercado e qualifica seus profissionais.

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