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Como você inicia a sua semana? Você sabe claramente dizer quais são as suas principais atividades?

Consegue destacar quais delas são urgentes, mensurar o tempo para executá-las e definir um prazo?

Bom, se a resposta tiver sido ‘não’ para algumas destas perguntas você está dentre o padrão que vejo nas grandes empresas e na maioria das pessoas no meu cotidiano.

Essa falta de planejamento gera grandes prejuízos pessoais e profissionais. Durante a correria do dia-a-dia pode até passar despercebido, porém, um pouco mais a frente, quando se acumulam as pendências, o desgaste emocional emite seus sinais, e, pronto, está estabelecido o caos emocional e prático, seja no cenário profissional ou pessoal.

Muitos justificam essa atitude alegando falta de tempo, mas, na prática, o que vejo nas consultorias é a falta de planejamento como sendo a grande causadora dessas pendências acumuladas.

Em algumas empresas onde atuei fui designada para organizar os processos de trabalho e definir um ritmo para a equipe. Essa é uma das atividades que mais gosto de realizar: desenvolver as pessoas mostrando-lhes como a habilidade de organização e a competência do planejamento podem influenciar sua carreira e vida pessoal para melhor.

No começo, muitos relutam, outros enfrentam mais dificuldades, porém, no final todos acabam incorporando o planejamento em suas pequenas tarefas diárias. E não demora muito a sentirem o reflexo disto em sua rotina, tornando-a mais estruturada, enxuta, produtiva e leve.

Neste texto, quero mostrar a vocês uma ideia de como organizar sua rotina:

Primeiro: conheça seu universo de atividades

Você não conseguirá definir suas prioridades se nem ao menos souber o que precisa fazer na semana.

Então, uma dica é escrever tudo aquilo que você sabe que precisará realizar na sua semana (tarefas do trabalho, reuniões, consultas médicas, lições do curso, trabalhos acadêmicos, provas, entrega de relatórios, telas, documentos, exercícios físicos, treinamentos, encontros com amigos, contas a pagar, reunião na escola do filho, ida ao mercado, enfim, tudo aquilo que for do seu conhecimento liste em um papel).

Segundo: destaque as urgências

Pode considerar como urgente toda a atividade que não puder ser adiada, que implicar em multas/cobranças, que tiver sido acordada com o cliente, questões de saúde, encontro com familiares ou amigos agendados com antecedência.

Naquela folha onde você listou tudo o que se lembrou de fazer na semana, circule e coloque um ‘U’ no que você tiver definido como urgente.

Terceiro: organize as prioridades

Para aquelas atividades que sobraram após a seleção do que é urgente, defina as que considerar como ALTA prioridade (pode ser aquelas que você precisa fazer o quanto antes ou que já esteja sendo postergada pela segunda vez ou aquelas que lhe daria uma grande satisfação e alegria em realizar.)

Circule-as e escreva um ALTA nestas atividades.

Quarto: defina por onde começar

No verso da folha reescreva as atividades com ‘U’ e coloque-as por ordem de execução, liste as 5 primeiras e, se for possível, coloque uma para cada dia da semana. Vá novamente separando as 5 mais urgentes (caso tenha sobrado alguma) e distribua na sequência dos dias da semana.

Minha dica: se estas atividades não tiverem horário específico e você puder escolher quando irá realizar, comece logo pelo início do dia. Assim você conseguirá iniciar a semana atacando o que é mais importante no seu planejamento e certamente se sentirá menos tenso ao longo da semana.

Quinto: Ataque o que faltou

As atividades que receberam ALTA prioridade podem ser realizadas uma de cada vez junto as Urgentes.

Dessa forma, você consegue resolver o que for urgente conciliando com as de alta prioridade sem pressão e sem desgaste emocional, mantendo sobre o seu controle a sua lista de atividade da semana. Você pode colocar as urgentes para a parte da manhã e as de alta prioridade para a tarde.

Conclusão, quando você desconhece o escopo da sua semana, não consegue controlar o que é importante e o risco de perder de vista aquilo que realmente precisa fazer aumenta substancialmente – fora o cansaço e a tensão que são provocadas por você mesmo, que irão lhe custar o seu bem-estar e a sua sensação de autorrealização. Portanto, antes de sair fazendo, pare, reflita, planeje, priorize, defina o que fará e só então comece a agir.

Algumas ferramentas que gosto de usar nesse mapeamento de atividades: mapa mental, evernote, excel, notepad, caderninho (físico mesmo, de papelaria) e post-it.

Bom planejamento.

Se restou alguma dúvida, pode me escrever, ficarei feliz em ajudar.

Sucesso!