Vamos Planejar? #14: Crie Seu Plano de Comunicações!

As Partes Interessadas, A Comunicação e O Gerenenciamento do Projeto

Para poder estabelecer um bom plano de comunicações, e isso não apenas para os projetos mas para seu serviço de gestão de projetos, é importante identificar as partes interessadas e entender suas necessidades de forma geral – e também, é claro, comunicacionais. A gestão das comunicações é um meio para o alcance dos objetivos do projeto. A maior parte do tempo passamos monitorando atividades de execução e este monitoramento é feito por meio de informações e relatórios de desempenho. Só que o trabalho não para por aí: precisamos informar as partes interessadas sobre o desenvolvimento do projeto e balizar a execução com base no feedback que recebemos. Recebemos orientações e orientamos nossa equipe de gestão de projetos e equipes de trabalho para que os resultados atendam expectativas e também mudanças necessárias advindas da gestão das partes interessadas. Neste sentido, a comunicação é vital e por isso é importante estruturar seu plano de comunicações logo após ter identificado as partes interessadas e suas necessidades.

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Construa O Plano de Gerenciamento das Comunicações!

Que tal construirmos juntos um plano de comunicações? Vamos supor que nós trabalhemos juntos em uma empresa de TI que oferece seus serviços de Central de Serviços para terceiros. Você e eu somos gerentes de projetos e trabalhamos na área de novas demandas: sempre que um dos clientes pede para atendermos um novo tipo de chamado, temos de preparar as comunicações para que a Central de Serviços possa atender aquele chamado e criamos um projeto para atender esta nova demanda. O que vamos fazer agora é construir um Plano de Gerenciamento das Comunicações (PGC) para uma demanda nova de atendimento de criação de contas de acesso para um novo sistema de uma das empresas para as quais prestamos serviços.

Responda as questões abaixo, uma por vez, e depois estruture suas respostas em um documento. Este documento será seu PGC. Depois de elencar as perguntas eu mesmo vou respondê-las e formar, no corpo deste artigo, um PGC de exemplo.

Quais os requisitos de comunicações das partes interessadas?
O que será comunicado ao longo do projeto, em que idioma e com que nível de detalhamento?
Qual o motivo de enviarmos determinadas informações para determinadas pessoas?
Qual será a frequência da distribuição das informações?
Quem comunica o quê?
Como vamos nos comunicar? Qual tecnologia e qual modelo comunicacional?
Como vamos refinar as comunicações e as informações comunicadas?
Glossário de terminologia comum, existe algum? Precisamos criar um?

Acompanhe agora o modelo de Plano de Gerenciamento das Comunicações do Projeto “X”, inteiramente orientado para as necessidades comunicacionais das partes interessadas e com artefatos sendo construídos com base nesta orientação:

Requisitos de Comunicações das Partes Interessadas

Gerente de Serviços da Empresa Contratante – Fulano de Tal:
O Gerente de Serviços precisa estar por dentro do andamento do projeto diariamente, pois gerencia parte da equipe de trabalho responsável pela aplicação que será introduzida em nossa operação de Central de Serviços. Dentro do nosso projeto, ele é o líder de um time e está sob a gestão do projeto, embora não se sinta gerido pelo gestor deste projeto, precisa ser orientado de forma a entregar o que precisa ser entregue para que os resultados aconteçam. Se algum atraso ocorre durante um treinamento interno, por exemplo, isto significa que o projeto como um todo atrasará e esta parte interessada terá de manter os serviços em outro ambiente que não o da nossa organização. Esta parte interessada também faz parte do comitê de mudanças.

O que será comunicado ao Gerente de Serviços:
Relatórios de desempenho das atividades do projeto, em inglês, pois esta parte interessada é norte-americana. Um relatório em português não será gerado, pois nossa Central de Serviços é global e adotou o inglês como idioma padrão. O detalhamento do relatório será referente as atividades do dia e seu status no momento da geração do relatório contendo GAPS identificados, percentual de realização e mitigação dos riscos encontrados.

Em que formato será comunicado:
Os relatórios serão construídos com base no modelo padrão de relatórios de nossa organização, modelo este já aprovado pela empresa contratante.

Frequência das comunicações:
Diária.

Fonte das informações e dos relatórios:
Os responsáveis pelas atividades apontam o índice de conclusão e identificam GAPS com seus líderes ou com o próprio gerente de projeto. Os relatórios são gerados pela equipe de gestão de projetos e encaminhados para as partes interessadas pelos membros da equipe de gestão de projetos responsáveis pela geração de relatórios. O gerente de projetos recebe uma cópia, assim como o Gerente de Serviços, dos relatórios gerados diariamente.

Tecnologia de comunicação:
Prioritariamente, emails. Também realizamos reuniões semanais – a serem detalhadas em outra área do PGC – para discussão dos principais GAPS encontrados na semana, a evolução do projeto e mitigações necessárias.

Refinamento dos relatórios:
Os relatórios diários são concatenados e transformados, semanalmente, em relatórios semanais. Estes relatórios semanais são analisados qualitativamente e apresentados ao Gestor de Serviços. Mensalmente é feita uma revisão dos relatórios, assim sucessivamente até a conclusão do projeto.

Glossário:
Não será necessário.

*Fim do PGC*

E aí, o que você achou? O que está faltando? Vai lá: faz o teu PGC a partir deste pequeno exercício e sinta-se confiante, pois você acabou de trabalhar com as melhores práticas de gestão de projetos do PMI.

A partir daqui, é com você! Aproveite e comece agora o curso preparatório para a certificação PMP que oferecemos no Site Campus.