Vamos Planejar? #11: Planejar o Gerenciamento dos Custos, Estimar os Custos e Determinar o Orçamento

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Leia também: Parte 1, Parte 2, Parte 3, Parte 4Parte 5, Parte 6, Parte 7, Parte 8Parte 9Parte 10

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Conceitos Iniciais

Obrigado por estar acompanhando a série “Vamos Planejar”. Hoje quero falar sobre custos e começo apresentando alguns conceitos importantes. Pensando em custos, temos de nos lembrar que os custos do projeto e os custos do produto são diferentes. Quando falo em custos do produto, refiro-me aos custos de operação, manutenção e descontinuação do mesmo. São custos diferentes! Temos também o custo das alternativas, que é quando abrimos mão de uma alternativa em detrimento de outra. Outro termo importante são os custos afundados, ou dinheiro já gasto e que não pode ser recuperado. Sempre que falo em custos afundados lembro do poker e que quando apostamos, temos de pensar no que está no “pote” e no que vamos ter de colocar além do que já colocamos em jogo para concorrer ao “prêmio”, por assim dizer.

Processos de Gestão dos Custos

Indo agora para os processos de gestão dos custos, temos o plano de gerenciamento dos custos, a definição das estimativas de custos, o desenvolvimento do orçamento e o controle dos custos. Vou começar pelo plano de gerenciamento dos custos e assim até o controle, que é o processo “final” desta área.

Planejando a Gestão dos Custos

O planejamento do gerenciamento dos custos tem poucas entradas, mas é importante lembrar que entre elas está o plano de gerenciamento do projeto e que neste plano temos todos os outros planos de gerenciamento do projeto (auxiliares), que podem ser bem complexos. Além de termos como entrada para o planejamento do gerenciamento dos custos o plano de gerenciamento do projeto, temos também o termo de abertura, fatores ambientais da empresa e ativos de processos organizacionais. Queremos, destas entradas, informações sobre o controle de custos, restrições financeiras, medidas, procedimentos de controle financeiros, lições aprendidas, a cultura da organização quanto à gestão de custos e assim por diante.

As Técnicas de Planejamento

As técnicas desta área não poderiam ser mais genéricas: opinião especializada, técnicas analíticas e reuniões. Precisamos contar com o apoio de gerentes funcionais, tal qual o gerente financeiro, para determinar escolhas como fontes de financiamento e procedimentos estabelecidos dentro da organização quanto ao gerenciamento dos custos. A saída deste processo é o plano de gerenciamento dos custos, que irá apresentar os níveis de exatidão, unidades de medida, associações com procedimentos organizacionais, limotes de controle, regras para medição do desempenho e a descrição dos processos de gerenciamento de custos e como serão aplicados e como se relacionarão entre si.

Depois de planejar os custos, seguimos com as estimativas do projeto entrando nas estimativas dos custos, que apresenta como principal saída uma planilha de estimativa de custos vinculadas (dependendo de quando será feito o processo) com o cronograma do projeto. Vamos estimar aqui diversos custos:

  • Custos diretos: diretamente relacionados ao trabalho do projeto, como remuneração, prêmios, pessoas, equipamentos e etc.
  • Custos indiretos: recursos não diretamente relacionados ao projeto, como por exemplo aluguel de um local e etc. Aqui eu entendo como complicada a diferenciação entre o custo direto e o indireto, então a principal dica é a mesma que o Flávio da TI Exames passa no seu curso – se o custo pode ser diretamente ligado a um pacote de trabalho, é um custo direto, caso contrário possivelmente seja indireto.
  • Custos variáveis: custos que mudam de acordo com a quantidade utilizada, como salários e materiais.
  • Custos fixos: aluguel, por exemplo. Se o custo variar de acordo com o andamento do projeto, então é variável, não é mesmo? Se você tiver de alugar mais salas durante o projeto, este custo fixo passa a ser variável.

As entradas da construção das estimativas são diversas, como o plano de gerenciamento dos custos, recursos humanos, linha de base do escopo, cronograma do projeto, registro de riscos, fatores ambientais e ativos de processos organizacionais. Preste atenção agora nas ferramentas e técnicas, pois algumas já foram utilizadas em processos anteriores e irão se repetir aqui. Sabendo que foram vistas em outros artigos, peço que você acesse os artigos sobre tempo, pois lá algumas das técnicas são vistas com maior profundidade.

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Técnicas e ferramentas de estimativa de custos:

  • Opinião especializada: buscar com partes mais experientes ajuda na tomada de decisões.
  • Estimativa análoga: utilizar dados e informações passadas para estimar custos presentes.
  • Estimativa parmétrica: utilizar parâmetros associados aos custos construídos com informações passadas de alta precisão.
  • Estimativa bottom-up: estimar nas atividades, pacotes de trabalho e contas de controle os custos, de baixo para cima.
  • Estimativa de três pontos: mesma já vista na área de tempo, mas para os custos. Inclusive, as fórmulas se repetem – estimativa pessimista, positiva e mais provável.
  • Análise de reservas: reservas contingenciais e gerenciais, onde as contingenciais são aquelas preparadas com base em riscos conhecidos e as gerenciais em riscos desconhecidos.

Vale a Pena a Não-Conformidade?

Ainda precisamos considerar os custos de conformidade versus os custos de não conformidade, relativos a qualidade, pois não estar de acordo com determinada conformidade pode custar mais caro do que uma conformidade considerada “cara”.

As Saídas do Processo de Estimar os Custos

As saídas da construção das estimativas são as próprias estimativas, apresentadas geralmente em uma planilha que conta com as atividades, duração, recursos, custos estimatos, diretos, indiretos e ainda outros custos que possam ser interessantes para a composição final do nosso próximo processo: o desenvolvimento do orçamento. É importante manter um registro das bases das estimativas, pois esta também é uma saída deste processo, e por fim atualizar os documentos do projeto relacionados as estimativas apresentadas.

Determinando o Orçamento

O último processo deste artigo é o desenvolvimento do orçamento do projeto, pois reservarei um artigo específico sobre o controle dos custos, tendo em vista que considero este o processo mais complicado em função dos diversos cálculos necessários para a correta assimilação do mesmo.

As principais entradas do processo de determinação do cronograma são: plano de gerenciamento dos custos, linha de base do escopo, estimativa de custos das atividades, bases das estimativas, cronograma do projeto, calendário dos recursos e o registro dos riscos. As técnicas e ferramentas são relativamente tranquilas, pois o trabalho duro foi feito na construção das estimativas e será ainda mais duro na etapa de controle.

Técnicas e ferramentas de determinação do orçamento:

  • Agregação de custos: agregar as estimativas de custos dos pacotes de trabalho às contas de controle e, por fim, a todo o projeto.
  • Análise de reservas: podemos agregar ao orçamento final as reservas gerenciais, junto com a linha de base do escopo – que já inclui as reservas contingenciais e as estimativas de custos anteriores a estas análises.
  • Opinião especializada: acompanhamento dos custos e do orçamento por partes que tenham domínio a respeito de pontos específicos do orçamento.
  • Relações históricas: utilizar parâmetros e opinião especializada para avaliar se o orçamento é realista, se é factível.
  • Reconciliação dos limites de recursos financeiros: nivelar os recursos da empresa com os recursos necessários para os projetos.

Saídas do Processo de Determinação do Orçamento

Depois de termos visto as técnicas, verificaremos as saídas do processo de determinação do orçamento. A linha de base de custos é o orçamento no término já alinhado com o cronograma do projeto e que serve para controlar os custos reais com os custos planejados para o projeto. A linha de base dos custos é a soma da agregação dos custos, menos as reservas gerenciais. Justamente a próxima saída são os requisitos de recursos financeiros do projeto, que incluem a linha de base mais as reservas gerenciais. Atualizações, como sempre, também fazem parte das saídas do processo. Muitas vezes precisamos atualizar documentos já existentes em função de resultados e análises de determinados processos, tal como o de determinação do orçamento.

É simples! Agora é só executar o projeto e controlar tudo isso e mais um pouco :)

Estamos construindo um curso para apresentar técnicas mais complexas, como Valor Agregado e ainda outras do gerenciamento de custos e outros, aguarde!

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