As palavras têm uma maneira de perder seu significado original ao longo do tempo.
Pegue a palavra “prazo”.
Ele evoca imagens de um filme antigo com um repórter cínico e fumante inveterado debruçado sobre sua máquina de escrever na calada da noite, escrevendo febrilmente sua grande história a tempo de cumprir o prazo para não enfrentar a ira de seu editor mastigador de charutos, perder seu trabalho, e deixar algum ato desprezível passar sem ser exposto e impune.
“Deadline” tinha um significado ainda mais mortal em seu uso anterior. A palavra nos vem da Guerra Civil Americana, onde os campos de prisioneiros de guerra tinham “limites de tempo” que, se ultrapassados pelos prisioneiros, resultariam em serem baleados e mortos. Prazos eram realmente um negócio sério.
Em um nível mais mundano, em uma das minhas startups, quando nossa empresa de embalagens perdia um prazo de entrega, pagava caro.
Quem se importa se um monte de caixas é entregue um pouco tarde, pode-se pensar. Às vezes importava muito.
A falta de materiais de embalagem pode interromper uma linha de produção, causar danos aos produtos, fazer com que nossos clientes percam as entregas a seus clientes e, como resultado, os percam. Prazos de entrega eram levados a sério porque eram sérios — perdê-los era inaceitável.
Seus prazos são alvos difusos?
Hoje, os prazos mantiveram seu significado mortalmente sério em muitas empresas, com certeza, mas certamente não em todas elas. Em algumas organizações, quando um prazo não é cumprido, ninguém é responsabilizado; em vez disso, nada acontece. E, é claro, essa ausência de consequências diz aos funcionários, em termos inequívocos, que os prazos são metas imprecisas – metas e aspirações, em vez de entregas do tipo “faça ou morra”.
Eu odiaria ser cliente de uma empresa como essa. Você não? A indiferença aos prazos nunca pode se esconder dentro das paredes da empresa. Mais cedo ou mais tarde, os clientes percebem uma atitude indiferente e mudam seus negócios para outro lugar. Quer comprem caixas, aviões, serviços jurídicos ou gomas de mascar, todo cliente deseja uma coisa: um fornecedor disposto a mover montanhas para realizar o trabalho.
Seus prazos são padrões duplos?
Um problema tão ruim quanto (talvez pior) é uma empresa que não tem responsabilidade por seus próprios prazos, mas coloca os pés do fornecedor no fogo por todo e qualquer prazo não cumprido. Essa situação por exemplo, ocorre com frequência infeliz no negócio de design de sites ou uma software house. Se a empresa de design ou desenvolvimento, perde um marco por um dia, tenha certeza de a as facas dos clientes estão bem afiadas e os seus chicotes preparados; mas, se o cliente perde um marco por um mês, é um mero encolher de ombros.
Um padrão duplo como esse, além de adicionar custos e ineficiência a qualquer empreendimento, pode arruinar totalmente a reputação de uma empresa e sua capacidade de atrair novos fornecedores – e nesta era de mídia social e análises online, fornecedores frustrados podem compartilhar suas experiências negativas publicamente com a maior facilidade, permitindo que clientes e prospects saibam tudo sobre eles.
Restaurando a integridade do prazo
Se um prazo é uma piada, não demorará muito para que as vendas e os gráficos de lucro sejam uma linha reta. Como surge esta situação e como pode ser remediada?
Uma cultura focada no funcionário está atrapalhando?
Pequenas e grandes empresas estão se esforçando para atrair e acomodar funcionários talentosos, fornecendo uma rica cafeteria de benefícios e regalias.
Tudo bem, a menos que interfira ou prejudique a disciplina e a responsabilidade.
O desafio é conciliar ser um bom lugar para se trabalhar com ser uma empresa que exige resultados. Se a liderança e a gestão priorizarem ser amigos dos funcionários em vez de serem líderes e gerentes, a empresa ficará muito desleixada.
A defesa social está atrapalhando?
Uma tendência preocupante nos negócios é a politização das políticas e prioridades da empresa. Algumas empresas levaram as coisas a tal extremo que parecem mais interessadas em defender uma determinada agenda social do que em cuidar dos negócios. Se isso acontecer, uma organização não pode deixar de olhar para a bola do prazo.
As ferramentas operacionais desatualizadas ou sobrecarregadas estão atrapalhando?
O problema de perda de prazos pode ser causado por uma empresa que supera o crescimento de seus softwares e sistemas de manufatura, gerenciamento de projetos, CRM, gerenciamento de estoque etc. As pequenas empresas podem cair nessa armadilha tão facilmente quanto as grandes se estiverem crescendo rapidamente ou tiverem mudado seu modelo de negócios.
Você está impondo prazos impossíveis?
Algumas empresas erram ao dizer arbitrariamente que entregarão todos os pedidos em 24 horas, enviarão todas as propostas em dois dias e assim por diante. Talvez os prazos estejam sendo perdidos simplesmente porque são impossíveis de cumprir ou, pelo menos, porque não são econômicos.
Sua indústria está puxando você para baixo?
Certas indústrias são notórias por perder prazos – chegar atrasado, não aparecer, não retornar telefonemas, não enviar propostas no prazo, etc. Se você está em uma indústria como esta, você tem sorte; você tem uma oportunidade de ouro para se destacar e capturar a maior parte dos negócios onde quer que opere.
As empresas com serviço de destaque ganham muito quando o serviço ruim é a reclamação número um do cliente.
Começando a correção
Restaurar a integridade do prazo é, no entanto, difícil e desconfortável. Exige uma visão crítica e cuidadosa de todo o negócio. Exige a mudança de prioridades e relacionamentos que as pessoas prezam, e pode exigir a implementação de mudanças organizacionais e operacionais que atrapalham a rotina de todos.
Esses requisitos são desafiadores e podem exigir a ajuda de um consultor ou a contratação de um novo gerente.
Como uma empresa começa? Bem, se você está lendo este artigo, talvez comece com você.
