Lean IT: Reduza custos aumentando a produtividade

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O Conceito lean já é largamente utilizado por profissionais de diversos ramos de atividades e tornou-se indispensável em alguns setores, como produção de bens de consumo, hospitalar e engenharia. Porém, é um conceito pouco difundido entre os profissionais de TI.

Apesar de desconhecido no setor de TI, seu impacto pode ser estonteante. Com sua aplicação pode-se entregar uma redução de 15% a 75% dos custos e aumentar a produtividade entre 15% e 40%.

O que é Lean?

O conceito lean foi originado do sistema Toyota de produção que consiste na busca de aumentar eficiência, evitando desperdício de recursos assim como tempo de espera e produção. O framework utiliza técnicas de kanban, círculos de qualidade, garantia de qualidade de produto (QFD), entre outros.

Melhoria contínua de processos

Dentro do lean IT a frase “Test fast, fail fast, adjust fast”  não se aplica, processos devem ser formados em uma visão a longo prazo. Processos implementados de forma prematura tendem a ser onerosos, implicando gastos de recursos e tempo da organização, criando assim pontos de estrangulamento.

Processos devem ser dinâmicos. Vá e veja, acompanhe os procedimentos da organização a fim de enxergar os gargalos que impedem a performance constante das atividades. Elimine resíduos, identifique trabalhos que não adicionam valor.

Comece em áreas críticas do negócio. Áreas críticas do negócio tendem a agregar maior valor à organização e é também onde terá maior visibilidade e geração de valor ao cliente da organização.

Mudança cultural e transparência de processos

Na maioria dos casos, as mudanças de processos de uma organização são árduas. É comum ouvir “faço assim por que sempre foi assim”, principalmente quando há um elevado número de colaboradores com anos de serviço dentro da organização. É normal que haja insatisfação para uns e esperança de melhora para outros.

Cabe a organização educar os colaboradores sobre as mudanças dos processos. A falta de transparência na implantação de um procedimento implica ao não cumprimento por seus colaboradores. Processos devem ser de domínio organizacional. Lembre-se: quando os processos não são seguidos por todos os colaboradores, ainda são onerosos.

É necessário envolver todos os funcionários com o objetivo de melhorar continuamente os serviços e preservar o valor com o menor esforço possível. Documente soluções de incidentes redundantes para poupar tempo da resolução do próximo incidente. Incidentes proveem indisponibilidade de serviços e processos, além de onerar funcionários.

ROI (return of investment)

ROI, ou retorno sobre investimento, é um indicativo econômico que representa a relação entre o capital investido e seu retorno em um projeto ou ao longo de uma operação.

Monitore sempre esse indicador, as taxas de retorno podem variar muito em pequenos intervalos de tempo. Identifique quais dos seus projetos e operações estão operando com esse indicador como positivo ou negativo. Identificando onde está operando de forma negativa ou positiva é fácil identificar onde intervir.

Cuidados com a sua infra

De acordo com o Gartner, a racionalização dos custos lidera o ranking de prioridade de 54% dos CIOs e que investimentos em infraestrutura e datacenter é a principal preocupação destes executivos. A pesquisa indica também que 54% dos CIOs têm como prioridade a racionalização/otimização de custos e 32% a melhoria de processos. [1]

Identifique se sua infraestrutura atende com qualidade as requisições. Respostas lentas causadas pela baixa capacidade de hardware podem reduzir drasticamente o desempenho dos funcionários da empresa. Dimensione os ativos de TI (leve em consideração nível de uso, novos serviços, crescimento da corporação, etc). Excesso de capacidade também gera desperdícios!

Prolongue a vida útil de seus ativos. Segundo estimativas, a vida média de um servidor ou mainframe é de 3 anos, podendo-se chegar a 5 anos quando feitas as devidas manutenções [2].

Considere soluções em nuvem. Cloud computing poderá ser de boa saída, este valioso recurso deixou de ser restrito a grandes organizações e está mais acessível a pequenas e médias empresas. Identifique o TCO (Custo total de propriedade), faça projeções avaliando sempre custos diretos e indiretos para manter o equipamento funcionando, leve em consideração gastos de hardware, energia, manutenções e etc.

Tenha métricas

Métricas são muito importantes para identificar processos ineficientes. Como vamos saber se o que está sendo feito hoje na sua organização ou setor é produtivo ou improdutivo se não são feitas medições? Estabeleça-as!

Encontrar indicadores adequados é também um importante passo de medição. Antes de implementar métricas devemos levar em conta:

  • Quanta informação precisamos?
  • Como coletamos essa informação?
  • Qual motivo da coleta dessa informação?

Cuidado: Métricas devem ser aplicadas com prudência, pois quanto mais métricas, mais relatórios, mais tempo de processamento, maior o desperdício de recursos. Portanto, seja sábio ao aplicá-las, identifique métricas mais tangíveis.

Incidentes

Tenha uma TI pro ativa, não espere o incidente acontecer. Manutenções preventivas evitam indisponibilidades de hardware e software.

Não perca tempo solucionando problemas que já foram solucionados, tenha uma base de conhecimento para seus técnicos, documente os possíveis incidentes para que quando o problema venha a se repetir sua resolução seja incisiva, restabelecendo o serviço o mais rápido possível, minimizando assim o impacto negativo sobre o negócio.

Exemplos de desperdícios

  • Aplicações com respostas lentas causadas pela baixa capacidade de hardware
  • Excesso de capacidade
  • Repetição de incidentes
  • Criar funcionalidades que não serão utilizadas
  • Falta de dimensionamento de equipamentos
  • Reuniões improdutivas
  • Criação de documentações não utilizadas
  • Software comprado e não utilizados
  • Compra demasiada de ativos

Referências

  • Introdução de conceitos Lean às Tecnologias de Informação: um caso de estudo em Banca
  • Lean IT Pensamento Enxuto para construção de times de TI de Alta Performance
  • A Máquina Que Mudou o Mundo Womack, James P. / Jones, Daniel T.
  • StartUP enxuta, Ries, Eric
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Victor Hugo Formiga Martins

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Formado em Sistemas de Informações com ênfase em Gestão de TI e Pós-Graduando em Gestão de Tecnologia da Informação pela Fundação Getulio Vargas.


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