Atenta às necessidades e melhorias internas dos processos que envolvem todo o ciclo de informações e que afetam diretamente os negócios, a ZipCode, empresa de TI e especializada em marketing direto, começou a seguir as regras definidas pelo PMBOK – conjunto de práticas de gerência de projetos desenvolvido pelo PMI (Project Management Institute).
Crescendo a passos largos e com mais de 850 clientes em sua cartela, a ZipCode constatou no último ano a preocupação em estipular processos que abordassem desde a entrada de um novo contrato, passando por toda a execução, até o seu encerramento. O objetivo da empresa, ao iniciar o processo de adequação interno é melhorar os trabalhos, padronizar tarefas e diminuir o prazo de entrega dos projetos.
Após analisar o cenário interno, a ZipCode passou a contar com a consultoria profissional de Arthur Marques, especialista em PMBOK-PMI e professor da Universidade Cruzeiro do Sul. O trabalho, iniciado no primeiro trimestre de 2009, tem a proposta de preparar a empresa para o PMBOK. Com o auxílio do consultor foram identificadas as áreas que seriam consideradas as linhas de frente e com mais necessidades de reformulação: Comercial, Suporte e Atendimento e Tecnologia da Informação (TI). Além de tratar os fluxos e processos destes setores, foi criado o Departamento de Projetos, incumbido de gerenciar, regrar, estabelecer Acordos de Níveis de Serviços (sigla em inglês, SLA) e quesitos de qualidade e controle sobre as entregas.
Marques explica que foi escolhida a 4ª edição do PMBOK-PMI, biblioteca com 42 processos. “Adaptamos e evoluímos as melhores práticas estabelecidas na biblioteca à realidade e estágio de maturidade empresarial da ZipCode, que tem projetos com características de curto prazo”, explica.
O foco do trabalho atuou na identificação das tarefas não formalizadas, que foram oficializadas após a estruturação. A segunda etapa de adaptação da empresa foi a criação de outra área para atuar como um PMO (escritório de projetos), que trata da seleção, controle e priorização da execução dos contratos para garantir o sucesso quanto a adequação do escopo, tempo, custos, qualidade e riscos em alinhamento com as expectativas da ZipCode e de seus clientes.
Com a empresa estruturada para seguir as regras do PMBOK está sendo possível modificar os processos de entrada e declaração preliminar de escopo dos projetos oriundos da área comercial. “Criamos novas ações de maneira a interagir com as forças produtivas da empresa (as que executam e colocam os projetos em prática)”, complementa.
“Em um processo desse porte, é preciso levar em consideração também uma mudança cultural na empresa. Isso inclui a adaptação por parte dos colaboradores que vêm adotando as boas práticas e com resultados palpáveis perante o mercado e os clientes”.
Com todas as determinações em prática, a ZipCode tem conquistado a diminuição do tempo de execução de projetos simples, tornando a empresa ainda mais competitiva no mercado, uma vez que contribui com a antecipação de entregas ao cliente com qualidade, o que possibilita a geração de uma nova percepção de valor. Outros fatores importantes foram a detecção proativa de riscos, a melhoria do grau de maturidade dos vendedores – passando da venda pontual para a venda consultiva com alto valor agregado – e o monitoramento da comunicação com os usuários, alinhando as expectativas e prevendo o resultado final.
Fonte: NB Press Comunicação