Reunião, use com moderação!

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Essa é uma ferramenta fabulosa, se usada corretamente. Além disso, ela é muito cara. Por isso, devemos ter muito cuidado antes de agendar uma reunião!

Calcule quanto custa a hora de cada participante (incluindo você) que deseja convocar, some tudo e veja por quanto sairia essa reunião. Você irá se surpreender!

Portanto, não é sadio nem recomendado agendar reuniões sem pauta, sem um objetivo concreto e sem saber o que se espera obter ao final da reunião.

Uma boa prática que costumo utilizar é estruturar minhas reuniões da seguinte forma:

  • Definição do objetivo
  • Divisão dos assuntos em tópicos
  • Definição do tempo (em minutos) para cada tópico (nunca excedo o limite de 120min para realizar uma reunião)
  • Criação da agenda
  • Convocação exclusivamente das pessoas (realmente) necessárias para atingir o objetivo definido.

Posteriormente, essa agenda deve ser enviada (no mínimo com um dia de antecedência) a todos os envolvidos, destacando a importância para que todos leiam e estejam cientes dos assuntos que serão abordados.

Em seguida, no dia da reunião, imprima em uma folha A3 essa agenda e cole em um local de destaque no ambiente onde será realizada a reunião. Se possível adote dois papéis centrais para conduzir a reunião: o Facilitador e o Documentador. O primeiro será incumbido de conduzir a reunião, ser o mediador para que todos sejam ouvidos, o foco seja mantido, a agenda respeitada e o objetivo alcançado. O outro será responsável por registrar todas as informações discutidas e controlar o tempo.

Evite conversas paralelas, peça a todos para que, se possível, não atendam seus celulares durante a reunião (se for necessário, eles podem fazer isso se ausentando do local por alguns instantes). Se durante a reunião algum dos assuntos começar a ultrapassar o tempo estipulado e for identificada a necessidade de uma análise maior registre esse ponto e marque outra reunião para isso prosseguindo com os próximos tópicos.

Ao final da reunião, recapitule os pontos abordados, sumarizando as decisões adotadas para cada assunto. Identifique as pendências, seus responsáveis e o prazo para finalizar as mesmas.

Por fim, elabore e envie a ata em no máximo dois dias. Caso contrário, as pessoas terão dificuldades em lembrar tudo que foi dito para validar as informações.

Caso tenha alguma técnica que você e/ou sua equipe utilizam, deixe seu comentário abaixo! :)

Boa sorte. E boa reunião para você.

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Carolina Souza

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Sou formada há quase vinte anos em Tecnologia da Informação e curso o segundo ano de Psicologia (resgatando um antigo sonho).

Atuei no mundo corporativo por mais de treze anos com Gerenciamento de Projetos e Análise de Negócios em diversos segmentos como Telecomunicações, Engenharia de Óleo e Gás, Saúde, Finanças, TI dentre outros do setor público e privado.

Pautada na minha profunda experiência construída ao longo desses anos, decidi mudar de atuação focando na mentoria estratégica de carreira para profissionais insatisfeitos que buscam orientação para mudar essa situação conquistando uma carreira satisfatória e aprendendo a lidar com as adversidades naturais do caminho.

Em paralelo, construo a minha transição de carreira, desenvolvendo pesquisa científica e integrando o projeto de extensão na área de Psicologia Social na minha segunda graduação em curso.

Se quiser saber mais, acesse: www.carolinasouza.com.br ou me siga no instagram @carolsouzaprojetos


2 Comentários

AvatarNathalia Ribeiro
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Carol,
Parabéns! Seu artigo ficou muito bom, objetivo, o que falta nas reunião de hoje em dia para que tornem produtivas. Obrigada excelentes recomendações!

Abrs,
Nathy

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