Vamos Planejar? #12: Controlando os Custos

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Este é um processo que precisa ser compreendido por todos, candidatos ao exame CAPM ou PMP. Segundo o PMBoK, este é o processo de monitoramento do progresso do projeto para atualização do seu orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base dos custos. Para ir mais além, faça o curso gratuito de gerenciamento de projetos e preparatório para certificação PMP/CAPM que ofereço no Site Campus.

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Algumas das atividades deste processo são:

  • Comparação entre o desempenho do trabalho e a linha de base de custos;
  • Atuar com outros processos de controle para influenciar positivamente as mudanças na linha de base de custos; e
  • Analisar e acompanhar as variações no orçamento para mantê-las sob gestão.

As Entradas

Temos o plano de gerenciamento do projeto, que irá nos oferecer o plano de gerenciamento dos custos que irá estabelecer aquilo que deve ser controlado e até onde pode ser controlado ou quando deve iniciar o controle direto sobre determinados elementos. Em seguida, temos os requisitos de recursos financeiros do projeto que irá detalhar os fundos necessários para cada fase do projeto, ou até mesmo pacotes de trabalho. Os dados de desempenho do projeto também são uma importante entrega, pois nos ajuda a monitorar e controlar o andamento do projeto do ponto de vista da gestão de custos – e estas informações serão advindas do processo orientar e dirigir o trabalho do trabalho e serão entradas para os cálculos de valor agregado. Por fim, temos os ativos de processos organizacionais que irão nos apresentar estratégias financeiras e de controle da organização.

As Ferramentas

Gerenciamento do Valor Agregado, GVA, que cria a linha de base de medição de desempenho – a integração das linhas de base de escopo, tempo e custos. Temos cálculos em três dimensões: VP (Valor Planejado), VA (Valor Agregado) e CR (Custo Real).

Valor Planejado = orçamento autorizado para o trabalho por conta de controle ou pacote de trabalho da EAP.

Custo Real = é o custo que já foi gasto para o trabalho realizado após a realização de uma atividade.

Valor Agregado = o valor do trabalho realizado, que é o percentual completo de uma atividade multiplicado pelo valor planejado. Se temos 50% de uma atividade de 1.000,00, então o valor agregado será 0,5 x 1.000,00, ou 500,00 = VA.

Variação de Prazos

Para determinarmos se um projeto está atrasado, adiantado ou exatamente na data, utilizamos a fórmula VPR, ou de variação de prazos:

VPR = VA – VP

Variação de Custos

Para determinarmos se um projeto está acima do orçamento, dentro do orçamento ou abaixo do orçamento utilizamos a fórmula de VC, ou variação de custos:

VC = VA – CR

Exemplo Prático

Vou criar agora um exemplo prático para poder explicar melhor esta fórmula. Você está pronto?

Temos um projeto de construção de uma casa. Para tanto, iremos realizar as seguintes atividades:

  1. Lotear o terreno
  2. Construir a casa
  3. Pintar a casa

O orçamento para as atividades é de:

  1. R$ 1.000,00
  2. R$ 1.500,00
  3. R$ 500,00

Estamos na terceira semana do projeto e as atividades estão completadas na seguinte proporção:

  1. 100%
  2. 70%
  3. 50%

Cada atividade custo os seguintes valores até a presente data:

  1. R$ 1.100,00
  2. R$ 600,00
  3. R$ 1.000,00

Vamos descobrir, antes de tudo, o CR (Custo Real), VP (Valor Planejado) e o VA (Valor Agregado), para então descobrirmos as variações no prazo (VPR) e nos custos (VC).

VA = % concluído X VP
VP = valor planejado ou a soma dos valores planejados
CR = custo real da obra até o presente momento, por atividade ou a soma das mesmas

VA atividade 1 = 1×1.000 = R$ 1.000 (lembrando que o planejado foi R$ 1.000, embora tenhamos gasto R$ 1.100,00, o valor agregado continua sendo R$ 1.000,00 dentro do planejado)
VA atividade 2 = 0,7×1.500 = R$ 1.050,00
VA atividade 3 = 0,5×500,00 = R$ 250,00

Agora iremos aplicar a fórmula do VPR, ou seja, Variação de Prazo:

VPR atividade 1 = VA – VP ou 1.000 – 1.000 = 0 No prazo
VPR atividade 2 = 1.050 – 1.500 = -450,00 Fora do prazo
VPR atividade 3 = 250,00 – 500 = -250,00 Fora do prazo

Agora vamos descobrir se o projeto está dentro, no orçamento ou acima do orçamento:

VC atividade 1 = 1.000 – 1.100 = R$ -100,00 Acima do orçamento
VC atividade 2 = 1.050 – 600 = R$ +450,00 Abaixo do orçamento (ótimo!)
VC atividade 3 = 250 – 1000 = -R$ 750,00 Acima do orçamento

Índices de Desempenho

IDP, ou Índice de Desempenho de Prazos e o IDC, ou Índice de Desempenho de Custos. Estes índices podem ser calculados por atividades, pacotes de trabalho e contas de controle. Por fim, você pode calcular o IDC e o IDP de todo o projeto. Ao longo do trabalho de gestão, você ainda pode calcular estes índices e ir montando gráficos para o controle executivo do projeto. As fórmulas são relativamente simples e aqui não apresentarei exemplos, apenas as mesmas:

IDP = VA/VP – valores acima de 1 estão adiantados, abaixo, atrasados
IDC = VA/CR – valores acima de 1 estão abaixo do orçado, abaixo estão acima

Utilize nosso exemplo prático acima e faça o IDC e o IDP de seus projetos!

Regras de Controle de Custos

Regra dos 50/50: 50% do VP para a atividade iniciar será dado a atividade em seu início e 50% no seu fim.
Regra dos 20/80: 20% no começo e 80% no fim.
Regra do 0/100: 0% no começo, 100% no fim.

Estas regras servem para atividades que dependem de suposições para serem medidas, como em atividades intelectuais e de consultoria, por exemplo.

Orçamentos e Estimativas

ONT (Orçamento No Término): orçamento total do projeto orçado, geralmente no início do projeto ou da determinação inicial do orçamento;
ENT (Estimativa no Término): estimativa no término, ou seja, o quanto será gasto no total com o projeto;
EPT (Estimativa para o Término): a partir de agora, quanto mais tem de se gastar para terminar o projeto?; e
VNT (Variação No Término): qual a variação entre o ONT e o orçamento atual?

A ENT é uma previsão do custo total do projeto, ou o último orçamento revisado até determinado momento. Utiliza-se uma soma manual de todos os pacotes e seus orçamentos individuais. A fórmula que irei apresentar aqui é a ENT = CR + EPT “bottom up”, ou seja, a soma dos custos reais até o momento mais a EPT de cada atividade/pacote de trabalho/contas de controle. Deve ser feita uma nova estimativa de custos para as atividade para gerar a ENT.

Para a prova de certificação PMP, vamos ver algumas fórmulas para ENT mais fáceis:

ENT = CR + (ONT – VA)
ENT = ONT / IDC

E ainda outras. Não vamos entrar a fundo neste artigo em todas as fórmulas de ENT pois podem ser muitas! Tendo calculada a ENT, podemos calcular a EPT e a VNT a partir das seguintes fórmulas:

EPT = ENT – CR
VNT = ONT – ENT

Em novos artigos de novas séries iremos ver mais ferramentas em detalhe. Neste artigo buscamos manter o foco nas técnicas iniciais de GVA.

Outras Técnicas

Com os resultados das técnicas de GVA, podemos fazer a análise do desempenho do projeto utilizando as variações encontradas e apontar tendências e medir o desempenho do valor agregado a partir da comparação das linhas de base com a realidade do projeto. Por fim, temos a análise de reservas que aqui funciona como revisão, ou seja, iremos determinar se precisamos ou não das reservas de contingência e gerenciais criadas. Podemos, por meio da técnica de análise de reservas, determinar se as reservas podem ser liberadas ou até mesmo aumentadas.

As Saídas

  • Informações sobre o desempenho do trabalho (VC, VA, VPR…);
  • Previsões de custos (ENT, EPT…);
  • Solicitações de mudança;
  • Atualizações no projeto e documentos do projeto; e
  • Atualizações nos documentos do projeto.

Este artigo foi longo, mas é porque este é um processo muito cansativo. Convido você a fazer o curso que ofereço gratuitamente no Udemy. O curso é preparatório para certificação CAPM e prepara membros de times de projeto para uma atuação baseada nas melhores práticas do PMI.

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