Você sabe o que é uma reunião de Kick-off?

AGRADEÇA AO AUTOR COMPARTILHE!

No início de um projeto, é muito importante reunir todos os participantes para definir vários assuntos referentes ao desenvolvimento e implantação do software. Logo, pode-se dizer que este é um momento de “Kick-off” do projeto.

Se você já jogou futebol nos videogames, deve se lembrar que a partida começa quando a palavra “Kick-off aparece na tela, não é? Pois bem, é nesse sentido que o conceito de Kick-off será tratado nesse artigo.

Kick-off, em inglês, significa o sinal de início de uma atividade ou evento, e é um termo bastante utilizado em várias ocasiões. Uma reunião de Kick-off na área de TI é o momento em que todos os participantes do projeto se reúnem para definir objetivos, recursos, restrições, prazos e cronogramas referente ao projeto em pauta. O evento deve ocorrer em um local separado do ambiente de trabalho para facilitar a comunicação e evitar interrupções.

reuniao-profissional-trabalho-carreira

Essa reunião normalmente tem duração de duas a três horas, dependendo da dimensão do projeto e do compartilhamento de informações para esclarecer as possíveis dúvidas dos participantes. Ao final desta reunião, finalmente dá-se o início ao desenvolvimento do projeto.

A reunião de Kick-off sempre conta com um responsável que irá conduzir o andamento de cada tópico da reunião. Para isso, é necessário que exista um documento principal composto de todas as características do projeto, de forma que todos possam acompanhar a discussão da reunião. Este documento recebe o nome de Project Charter, e deve ser visualizado em um Data Show ou uma cópia deve ser entregue a cada participante.

O Project Charter, também conhecido como Termo de Abertura do Projeto (TAP), é extremamente importante para a reunião de Kick-off. Normalmente é elaborado pelo Gestor de Projetos, que se encarrega de enunciar todos os itens relacionados ao software que será desenvolvido, desde o planejamento até a fase de implantação e treinamento.

Em linhas gerais, o Project Charter contém a especificação do projeto em geral, envolvendo principalmente os pontos:

  • Objetivo, justificativa e propósito do projeto;
  • Recursos humanos do projeto (analistas, projetistas, gestores e desenvolvedores);
  • Demais stakeholders envolvidos (usuários, gerentes e parceiros);
  • Cronograma e prazos de entrega;
  • Recursos materiais e investimentos necessários;
  • Possíveis riscos que podem ocorrer, bem como um plano de prevenção e/ou recuperação;
  • Implantação e capacitação dos usuários (equipe residente, treinamento EaD, etc.).

Como se pode perceber, este documento deve ser bem formalizado. É um artefato importante para que não haja obstáculos no andamento do projeto e não ocorra imprevistos não documentados.

Eventualmente, na reunião de Kick-off pode existir mais alguns documentos pautados para discussão. Um deles é o Work Breakdown Structure, abreviado como WBS.
Este documento, na verdade, é uma ferramenta que permite a decomposição do fluxo de trabalho em atividades específicas, na forma de um diagrama. Na prática, o WBS pode ser comparado a uma hierarquia. Quanto mais subníveis houver, maior será o detalhamento de uma atividade.

Conforme a ocasião, outros documentos ainda podem aparecer na reunião. Se o projeto de software discutido for substituir um sistema já utilizado pelo cliente, talvez seja necessário elencar um documento com as especificações de migração de dados, ou seja, a documentação para o procedimento de cópia dos dados do software atual para a base de dados do software que será desenvolvido. A migração não é uma tarefa simples, e é um pouco mais complexa quando é feita entre sistemas de bancos de dados diferentes, como PostgreSQL para Firebird, por exemplo. Além disso, geralmente a estrutura das tabelas é diferente, exigindo que vários testes sejam realizados antes da cópia definitiva.

Na reunião de Kick-off, quando finalmente todos os itens forem abordados pelo responsável, abre-se um espaço para as dúvidas dos participantes e demais esclarecimentos necessários. Neste momento também é importante propor mudanças ou melhorias nas fases do projeto. Se a sugestão for aceita, o Project Charter é atualizado pelo Gestor de Projetos, destacando a parte alterada do documento com outra fonte ou formatação. Isso facilita a visualização das alterações no documento ocorridas durante a reunião de Kick-off.

Por fim, cada participante recebe um documento chamado Roadmap. Este documento contém as tarefas destinadas ao integrante para a fase atual do projeto. Para um desenvolvedor, por exemplo, o Roadmap seriam as tarefas de implementação, contendo data de início, término e estimativa de tempo. O Roadmap permite que o colaborador se organize dentro dos prazos e siga um roteiro linear de atividades com a ciência dos superiores.

Vale ressaltar que nem todas as reuniões de Kick-off são da mesma forma. Elas podem ser diferentes conforme a cultura da empresa, tipo de projeto ou quantidade de integrantes envolvidos, mas basicamente o contexto é o mesmo.

Agradeço pela visita. Abraço!

AGRADEÇA AO AUTOR COMPARTILHE!

André Luis Celestino

Mais artigos deste autor »

Desenvolvedor de software há 7 anos e autor do blog AndreCelestino.com. Graduado em Sistemas de Informação e pós-graduado em Engenharia e Arquitetura de Software com ênfase em Desenvolvimento Ágil. Atualmente trabalha como Analista Implementador Delphi em Florianópolis.


8 Comentários

Alisson
1

Celestino, procurei saber sobre este Holdmap nos registros oficiais e não encontrei.. você poderia indicar onde encontrar templates?

André Luis Celestino Autor do Post
2

Olá, Alisson, tudo bem?

A versão inicial do artigo trazia o termo “Roadmap” ao invés de “Holdmap”, porém, alguns leitores alegaram que o emprego do termo estava incorreto, então acabei alterando para “Holdmap”.
Experimente fazer uma busca por “roadmap projeto” no Google. Acredito que você encontrará alguns modelos!

Obrigado pelo comentário! Abraço!

Herbert Lopes da Silva Filho
3

De fato, a expressão correta é “ROADMAP”, que equivale a algo como “Mapa do Percurso”.

Raul
5

André: Num pedido de vaga para Gestor de Projeto pediam conhecimento na condução de “Kick-off”. Busquei na internet a definição e achei e sua a MELHOR e mais COMPLETA. Muito Obrigado…

Eduardo Germano
7

Olá amigo, tudo bem?

Muito esclarecedor teu post. Entretanto, sugiro que altere o termo Holdmap para Roadmap. O Roadmap também pode ser chamado de agenda, roteiro, ou planejamento.

Abraços

Deixe seu comentário

Seu endereço de e-mail não será publicado. Campos com * são obrigatórios!

Você pode usar estas tags e atributos de HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code class="" title="" data-url=""> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong> <pre class="" title="" data-url=""> <span class="" title="" data-url="">