Recebi um e-mail, no último artigo que escrevi sobre infraestrutura, onde fui questionado sobre como conciliar a execução de atividades de um projeto e o grande número de e-mails que precisam ser respondidos, muitas vezes em paralelo e sobre outros assuntos. Isso provavelmente acontece com todos os gerentes de projetos que gerenciam projetos e portfólios simultaneamente.
A cada ano que se passa, estamos mais conectados e completamente abitolados no mundo tecnológico. Isso resulta em uma constante comunicação com nossos clientes, fornecedores e parceiros. Eu acredito que a ferramenta de comunicação mais utilizada por um gestor de projeto é o e-mail. E a pergunta que eu recebi me fez pensar e por isso decidi explicar o assunto neste artigo.
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Quase todos já passaram pela experiência de nunca conseguir ler e responder todos os e-mails com a qualidade e clareza necessária. A cada e-mail que você escreve ou responde, chegam mais cinco e, para ajudar, o que você escreveu voltou cheio de dúvidas ou questionamentos. O que fazer para se organizar, executar todas as atividades do seu dia-a-dia e também ser bem efetivo utilizando e-mails? Uma mensagem confusa ou mal formulada pode rapidamente se tornar um caos!
As dicas a seguir podem ajudá-lo a receber uma resposta mais rápida e também evitar grandes problemas, apenas utilizando algumas boas práticas de comunicação.
Lembre-se que todos os seus e-mails são públicos
Antes de enviar seu e-mail, pense o que o diretor da sua empresa diria se recebesse este e-mail. Lembre-se que não existe privacidade nas comunicações que envolvam a Internet (comunicação eletrônica). Se você for ficar chateado ou envergonhado de algo que tenha no seu e-mail, não envie!
Lembre-se que tudo que você envia, pode a qualquer momento chegar a várias pessoas. Portanto, NUNCA, de forma alguma, envie e-mails com fofoca ou fazendo comentários que possam ter péssimas consequências para sua relação ou carreira.
Mantenha o profissionalismo
Sabe aquela aparência profissional que você mantém e acredita que seja a ideal? Você deve ter o dobro de cuidado e dedicação quando escreve um e-mail. Uma vírgula no lugar errado pode arruinar todo o trabalho conquistado. Evite gírias, palavrões e também procure sempre utilizar a pontuação apropriada, mantendo uma boa estrutura na sua frase.
Isso mostra que você é um profissional sério e confiável para se comunicar com os diversos níveis hierárquicos da sua empresa.
Respire fundo e não responda o e-mail pelo emocional
Gosto sempre de ler duas vezes ou contar até dez antes de enviar qualquer e-mail, ainda mais quando estou nervoso ou irritado com algum comentário ou acusação maldosa.
Apesar do e-mail não ser anônimo, algumas pessoas se encorajam de escrever coisas que pessoalmente jamais diriam. Se você não tem coragem de falar pessoalmente, não escreva. A distância criada pelo e-mail faz algumas pessoas serem agressiva e às vezes levam as coisas para o lado pessoal e escrevem o e-mail emocionalmente. Quando você recebe alguma “bazucada” ou bronca (principalmente quando várias pessoas estão copiadas) o primeiro desejo é responder o e-mail a altura, independente se você está certo ou errado. Porém, você pode ter certeza que a maioria das pessoas em cópia, ou até mesmo o remetente, estão aguardando ansiosamente que você retorne o e-mail no mesmo nível. Respire fundo, se concentre e envie uma resposta curta, sugerindo que seria melhor uma conversa pessoalmente ou uma reunião privada. Embora você decepcione as pessoas que aguardavam um e-mail de guerra, você estará confirmando sua capacidade de se concentrar em ações planejadas e também capacidade de trabalhar sob pressão. Também estará provando a todos que trabalha racionalmente, ao invés de emocionalmente.
E-mail não é fórum de discussão – só use e-mails emocionais quando for elogiar alguém por um trabalho bem feito, caso contrário, procure conversar pessoalmente.
Utilize o campo assunto com inteligência
Assim como você, os stakeholders do seu projeto também recebem centenas de e-mails, sobre assuntos e projetos diferentes. Ajude os envolvidos do seu projeto a priorizarem os e-mails de acordo com sua necessidade, indicando o próximo passo no assunto. Por exemplo: “Kickoff – necessário revisar até amanha” ou “Ata de Reunião – nenhuma ação necessária”. Esse tipo de estratégia, utilizando o campo assunto, ajuda muito o leitor a priorizar o que realmente é importante, principalmente para os cargos gerenciais. Não utilize essa estratégia em todos os e-mails, apenas nos importantes e também sempre direcionado a poucas pessoas. Não crie uma emergência sem necessidade.
Educação é bom em qualquer situação
Nunca se esqueça de que seus destinatários não podem ver seu rosto ou ouvir seu tom de voz. Embora alguns apreciem e-mails que vão direto ao ponto, eles também vão gostar quando você for educado. Apesar da correria do dia-a-dia e de todos estarmos ocupados com várias tarefas, não é desculpa para não incluir nas solicitações ou pedidos um “por favor” e finalizar os e-mails com “obrigado”.
Não faça seu cliente caçar informações, seja proativo
Ao invés de enviar um link para o seu cliente ou fornecedor encontrar as informações, por que não copiar e colar o trecho que interessa? É muito mais eficaz e com isso as medidas podem ser tomadas imediatamente. Com isso todos podem rapidamente responder e passar para as próximas atividades, sem perder tempo.
Refrescar a mente também é bom, ex: “No mês passado, você me pediu o gerenciamento de riscos, segue anexo o documento e abaixo algumas considerações…”.
Dê nome aos “bois”
Enviar um e-mail e definir como responsável um grupo ou área nunca funciona. Você com certeza esta aguardando a resposta de alguém, portanto, informe o nome do responsável em cada atividade.
Ao invés de informar “Enviar orçamento e forecast para validação – Responsável: Projetos” utilize “Enviar orçamento e forecast para validação – Lucas Brino G. Freitas (Projetos)”. Isso direciona a atividade e fica fácil para cobrar novamente, caso existam atrasos. Informar o nome da área pode abrir desculpas como “não sabia que era comigo”.
Todos precisam saber?
Utilize com sabedoria a opção “Responder a todos”. Todos precisam saber o que você está informando? Às vezes você coloca 20 pessoas em um e-mail, porém, apenas duas sabem do assunto. Realmente faz sentido?
Conclusão
Quando você mantém um tom educado e usa termos claros, com informações completas, com certeza você irá aumentar suas chances de uma resposta definitiva e com isso evitará confusão ou conflito durante seu projeto. Com isso, você garante que seus e-mails tenham resultados e não reações.
Não esqueça de deixar seu comentário ou sugestão.
Fontes: Project Times e lucasbgf.com
