Criando regras para recebimento de emails no Outlook

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Olá, pessoal!

Gostaria, neste tutorial, de compartilhar um procedimento que se torna muito eficaz quando se trata de organização de e-mails no Outlook (neste caso, versão 2016).

É muito difícil não recebermos e-mails indesejados, seja de propagandas, e-mails com links nocivos, entre outros. 

Aqui quero demonstrar como criar regras para recebimento de e-mails tentando, pelo menos, minimizar os lixos eletrônicos que chegam na caixa de entrada.

Apesar de ser um procedimento conhecido, muitos acabam esquecendo que podemos controlar e organizar melhor os e-mails recebidos com a criação de regras.

Então vamos aos passos para criarmos uma regra em nosso Outlook.

Na guia Página Inicial do Outlook 2016, tem a opção chamada Regras. Iremos clicar nela e em seguida clicar em Criar Regra

Regras no Outlook 2016-1

Na janela de Criar Regra, tem a opção que é mais comum a ser usada que é mover o e-mail referente a aquele destinatário selecionado. Se quisermos organizar melhor os e-mails recebidos, pode-se criar regras para mover e-mails para outras pastas conforme o assunto.

Mas, como aqui o caso é outro, iremos clicar em Opções Avançadas.

Regras no Outlook 2016-2

Então abrirá um Assistente de regras, que auxiliará na criação de uma regra específica.

Aqui iremos criar uma regra para determinadas palavras que apareçam tanto no assunto como também no corpo do e-mail. Para isso, no campo da Etapa 1, que se refere as condições, iremos deixar marcada as opções “com palavras específicas no corpo” e “com palavras específicas no cabeçalho da mensagem”.

Na sequência, no campo da Etapa 2, que se refere a descrever as condições desta regra, iremos reparar que as duas opções que marcamos na Etapa 1 aparecem na Etapa 2. Então iremos clicar em “palavras específicas” referente ao corpo do e-mail. 

Regras no Outlook 2016-3

Abrirá a janela para colocarmos as palavras que estiverem contidas no corpo do e-mail. Após adicionarmos todas as palavras e clicaremos em OK. Este procedimento também deverá ser feito para as palavras específicas no cabeçalho do e-mail.

Regras no Outlook 2016-4

Iremos reparar que nos lugares que estavam escritas “palavras específicas”, ficaram escritas as palavras adicionadas para esta regra e então clicaremos em Avançar. 

Regras no Outlook 2016-5

Na janela seguinte, iremos selecionar que ação queremos que o Outlook faça com os e-mails que contiverem estas palavras. No caso, queremos excluir definitivamente, então deixaremos esta opção marcada.

Se quiséssemos mover estes emails para um pasta, encaminhar para outro e-mail ou outra opção, iria adicionar estas ações no campo referente a Etapa 2 para que especificássemos a pasta de destino, o e-mail a ser encaminhada, entre outras opções.

Como não queremos fazer nenhuma outra ação, só precisamos deixar a Etapa 2 como está e clicar em Avançar.

Regras no Outlook 2016-6

Regras no Outlook 2016-8

Para a opção de excluir definitivamente, o Outlook pede que confirmemos se é isto mesmo que queremos, então iremos clicar em Sim.

Regras no Outlook 2016-7

Na janela seguinte, existe as opções referente a Exceções. Aqui o procedimento é o mesmo que nas janelas anteriores. Por exemplo: se para esta regra queremos que não exclua as mensagens que vierem de um determinado destinatário, marcamos esta opção e na Etapa 2 selecionamos este remetente em específico.

Mas como não têm exceções e queremos que exclua todas, clicaremos direto em Avançar.

Regras no Outlook 2016-11

Para concluir a configuração, na janela seguinte colocamos o nome referente a esta regra e deixamos marcadas as opções da Etapa 2. A primeira opção desta etapa irá executar esta regra para todos os emails que já se encontram no Outlook. A segunda opção ativa a regra no momento em que finalizar a criação dela e na terceira opção, se existisse mais de uma conta de e-mail cadastrada no Outlook, ela estaria habilitada para também podermos selecioná-la e então clicaremos em Concluir.

Regras no Outlook 2016-12

Reparem na imagem abaixo, que o e-mail recebido de Luciano Gusso com o assunto de boleto para pagamento, foi excluída.

Regras no Outlook 2016-13

Se quisermos, podemos criar outras regras para organizar melhor os emails.

As regras aqui criadas só são aplicadas dentro do Outlook. Não funcionam se por acaso for checar via browser ou em outro programa. Se usar outro programa de e-mail, terá que criar regras nele.

Acho que é isso e espero ter ajudado.

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1 Comentários

Maiara
1

Excelente artigo! Exatamente o que precisava, agora sim vou organizar meus e-mails no Outlook, obrigada Luciano!

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