Gestão Eletrônica de Documentos (GED), por que fazer?

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Como professora de Projetos de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), tinha a pretensão de ser uma pessoa com poucos documentos guardados.  Mas a dura realidade é que eu sou uma daquelas pessoas que guardam tudo o que chama atenção em revistas e jornais. Eu tinha esse problema e até postei no site da empresa. Lógico que meu periférico preferido é o scanner, e sempre que posso estou passando por lá o material que recebo, pois posso precisar para uma aula, palestra ou na vida pessoal.

Essa forma de lidar com documentos, segundo minha advogada, é muito boa, pois eu sempre tenho muitas provas para apresentar num processo (rsrs). Mas para que eu consiga dar conta dessa papelada toda, precisei me organizar.  Mas ainda vejo muitos escritórios, empresas e famílias “sofrendo” horas para localizar um documento. Então comecei a gravar uns vídeos para ajudar quem quer ganhar produtividade e espaço no escritório.

Segundo dia

Acervo pessoal: Renata Lopes

Segundo dados da Global GED, geram-se em média 19 cópias de cada documento manuseado numa organização. E os profissionais gastam de 5 a 15% do seu tempo lendo documentos que levaram de 30 a 40% do tempo para serem localizados. Mas o pior de tudo foi saber que 7,5% de todos os documentos que deveriam estar disponíveis para consulta foram perdidos e 5% só por terem sido armazenados incorretamente.

Se pararmos para pensar no volume de documentos estruturados ou não, que circulam na internet, fica mais complicado ainda ter de lidar com eles em papel. Na época em que a agilidade para se chegar a uma informação é cultuada, imagine-se debruçado sobre um arquivo buscando essa informação em um documento em papel. Já pensou? Esse é um dos muitos benefícios do sistema de gestão eletrônico de documentos que você vai ter: redução do tempo para busca de um documento, para começar.

Então, agora vai a minha dica para quem está em casa e tem muito papel para guardar: compre um scanner, organize o que realmente precisa ficar em papel e simplifique sua vida. Busque um profissional de gestão eletrônica de documentos para te ajudar em seu escritório de casa ou na empresa. Simplifique a vida e use o tempo da busca de um documento para ganhar produtividade. Falo isso de buscar um profissional, pois em alguns casos a papelada é tanta e mal cuidada, que você vai precisar de ajuda. E de um sistema também para deixar tudo organizado.

O conceito de Paperless que prega a redução ou eliminação total do uso do papel em transações comerciais traz muitos benefícios para quem o adota. Alguns deles:

  • Redução dos custos operacionais
  • Aumento da produtividade dos empregados, menos buscas e espera por documentos
  • Maior velocidade nas respostas às demandas dos clientes
  • Ganhos de imagem e reputação da marca, devido a percepção de contribuição com a redução do impacto ambiental
  • 100% dos documentos eletrônicos são aceitos em um tribunal de justiça (Brasil)
  • Flexibilidade de trabalho remoto com acesso 24×7 dos documentos da empresa, especialmente para quem atua externamente

Lógico que uma cultura sem papel precisa passar por uma mudança de comportamento das pessoas que atuam nos processos organizacionais, mas é totalmente factível. Uma oportunidade pode ser iniciar na parte fiscal, que hoje já tem um estimulo do sistema tributário do país com a entrada da nota fiscal eletrônica, o imposto de renda, cupom fiscal eletrônico, e-social para a previdência e outros. A área de Recursos Humanos também é um excelente departamento para passar por um processo de digitalização.

As soluções estão mais simples, robustas e baratas. O valor de armazenamento digital tem caído a cada ano que passa e se comparado ao M2 pago para guardar papel. Além disso, pode começar a reduzir o volume de impressão. Para começar o projeto é muito simples e em 1 (uma) semana é possível começar a usar uma solução completa.

E no futuro evoluir o GED para o processo de gestão do conhecimento. Eu, particularmente, vejo o processo de gestão documental como uma ponta do iceberg chamado “conhecimento coletivo organizacional”. Muitas áreas da empresa geram informações e dados que precisam ser analisados e estruturados de forma a transmitir conhecimento e consequente resultado para o negócio.

Lembro que na minha primeira viagem internacional a negócios, meu gestor pediu um relatório de no mínimo 15 páginas com o que levantei de informações e das palestras. Para quem não esteve no evento, foi a oportunidade de ter as impressões captadas por mim e o conhecimento ficou na empresa, assim como todo o material de apoio que ganhei no evento, registrado no CEDOC.  Estando presente no evento ganhei um conhecimento que levo para a vida toda, mas a empresa tem também esse conhecimento que investiu para ter dentro de casa através de um profissional.

Isso serve para todas as áreas da empresa. A área comercial, por exemplo, em contato com os clientes pode obter informações importantes sobre o mercado e novas oportunidades de negócios, avaliar tendências da concorrência em abordagens e negócios. A área de TI, eu como gosto muito da parte de gestão de serviços, lembro muito dos meus preciosos cadernos, pois a medida que vou observando os problemas e solucionando, vou criando procedimentos de atendimento. Esse conhecimento quando registrado e colocado à disposição dos demais membros da equipe, fomentam novos desenvolvimentos.

Além de implantar uma cultura paperless, enxergo a implantação de um GED como a oportunidade de sistematizar um processo de apropriação da informação que pertence sim a empresa onde você atua. Afinal, ela te paga mensalmente para que você desenvolva uma atividade, sendo assim, tudo o que é gerado de informação a ela pertence.

Está lançado o desafio de implantar essa ferramenta de forma estratégica para as empresas. É um processo contínuo e progressivo, mas que revolucionará a forma como as informações são tratadas. Comece pequeno e vá alargando as fronteiras, a medida que o retorno do investimento esteja acontecendo. Segundo estudo da AIIM[i] de 2014, o retorno do investimento gira em cerca de 12 meses. Dependendo do volume, eu creio que em menos tempo você vá sentir a diferença.

[i] Association for Information and Image Management

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Renata Lopes

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Renata Valéria Lopes. Profissional com mais de 20 anos na área de Tecnologia da Informação. Graduada em Processamento de Dados, Pós-graduada em Gestão Empresarial e Gestão de Pessoas com Coaching. Leitora compulsiva, blogueira, apaixonada por redes sociais e estudante em constante desenvolvimento, acredita na cooperação, colaboração e compartilhamento do conhecimento como forma de aprendizado.


5 Comentários

André Machado
1

Infelizmente, a arcaica legislação brasileira ainda exige que mantenhamos copias impressas de certos documentos, pois apenas estas são legalmente validas. Pelo menos aqui, o escritório sem papel é apenas um mito.

Alexandre Luis VignadoAlexandre Luis Vignado
2

O problema não é a legislação. Existem tecnologias que substituem a maior parte das assinaturas e carimbos. O problema é o custo de ter algo que sirva para comprovação depois. E pior: O problema está no processo de migração. Migrar 10, 20 documentos é uma coisa. Migrar 1 milhão de contratos exige um sistema de pesquisa e localização, estrutura, etc.
E se esquecem de alguma informação? E se algum arquivo corrompe.

Migrar é caro porque quem gasta com papel sabe que o preço será pago pelas gerações futuras… logo, não vale a pena investir muito para apenas trocar o material de físico para digital. Ao menos no Brasil.

Renata rvlopes
3

Olá colegas,

A discussão é ampla e eu estou acompanhando desde de pelo menos 1993, Com a Lei que institui os processos eletrônicos, no novo código de processo civil 11.419/2006, muita coisa melhorou. O que precisa ser armazenado por definições das leis pode ter sua temporalidade controlada melhor.

Mas se consegue ter reduções significativas com GED, que não é apenas trocar o meio de armazenamento. Principalmente no tempo dos funcionários envolvidos em buscas de documentos ou em prejuízo financeiro por perda de documentos.

Cada caso é especifico, mas onde implantei posso garantir que tivemos bons resultados.

Abrs

Erivaldo Moreira dos Santos
4

Olá, Professora !!!

Excelente artigo. Parabéns !

Gostaria se a Senhora poder, comentar sobre algumas ferramentas/Softwares utilizados para digitalizar e gerenciar os documentos digitalizados e os custos. Fiz algumas pesquisa e encontrei o
Alfresco (www.alfresco.com) a Senhora conhece ? sim , qual a sua opinião em relação a essa solução ?

Sds,

SERGIO BERNARDO RODRIGUES MACHADO
5

Ola professora.

Tentei encontrar os dados apresentados da Global GED, porém não encontrei.

Estou escrevendo um artigo sobre os benefícios e os riscos a serem considerados a implementação de GED e achei interessante esses números.

Poderia informar o local aonde encontrou estes dados?

Desde já agradeço.

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