Desde meus primeiros artigos, tenho me preocupado por trazer algo que nos permitem melhorar-nos como profissionais em gestão de projetos, por exemplo: como gerir melhor nossos projetos, programas, portfólios, utilizar uma abordagem ágil, como trabalhar de forma sustentável, conhecimentos técnicos e habilidades humanas que utilizados de forma equilibrada e orquestrada, aumentam nossas chances de sucesso em nossos empreendimentos.
Mas trago uma questão interessante para abordar neste artigo. O resultado do projeto é sempre benéfico para a organização?
Minha resposta é não, mas para mudar minha reposta para sim, é necessário existir planejamento prévio. Isso mesmo, e não estou dizendo apenas planejamento do projeto em si, é necessário existir um planejamento em nível organizacional (estratégico, tático e operacional)
Retomando a ideia do projeto não ser benéfico, podemos imaginar que o resultado do projeto mesmo que atenda às restrições de custos, escopo, tempo, e gere benefícios as partes interessadas, este usou esforço e dinheiro da empresa que não sabemos se o mesmo está alinhado com a visão estratégica da organização frente ao mercado econômico, concorrentes e posicionamento mercadológico.
Administrar uma organização sem um planejamento é idêntico a viajar sem definir o destino. Você pode chegar a lugares interessantes e fantásticos da mesma forma que poderá chegar a lugares desagradáveis com situações embaraçosas. E mesmo que chegue a algum lugar interessante, há umm grande risco, pois existe incertezas quanto a custos entre outros. É importante destacar que qualquer administrador de empresas, seja ele o próprio empreendedor, sócio ou um administrador profissional sabe que toda empresa precisa planejar seu futuro e que este planejamento esteja disseminado na organização.
E este artigo discorre sobre este planejamento futuro divido da seguinte forma:
- Planejamento Estratégico
- Planejamento Tático
- Planejamento Operacional
Planejamento Estratégico (Longo prazo)
No planejamento estratégico é onde tudo começa, a visão do futuro da organização toma forma, levando-se em consideração os fatores ambientais externos e internos, definindo os valores, visões e a missão da empresa.
Em geral, o planejamento estratégico é de responsabilidade da alta administração da empresa. Ou seja, as decisões são tomadas pela alta direção, dono do negócio, CEO, presidente e diretores.
O importante aqui é levar em conta todos os fatores internos e externos a organização, por exemplo, o cenário econômico global e a situação do mercado em que a empresa atua. Uma excelente ferramenta nesta hora é a análise SWOT que ajuda a mapear todas as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças e fornece uma ótima base para a estruturação dos demais planos estratégicos. A organização precisa ter muito bem definido quem ela é, aonde quer chegar e o que considera mais importante no caminho.
Alguns exemplos de objetivos estratégicos:
- Aumentar a satisfação dos clientes em 20%;
- Reduzir os custos produtivos em 15%;
- Elevar o índice de capacitação dos funcionários em 30%;
- Reduzir a rotatividade de funcionários em 60%;
- Ter participação de 20% em um outro setor da economia;
Planejamento Tático (Médio prazo)
Enquanto o planejamento estratégico se refere ao todo da empresa, o planejamento tático considera um foco mais restrito. Diz respeito ao nível departamental, envolvendo, muitas vezes, apenas um processo do início ao fim.
É no planejamento tático que são criadas as metas e que se constrói o ambiente adequado para que as ações determinadas no planejamento estratégico possam se concretizar.
Tendo em vista que corresponde a um planejamento mais pontual, as ações podem ser decididas por pessoas que ocupam desde posições na alta direção como no operacional, por exemplo, membros da diretoria e gerentes.
Outro atributo que difere o planejamento tático corresponde ao tempo em que se espera resultados das iniciativas — geralmente, no prazo de 1 a 3 anos.
A partir do Planejamento Tático temos como saída os Objetivos Táticos para cada unidade específica da organização (produção, finanças, marketing e de recursos humanos). Estes objetivos devem ser criados de forma a garantir que os Objetivos Estratégicos sejam alcançados.
Alguns exemplos de Objetivos Táticos:
- Garantir que os pedidos de clientes sejam atendidos em no máximo 01 dia;
- Garantir que nenhum produto com defeito seja comercializado;
- Garantir que todos os funcionários sejam avaliados e tenham feedback ao final de cada projeto;
Planejamento Operacional (Curto prazo)
O planejamento operacional corresponde ao nível de onde partem as ações para que se alcance as metas determinadas no planejamento tático, que, por sua vez, devem estar em consonância com o planejamento estratégico.
Aqui, os envolvidos são aqueles que, de fato, executam as iniciativas que são aplicadas em curto prazo, normalmente, no período de 3 a 6 meses.
Como resultado da etapa de Planejamento Operacional geralmente obtemos Planos de Ações e Cronogramas das atividades que precisam ser desenvolvidas dentro do período de tempo que está sendo planejado. Uma ferramenta muito útil nesta etapa é o 5W2H que auxilia a empresa a montar os Planos de Ações sem esquecer nenhum detalhe importante.
Veja abaixo alguns exemplos de Objetivos Operacionais:
- Implantar um sistema de separação e rastreamento dos pedidos;
- Implantar um programa de qualidade total;
- Fechar parceria com uma universidade para capacitar os funcionários.
Na hora de pensar no Planejamento Operacional de sua organização, além das informações do 5W2H, algumas questões que podem ajudar são:
- Como fazer?
- Quem vai fazer?
- Qual o prazo esperado?
- Quais as ferramentais e recursos necessários?
- Quanto vai custar?
- Quais as alternativas?
Além disto, é essencial uma avaliação dos riscos de cada atividade planejada, bem como a definição de planos de contingência para caso um desses riscos se concretize.
Conclusão
Um planejamento estratégico não irá se concretizar se os esforços do nível tático e operacional não forem bem sucedidos, afinal, trata-se de um processo integrado.
Ou seja, não existe um nível mais importante do que o outro, todos são igualmente necessários: o estratégico para definir uma visão, o tático para se orientar por essa visão e desenvolver planos de ação mais focados, e o operacional para levar todo o planejamento para a execução.
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Grande abraço e te vejo no próximo artigo
