Profissionais TI - Pra quem respira informação

Olá meus amigos leitores,

Após um longo tempo atolado no trabalho (graças a Deus) e as merecidas férias, estou voltando com mais um artigo.

Recebi uma mensagem em minha página do Facebook, enviada pelo Felipe Souza, perguntando onde ele pode encontrar referências sobre gerenciamento de projetos, uma vez que “caiu de paraquedas” na área de projetos. Eu respondi o e-mail com algumas dicas e alguns livros que são muito bons para que ele tomasse conhecimento de onde estaria entrando, porém, logo que respondi o e-mail pensei em escrever um artigo sobre o assunto. Quantas pessoas como o Felipe, já não caíram de paraquedas nessa área? Portanto, o artigo de hoje é, principalmente, para as pessoas que estão ainda navegando por esse gigantesco mar aberto chamado Gerenciamento de Projetos.

Hoje vou falar sobre os famosos “Gerentes de Projetos Paraquedistas”. Ok, não são famosos e o termo é meio pitoresco, acabei de inventar, mas a ideia é justamente falar sobre gerentes de projetos que, como a gíria diz, “caíram de paraquedas” nesta área ou cargo.

Seu objetivo profissional nunca foi trabalhar como gerente de projetos. Você também não tem nenhum certificado PMI ou PRINCE2. Muito menos sabe o significado da sigla PMBOK, mas você se encontra fazendo cronogramas, gerenciando orçamentos e enviando relatórios periódicos para seus clientes e gerentes. Sinto lhe informar, mas você “caiu de paraquedas” na área de projetos. Não se assuste, pois você não é a primeira pessoa que virou um gerente de projetos acidentalmente.

À medida que as empresas vão crescendo, os trabalhos e ações a serem feitas vão ficando mais complexos, o número de atividades é tão grande que você precisa de um cronograma para acompanhar a evolução e, com isso, seu chefe ou cliente quer saber como está o andamento do seu serviço, qual o orçamento que já foi realizado e se irá faltar ou sobrar verba. Tudo isso, são pequenas atividades de um projeto. E projetos precisam ser gerenciados por alguém, com isso nascem os “gerentes de projetos paraquedistas”.

Os “gerentes de projetos paraquedistas” surgem de duas maneiras: a primeira eu acredito que se encaixa no perfil da grande maioria. São aqueles que gerenciam projetos e nem sabem disso, não pensam em si mesmo como gerente de projetos, apenas executam o que acham ideal para o trabalho funcionar. A segunda maneira são aqueles que são oficializados como gerente de projeto por conta da sua aptidão natural para gerenciar, muitas vezes, não tem conhecimento nenhum sobre técnicas ou metodologias de projetos, mas são aqueles que nasceram para gerenciar algo, por conta da sua postura e qualidades pessoais.

Agora, independente da maneira como você entrou neste mundo de projetos, posso te garantir uma coisa. Sua eficiência e qualidade de trabalhos podem ser melhoradas desde que você siga três fundamentos básicos para gerenciar projetos.

OFICIALIZE SEU PROJETO E TOME A FRENTE DELE

Gostaria de começar a primeira dica com uma pergunta. Se tudo que você entregou para o seu chefe até hoje, tem escopo definido, cronograma / tempo definido e custou um determinado valor para a empresa ou para o cliente, você trabalha com projetos. Então, por que não oficializá-lo como projeto? Oficialize seu trabalho como projeto e faça com que todos os envolvidos se importem o suficiente para ser tratado como tal. Isso facilitará sua gestão, utilizando as técnicas e metodologias necessárias. Porém, existe uma premissa que eu citei anteriormente neste artigo. Todo projeto precisa ser gerenciado por alguém. Então, seja o líder do seu projeto, assuma a responsabilidade por centralizar todas as atividades e garantir que todas elas sejam entregues com qualidade dentro do tempo esperado. Isso com certeza dará outra visão para seu cliente ou gestor.

Se você estava querendo saber por que seu trabalho é estressante e não rende, considere mudar sua abordagem. Tente, em primeiro lugar, convencer que isso é um projeto e, em seguida, admita que você está no comando de tudo, mesmo que seus colaboradores ou colegas de equipe não respondam diretamente para você – um projeto necessita de um líder.

Lembre-se que a ideia não é dar ordens e sim gerenciar. Você vai inspirar os outros a seguir o mesmo exemplo.

PENSE COMO UM GERENTE DE PROJETOS

Vou começar a segunda dica com outra pergunta. A maior parte do seu tempo é gasta no gerenciamento de pessoas e processos ou você gasta mais tempo executando atividades, por exemplo, desenvolvimento, instalação e configuração de equipamentos, etc? Se a sua resposta for a primeira opção, você precisa urgentemente mudar a forma de pensar.

Ao invés de pensar como um profissional de TI que gerencia projetos, comece a pensar como um gerente de projetos que tem uma grande experiência em TI.

Estude os métodos e técnicas de gerenciamento de projeto e escolha aquela que lhe atenderá melhor. Aplique em seus projetos os métodos que entender como confiáveis para que você aumente muito a sua eficácia e eficiência. Pessoalmente utilizo técnicas do PMI, Agile e Scrum em meus projetos, dependendo de cada escopo ou necessidade. Porém, nenhuma delas é mais eficiente que as Cinco Perguntas Mágicas de Gerenciamento de Projetos.

Ok, assumo que esse termo eu inventei, mas existem 5 perguntas que eu acredito que, se você fizer em qualquer projeto, a chance de sucesso aumentará bastante.

Seu projeto pode ser o desenvolvimento de um novo sistema ou a criação de um novo zoológico para animais com 8 cabeças. Independente do projeto você precisa saber:

• Para onde estamos indo?
• Como vamos chegar lá?
• Temos tudo o que precisamos?
• Quais problemas nós encontraremos e como vamos resolvê-los?
• Como vamos medir nosso progresso?

Se você fizer essas cinco perguntas para cada projeto que for iniciar, o sucesso será muito mais fácil de definir, medir e alcançar.

TRABALHE SUAS QUALIDADES PESSOAIS

Gerente de Projetos é uma profissão que pode ser assumida por várias formações. Existem gerente de projetos engenheiro, administrador, analista de sistemas e outras áreas. Mas qual é a verdadeira formação de um Gerente de Projetos?

Acontece que para essa pergunta existem várias respostas, pois um GP precisa ter várias habilidades interpessoais. Mas quais são essas várias habilidades? Em minha opinião existem quatro que são essências: Organização, Liderança, Comunicação e Negociador. Sem essas quatro habilidades, um gerente de projeto tem tudo para fracassar.

Sem Organização um GP não consegue gastar seu tempo corretamente. Ele gasta mais tempo procurando algum documento do que gerenciando sua equipe, isso está errado. Ele precisa economizar seu tempo para tomar decisões mais rapidamente.

Pior que não ter organização é não ter Liderança. A liderança é importante para montar uma equipe. Ter equilíbrio na execução das atividades é importantíssimo para o sucesso de um projeto.

Alguns GPs confundem ser líder com ser chefe. O chefe dá ordens, o líder inspira as pessoas, gera entusiasmo e mostra como se faz. Uma das minhas citações favoritas diz:

A diferença entre um chefe e um líder é que um chefe diz, vá! E um líder diz, vamos!

Outra habilidade importantíssima é a Comunicação. Já vi vários projetos afundarem ou darem errado por falha na comunicação. Um gerente de projeto que não sabe se comunicar é igual um piloto que não sabe pilotar, não presta. É preciso se comunicar muito claramente e ser transparente com seus stakeholders, além de saber o que falar ou não falar para cada um do projeto. Existem informações sigilosas que devem ser tratadas internamente pelo comitê do projeto.

E por ultimo e não menos importante a arte de Negociar. Acredito que se existe outra palavra que define gestão de projetos, essa palavra é negociação. Um gerente de projetos com jogo de cintura, que sabe lhe dar com as pessoas e consegue negociar seus interesses, tem 90% de chances a mais de ter sucesso. Buscar um acordo que satisfaça a todos os envolvidos, convencer as pessoas do que fazer, pedir mais prazo ou dinheiro para seu cliente, e por ai vai.

Com essas quatro habilidades, você está no caminho certo para se tornar um grande gerente de projetos.

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Fonte: www.lucasbgf.com