10 dicas para reduzir gastos na área de TI

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A necessidade de modernização nos negócios das últimas décadas tornou as empresas cada vez mais dependentes da área de TI.

Isso resultou em um aumento no investimento em TI, mas trouxe uma maior preocupação com custos para a manutenção desta área vital para as empresas atuais.

O intuito deste artigo é trazer pontos importantes a serem analisados para obter uma significativa redução destes custos a curto e médio prazo.

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1. Venda de equipamentos obsoletos e sucatas

Equipamentos obsoletos ou com custo de manutenção inviável podem ser vendidos para empresas especializadas em descarte de eletrônicos, que desmontam os mesmos para venda de partes e peças. Isso resulta na obtenção de valores que podem ser usados como parte do investimento na aquisição dos novos equipamentos.

2. Inventário de hardware e software

Saber exatamente quais equipamentos existem em uso na empresa irá auxiliar na decisão de substituição de hardwares ultrapassado. Por exemplo, substituir aquele velho computador com monitor CRT por um mais moderno trará a médio prazo redução no consumo energético.

E saber quais softwares não são mais utilizados pode resultar em economia na renovação de licenças. Por exemplo, um sistema possui 50 licenças adquiridas, mas somente 30 ativas: a redução de 20 licenças na renovação pode trazer uma redução significativa de gastos.

3. Análise criteriosa nas novas aquisições de hardware

Adquirir um novo hardware é mais complicado do que parece. Por exemplo, ao adquirir um notebook novo, é necessário observar além da quantidade de memória RAM ou do tipo de processador.

A análise deve considerar a utilização do mesmo na empresa, fabricante, valor, modelo, garantia, etc.

Economizar com marcas desconhecidas ou de baixa qualidade pode trazer sérias consequências, como vida útil limitada, indisponibilidade elevada do recurso em virtude de constantes idas à assistência técnica, etc.

Além disso, equipamentos com facilidade de manutenção tem reparo mais rápido e com custo menor. Por exemplo, se o notebook possui tampas na parte inferior para troca da pasta térmica do processador ou seu teclado é encaixado pela parte superior, sua manutenção custa bem menos que outro modelo que necessita ser desmontado por completo para estes tipos de manutenção.

4. Reparo interno de hardware

Alguns reparos são simples, mas podem ser caros quando executados em fornecedor externo. Quando a TI dispõe de recurso próprio para manutenção interna de alguns equipamentos, a economia gerada pode ser grande.

Um exemplo disso foi a manutenção de nobreaks dos computadores de usuários, que eram destinados à sucata e substituídos por novos. Após análise, foi possível sua recuperação com a troca da bateria interna ao custo de 20% do valor do equipamento novo. Fontes de notebook também passaram a ser reparadas internamente quando o defeito era apenas mau contato: o cabo custava apenas 25% do valor da fonte nova.

No meu canal no Youtube (Eletrônica do Sady) existem vários vídeos com manutenção de nobreaks, notebooks, computadores e switches que podem ser realizadas internamente nas áreas de TI.

5. Investimento em hardware novo

Equipamentos novos trazem inovações tecnológicas que podem resultar em melhor performance e economia de energia. Neste caso o valor do investimento irá trazer benefícios a médio prazo.

Além disso, quando uma empresa compra um equipamento novo, ele é contabilizado como investimento, sofre depreciação ao longo dos anos e pode ter redução de IPI se atendidos os critérios da Lei de Informática.

6. Política de economia de recursos de TI

Dependendo da arquitetura e do gerenciamento de sua rede de computadores, podem ser utilizadas GPOs (políticas de grupo) para desligar monitores ou telas após 10 minutos de inatividade por exemplo.

Além de economia de energia, isso aumenta a segurança ao não deixar acessos desbloqueados por muito tempo durante a ausência do usuário.

Se não for possível o gerenciamento automático, uma campanha de e-mail interno para conscientização dos usuários a desligarem os monitores ao se ausentarem ou a visualizar a impressão dos documentos antes de imprimir para evitar gastos com impressões descartadas.

7. Revisão de contratos de outsourcing

Muitos contratos de outsourcing trazem benefícios à área de TI e à empresa como um todo.

Por exemplo, terceirizar o serviço de impressão pode ser mais barato que adquirir e manter impressoras e suprimentos.

Mas se o contrato for válido por um longo período ou não contemplar SLAs e multas, em caso de falhas no serviço, isso pode se tornar um grande problema.

Além disso, se fala muito em serviços em nuvem para economia de hardware. Mas se a infraestrutura não está preparada, se não existe um link estável e rápido de acesso à internet com redundância, a nuvem pode ter alto custo e baixo desempenho.

8. Virtualização de servidores

Inegavelmente, a virtualização de servidores traz escalabilidade e economia à TI. Recentemente participei de um projeto que reduziu de 15 servidores físicos para 15 máquinas virtuais em apenas 3 hosts físicos. A economia de energia direta (servidores) e indireta (ar-condicionado) foi significativa, além do ganho em performance e diminuição do tempo de administração da equipe de infraestrutura em razão da concentração dos serviços em um único local (pool).

Neste outro artigo contei um pouco desta experiência.

9.Substituição de soluções pagas por soluções de código aberto

Avaliar e substituir, quando possível e adequado, soluções pagas por outras de mesma eficácia, mas com código aberto pode trazer uma redução considerável de custos com aquisição ou renovação de licenças.

Por exemplo, avaliar cuidadosamente a migração de um servidor Windows para outro na plataforma Linux ou do pacote Office para o LibreOffice ou Google Docs em algumas estações de trabalho pode, se bem avaliado, trazer bons resultados.

10. Adotar novas tecnologias em comunicação

Por anos o telefone vem sendo usado como eficiente meio de comunicação, mas isso traz custos à empresa. Migrar estruturas antigas para Voip nem sempre está acessível à todas as empresas, mas talvez seja possível adotar sistemas de troca de mensagens instantâneas e/ou videoconferências entre usuários de diferentes filiais ou entre sua empresa e seus fornecedores a fim de diminuir estes gastos.

Conclusão

Existem inúmeras formas de redução de gastos que envolvem a TI. Neste artigo a intenção foi mostrar algumas delas como ideias a partir das quais possa ser elaborado um plano de melhorias para ajudar a diminuir alguns custos.

Se você conhece outras ideias, por favor escreva nos comentários para ajudar nossos leitores.

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Vagner Cezarino

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Analista e Desenvolvedor de Sistemas com MBA em Gestão e Governança de TI.
Atuando na área de infraestrutura de TI desde 1999 e área de desenvolvimento de sistemas desde 2003


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